Preberite to, preden se odkopljete po elektronski pošti za ohlapnost

E-pošto je enostavno sovražiti. In oh, kako radi ga sovražimo. Kot povezava z zunanjim svetom je super. Kot način za pogovor s sodelavci, ne toliko. To ni v realnem času, ljudje ga zlorabljajo (zdravo, "Odgovori vsem"), pomembna sporočila pa so zakopana v vsakodnevno blato e-novic, oglasov in naročniških e-poštnih sporočil na izdelke in storitve, na katere lahko prisegate, da niste nikoli naročeni.

Ni bilo vedno tako. Trajalo je več kot dve desetletji, potem ko je ameriški računalniški programer Ray Tomlinson leta 1971 uvedel prvi e-poštni sistem, da se je e-pošta začela uporabljati. Ko pa je to storilo, je ustvarilo revolucijo v načinu komuniciranja med in zunaj dela. Tomlinson je umrl 6. marca v starosti 74 let.

Podjetja danes kopno pošiljajo po e-pošti za spletna orodja za sodelovanje, kot so Atlassian HipChat, Google Hangouts in, še posebej, Slack. Dejavnost naj bi spodbudila svetovni trg, za kar analitiki pravijo, da družbena omrežja podjetij do leta 2019 znašajo 3, 5 milijarde dolarjev - kar je več kot podvojilo, kot je bilo leta 2014, kaže poročilo julija 2015.

Preklop na Slack ali podobno orodje za komunikacijo znotraj pisarne je tako enostaven kot odpiranje brezplačnega preizkusnega računa. Slack je lahko odličen za hitre izmenjave med člani skupine ali za izmenjavo dokumentov in poročil po podjetju. Vendar obstaja krivulja učenja, lahko postane draga in se lahko spremeni v tako velik časovni zanič kot e-pošta, če ne še slabše.

"Za to je potreben odkup uslužbencev, " je dejal Danny Groner, Blogger Partnerships in Outreach Manager na spletnem mestu Stock Photo Shutterstock, ki Slack uporablja za notranjo komunikacijo. "Če bodo ljudje vstopili vanj in so pripravljeni spoznati, da obstaja vrednost, se boste čez tri do šest mesecev odpravili po stari poti."

Tu so dejavniki, ki vam bodo pomagali pri odločitvi, ali je vaše podjetje pripravljeno poljubiti e-pošto. Temeljijo na prispevkih več kot pol ducata malih za srednje velika podjetja (SMBs), s katerimi sem opravil razgovor, ki je pisarniško sporočilo premaknil v Slack ali podobno orodje.

1. Ugotovite, zakaj preklapljate

Za pošiljanje e-pošte ni dovolj, ker je "slabo." Konkretni cilji vam lahko pomagajo določiti, kako nastaviti in uvesti novo storitev. Greg Edwards, izvršni direktor podjetja za kibernetsko varnost WatchPoint Data, je želel hitrejši način za pridobivanje informacij do in od zaposlenih, vendar z možnostjo pripenjanja datotek, sodelovanja in arhivskega gradiva. Potreboval je bogatejšo funkcionalnost, kot jo lahko ponudi takojšnje sporočanje (IM), zato je preizkusil Slack in ugotovil, da je "naredil vse, kar sem iskal".

2. Velike puške morajo voditi bitko

Da, bitka bo. Tudi če je e-pošta pokvarjena, je tega navajena večina ljudi. Preklapljanje ne bo delovalo, če niso najboljši navijači - in prvi uporabniki. V manjšem podjetju je to lahko lastnik ali izvršni direktor. V večjem podjetju bi bil lahko vodja oddelka. Po prijavi v Slack je moral Edwards o tem nenehno opozarjati svojih osem zaposlenih. "Še vedno bi me ljudje pošiljali po e-pošti in bi odgovoril in rekel:" Pošlji mi to v Slack."

Druga podjetja uporabljajo bolj mehek pristop. Izdelovalec virtualne telefonske številke Burner je uporabljal drugo aplikacijo za klepet, ko je eden od soustanoviteljev podjetja povabil nekaj prijateljev, da poskusijo Slack. "Vsi so začeli uporabljati Slack vedno več, drugega pa smo ubili, " je dejal Greg Cohn, predsednik uprave Burnerja. Ocenjuje, da se mu je količina elektronske pošte zmanjšala za 30 do 50 odstotkov - in bi se zmanjšala še več, če njegova naloga ne bi pomenila pošiljanja e-pošte ljudem zunaj podjetja.

3. Razmislite o svojih možnostih

Slack je velik igralec, vendar obstajajo druge možnosti. Orodja Sameroom pomagajo pri deljenju sporočil med nezdružljivimi komunikacijskimi platformami, podjetje pa uporablja več rešitev za interoffice sporočila, vključno z Atlassian HipChat, Intercom in Slack, čeprav uporablja predvsem Fleep. Med drugim lahko uporabniki Fleepa v platformo pišejo sporočila za dostavo v e-pošto in iz nje, kar ni na voljo v brezplačni različici Slack (po Andreju Sorokerju, izvršnem direktorju podjetja Sameroom).

4. Upoštevajte stroške

Slack je brezplačen, dokler ne zadenete 10.000 sporočil in pet podprtih orodij. Po tem stane 8 USD na mesec (ali 6, 67 USD, ko se plačuje letno). Jeff Gladnick, ustanovitelj in izvršni direktor podjetja za razvoj spletnih strani Great Dental Websites (GDW), za svojih 30 zaposlenih plačuje 200 dolarjev na mesec za Slack. Obožuje storitev, a bi rad našel kaj cenejšega. "Hitreje udariš v zid hitreje, kot si misliš, " je rekel, "nato pa se vaši uslužbenci pritožujejo, ko ne najdejo stvari in rečejo, da se vrnemo po e-pošto. Torej kupite. To je kot heroin, na njem se zataknete in se ne more spustiti."

5. Ponudite usposabljanje

Težko si je predstavljati, ko so se ljudje nekoč morali naučiti uporabljati e-pošto. Enako je za Slackom. Prepričajte se, da zaposleni poznajo osnove Slack, na primer, kako delujejo kanali in kako se vključiti ali izključiti iz njih. Če Slack integrirate z obstoječimi aplikacijami za produktivnost v pisarni, se prepričajte, da razumejo, kaj so in kako se povezujejo. Več nasvetov za uporabo v 7 bistvenih nasvetih za ohlapne uporabnike. Več ko imajo zaposleni na krovu, manjša je verjetnost, da bodo naleteli na slabe navade, ki so ustvarile lažni e-poštni naslov.

6. Odločite se, koliko bo omogočilo druženje vaše kulture brez dela

Zaposleni v podjetju GDW so začeli kanale Slack za ljudi, ki imajo radi mačke, smučanje in deskanje na snegu. "Veliko naše kulture se je preusmerilo v Slack, " je dejal Gladnic.

Toda preveč zabave je lahko slabo. Namesto da bi ljudem dali priložnost, da odpihnejo pare med nalogami, lahko izpuščeni kanali postanejo ogromne izgube časa.

Slack je pred kratkim napovedal svoj notranji glasovni klepet po istih linijah kot Skype.

Soroker pravi, da je nekoč delal za podjetje, ki je uporabljalo Skype, in "bili so ljudje, ki so ves delovni dan preživljali, da so se samo šalili v teh (skype) klepetalnicah, zamenjali slike mačk in animirani GIF", je dejal. "Če to postane resničnost, je nevarno." Soroker je v podjetju Sameroom povedal, da ni zabavnih kanalov Slack. "Ničesar ne povemo, razen če je povezano z delom. Trudimo se, da smo namerno dolgočasni."

7. Ne prezrite aplikacij za komunikacijo za stik s strankami

Orodja za sodelovanje in aplikacije za notranje sporočilo morda niso bila namenjena komuniciranju s strankami, vendar jih podjetja zdaj uporabljajo tako. Kohezijski Singapur, organizator skupinskih skupinskih dogodkov, kot sta laserski tag in nogomet z mehurčki, uporablja WhatsApp Messenger in Telegram Messaging, da odgovori na poizvedbe bodočih strank. 18-mesečno podjetje je pred približno letom dni opustilo e-pošto v prid aplikacijam za sporočanje, ker je zaposlenim omogočilo hitrejše odzivanje, je dejal soustanovitelj kohezijske Singapurja Xavier Chng. Stranke so pripravljene plačati premijo za "notranje vrednosti", kot so hitri odgovori.