Hiter začetek: konfigurirajte osnovni crm v 10 preprostih korakih

Base CRM je izbira urednikov PCMaga za programsko opremo CRM. Navedena serija video posnetkov je zasnovana tako, da hitro in enostavno začnete delovati z Base CRM. Vodi vas skozi vse začetne korake nastavitve, organizacije in uporabe računa. V članku bomo razčlenili naloge, kot so prilagajanje prodajnih plinovodov, konfiguracija vodenja in nastavitev samodejnih dejanj.

Kazalo vsebine

• Prvi korak: pregled nadzorne plošče
• Drugi korak: Prilagoditev obvestil
• Tretji korak: Vodilni v primerjavi s stiki
• Četrti korak: Ustvarjanje in upravljanje ponudb
• Peti korak: Prilagajanje prodajnih plinovodov
• Šesti korak: Dodajanje polj po meri
• Sedmi korak: razpored sestankov
• Osmi korak Ustvarjanje in dodeljevanje nalog
• Deveti korak je integracija e-pošte
• Korak 10 Nastavitev samodejnih dejanj

Pregled nadzorne plošče Prilagoditev obvestil vodi do kontaktov Ustvarjanje in upravljanje ponudb Prilagajanje prodajnih cevovodov Dodajanje naročil v razporejanje polj po meri Ustvarjanje in dodeljevanje opravil Vključevanje e-poštnih nastavitev samodejnih dejanj

Prvi korak: pregled nadzorne plošče

Naučite se, kako uporabljati nadzorno ploščo Base CRM v tem kratkem videoposnetku, vključno s pregledom dejavnosti računa, povzetkom cevovoda in možnostmi filtriranja. Obstajajo tri vrste osnovnih CRM profilov, od katerih ima vsak različna dovoljenja: Uporabnik, Upravitelj in Podjetje. Uporabniški profil lahko vidi samo lastno dejavnost, upravitelj lahko vidi njihovo dejavnost in neposredna poročila, podjetniški uporabniki pa lahko vidijo aktivnosti za celotne ekipe.

V nasprotnem primeru so nadzorne plošče na vseh profilih enake, s pregledom cevovoda in povzetkom poslov na levi strani, aktivnostjo računa v središču ter nalogami in sestanki na desni strani. Novost v uporabniškem vmesniku (UI) je univerzalni gumb Add, s katerim lahko dodate nove stike, vodnike in druge zapise s katerega koli zaslona, ​​vključno z nadzorno ploščo.

Ogledate si lahko podatke najvišjega nivoja o vaših poslih, filtriranih po cevovodih, kot tudi aktivnosti v zadnjih 30 dneh, vključno z zbranimi pogodbami, ki so bile pridobljene in izgubljene ali označene kot nekvalificirane. Računska dejavnost je organizirana z zapiski, opravljenimi nalogami in posli. V tem stolpcu boste videli vsakič, ko nekdo doda novo pogodbo, kontakt, beležko, opravilo ali spremeni status ali fazo vodilnega posla ali posla. Nazadnje so naloge in prihajajoči sestanki na desni strani; zapadle naloge so prikazane rdeče. Oglejte si videoposnetek za nasvete o filtriranju vsebine in prilagajanju nadzorne plošče vašim potrebam.

Drugi korak: Prilagoditev obvestil

Ta video vas vodi do tega, kako upravljati z obvestili. V Base CRM so tri različne vrste obvestil: prednastavljena obvestila, prilagojena obvestila in spletna obvestila.

Prednastavljena obvestila vključujejo programsko dejavnost, na primer, ko vam je dodeljena potencialna naloga, posel ali opravilo, pa tudi opomnike o sestankih in opravilih. Obstajajo tudi sistemska obvestila, na primer, ko je uvoz ali izvoz končan ali ko se iz obrazca za zajem ustvari nov potencial. Za vsako od teh lahko izberete spletno opozorilo, opozorilo po e-pošti ali izklopite obvestila.

Uporabniki lahko ustvarijo prilagojena obvestila v zvezi s potencialnimi strankami, stiki in pogodbami. Za vsakega najprej izberete filter, na primer potencialne stranke, ki pripadajo določenim skupinam ali uporabnikom, ali posel, ki je v določeni fazi. Nato izberete sprožilec. Na primer, morda želite prejeti opozorilo, ko je naloga dodana v novo pogodbo ali ko se spremeni faza posla v cevovodu. Obvestila imajo lahko več kot en sprožilec. Dobivate lahko spletna, e-poštna in mobilna opozorila.

Nazadnje lahko uporabniki, ki so se prijavili na Base Voice ali so integrirani z nekim drugim ponudnikom poslovnih govornih storitev, se prijavijo na spletna obvestila o dohodnih klicih in besedilnih sporočilih. Base Voice vključuje edinstveno telefonsko številko in samodejno beleženje klicev in sporočil v vodnike in stike.

Tretji korak: Vodilni v primerjavi s stiki

Če niste novi v CRM-u, boste morda imeli nekaj zmede, ko gre za potencialne stike in stike. V Base CRM je vodilno podjetje vodilna oseba, podjetje ali poslovna priložnost, ki še ni del prodajnega programa. Sem spadajo ljudje in podjetja, ki ste jih odkrili z mreženjem, a s katerimi še niste sklenili poslovnega posla. Vodilni potencial je odvisen od potenciala. Ko potencialni potencial za izdelek ali storitev pokaže zanimanje, jih je mogoče pretvoriti v stik. Stik je lahko tudi nekdo, s katerim ste v preteklosti že poslovali in bo verjetno ponujal ponovitev poslovanja.

Zavihki Lead and Contact v Base CRM izgledajo in delujejo podobno z različnimi iskalnimi filtri. Vodilne skupine so razvrščene na tri načine: nov, delujoč in nekvalificiran. Stiki so razdeljeni med potencialne in kupce. Stiki so lahko povezani z eno ali več ponudb. Tako za vodnike kot za stike si lahko ogledate povezane naloge in sestanke v njihovem vnosu, pa tudi z njimi povezane dokumente. Vodila se lahko pretvorijo v stike, vendar tega dejanja ni mogoče razveljaviti.

Četrti korak: Ustvarjanje in upravljanje ponudb

Ponudbe so prodajne priložnosti, povezane s prodajo ali stikom. Premikajo se po vašem prodajnem plinovodu, ki predstavlja vaš prodajni postopek. Vsak cevovod se konča na eni od treh zaprtih stopenj: zmagal, izgubil ali nekvalificiral. Osvojeni in izgubljeni so samoumevni; označevanje posla kot nekvalificiranega pomeni, da ni šlo za popolno zavrnitev. Nekvalificirani razlogi bi lahko bili časovni razpored, proračun, reorganizacija podjetja ali kateri koli element, ki je zunaj vašega nadzora. Ta tri vedra za posnetke olajšajo sledenje vašega uspeha in boljše ciljanje na prodajno ekipo.

Na strani Deals si lahko ogledate, koliko pogodb je na vsaki stopnji plinovoda. Tako kot potencialni vodi in stiki lahko tudi filtrirate ponudbe po katerem koli od polj, ki jih uporabljate. V vnosu pogodbe lahko vidite, kateri stik, podjetje ali podjetje je z njim povezano, nedavna dejavnost ter vrednost in verjetnost. Prikazana so tudi vsa povezana opravila ali sestanki. Tu lahko spremenite tudi fazo posla.

Peti korak: Prilagajanje prodajnih plinovodov

Prodajni cevovodi so sestavljeni iz faz. Osnovni CRM ima šest stopenj v polju, vendar lahko dodate več ali izbrišete vse, ki jih ne nameravate uporabljati. Po fazah vašega podjetja lahko tudi preimenujete in preuredite faze. Obstajata dve vrsti stopenj: aktivna in zaprta. Medtem ko lahko preimenujete katero koli od treh zaprtih stopenj, ki so privzeto premagane, izgubljene in nekvalificirane, jih lahko izbrišete ali dodate več.

Če imate več prodajnih plinovodov, jih lahko prilagodite v različnih fazah. Če torej prodajate tako izdelke kot storitve, potem lahko imate cevovode, ki ustrezajo vsakemu postopku.

Šesti korak: Dodajanje polj po meri

Vodniki, stiki in posli imajo množico privzetih polj, vendar to ni vedno dovolj. Polja po meri omogočajo zbiranje in shranjevanje dodatnih informacij o vaših možnostih, ki so edinstvene za vaša podjetja. Osnovni CRM ima različne možnosti polja po meri. Ustvarite lahko polja za eno vrstico besedila, odstavek besedila, potrditveno polje, spustni meni, meni z več izbirami, datum, e-pošto, telefon, naslov in URL. Dodate lahko toliko poljubnih polj po želji, v spustnem meniju in meniju z več izbirami pa do 500 možnosti.

Sedmi korak: razpored sestankov

Base CRM ima koledarsko funkcijo, v račun pa lahko vključite tudi enega ali več Google Koledarjev. Kot privzeti morate izbrati en koledar, ki ga lahko edini urejate. Imenovanja iz privzetih koledarjev so siva. Ko si ustvarite sestanek, ga lahko povežete s potencialno ponudbo, pogodbo ali kontaktom. Začnite vnašati ime in Base CRM bo predlagal vse zapise, ki se ujemajo.

Ti sestanki bodo prikazani v vnosu za vodilni, kontaktni ali posel. Shranjevanje sestanka ga doda v vaš koledar in pošlje povabila drugim udeležencem. Logotip vašega podjetja lahko naložite tako, da bo prikazan v vseh povabilih. Sestanke lahko dodate tudi s strani vodilnega, stika ali pogodbe. Ko si ogledate sestanek, lahko vidite, kateri udeleženci so vabilo sprejeli in zavrnili.

Osmi korak: Ustvarjanje in dodeljevanje nalog

V Base CRM so vse naloge povezane s posli. Naloge lahko dodate na zavihku Koledar ali opravilo ali neposredno iz vnosa vodnika, stika ali posla. Naloge imajo roke in neobvezne opomnike, ki jih je mogoče poslati en teden, en dan, eno uro, 30 minut, 15 minut ali pet minut pred datumom zapadlosti ali ob točno določenem roku. Prepozne naloge se prikažejo rdeče. Glede na dovoljenja lahko naloge dodelite sebi ali drugim uporabnikom.

Deveti korak: integracija e-pošte

Base CRM ima e-poštno orodje, vendar se integrira tudi z Gmailom in drugimi ponudniki e-pošte. Vključitev vašega e-poštnega računa pomeni, da se komunikacija s strankami in stiki samodejno beleži, kar vam daje čas za pomembnejše delo. Vaš e-poštni račun bo sinhroniziran na dva načina: e-poštna sporočila, ki jih pošljete v Base CRM, se bodo prikazala v vašem e-poštnem odjemalcu in obratno. Base CRM vam bo poslal e-pošto, ko bo začetna sinhronizacija e-pošte končana.

Vaša e-pošta je razdeljena na štiri mape: Prejeto, Neodprta e-pošta, Poslano in Arhivirano. V mapi »Prejeto« so e-poštna sporočila, povezana s strankami, stiki in posli v vašem računu. Neodprta e-poštna sporočila so tista, ki niso povezana z vašim računom. Iz te mape lahko e-poštno sporočilo dodate kot vodilni ali kontaktni naslov. V mapi Poslano si lahko ogledate, ali si je e-poštno sporočilo ogledalo in kolikokrat si ga je ogledalo, tako lahko prepoznate sporočila, ki so morda padla skozi razpoke ali so šla na napačen e-poštni naslov. Sporočila lahko izbrišete ali jih arhivirate, ko niso več pomembna.

10. korak: Nastavitev samodejnih dejanj

Če se vam zdi, da vedno znova opravljate isto nalogo, zakaj ne bi avtomatizirali? Base CRM ima več možnosti za samodejno ustvarjanje nalog na podlagi določenih dogodkov. Za ustvarjanje samodejnih dejanj morate biti uporabnik ravni upravitelja, ki je skrbnik računa. Primeri vključujejo ustvarjanje nalog, ko se pogodba premakne na novo stopnjo, ali posodobitev polja po meri, ko je ustvarjen nov posel. Najprej izberete dogodek, ki bo sprožil dejanje. Izbire vključujejo: ko je ustvarjen nov potencial, ko je ustvarjen nov stik, ko je ustvarjen posel ali ko je posel prestavljen na drugo stopnjo. Nekateri od teh dogodkov imajo bolj podrobne možnosti, kot so filtriranje po podjetju, plinovodu ali fazi posla.

Nato se odločite, kakšna mora biti naloga, jo dodelite uporabniku in po želji dodate rok zapadlosti. Za samodejno dejanje lahko ustvarite več opravil.