Slabo upravljanje pogodb bi lahko stalo vašega poslovnega denarja

Šestinštirideset odstotkov podjetij pravi, da postopki odobritve pogodb povzročajo zamrznitev poslov, navaja novo poročilo SpringCM. Največji izziv, s katerim se srečujejo organizacije, je upravljanje delovnih postopkov in odjava od primarnih zainteresiranih strani. Po raziskavi je največja ovira, s katero se soočajo podjetja, pomanjkanje procesov za upravljanje in premikanje po pogodbah. Šestdeset odstotkov podjetij uporablja elektronsko pošto za upravljanje pogodb, medtem ko le 32 odstotkov podjetij uporablja orodje za upravljanje pogodb. Šest odstotkov podjetij pravi, da sploh nimajo urejenega pogodbe.

"Poskus pridobivanja pogodb z notranjimi in zunanjimi postopki odobritve je le bedna izkušnja, " je dejal Erik Severinghaus, glavni direktor za strategijo in zavezništva SpringCM. "Pogodba je v osnovi nestrukturirani podatki, ki jih delate v dveh različnih organizacijah z dvema različnima naboroma orodij in procesov. Če na koncu dneva izvajate po e-pošti in prilogah, se zgodi, da nihče nima vidnosti v postopku in nihče ne more optimizirati postopka."

"Če pogledate raziskavo in največje izzive anketirancev, " je dejal Will Wiegler, glavni direktor marketinga SpringCM, "prvi štirje so potek dela, ustvarjanje novih pogodb, sledenje in odobritev. To so poslovni procesi, ki so zastali. ljudje niti ne vedo, kje so v postopku. Čigava mapa je prejeta? Kdo jo dobi naslednji?"

(Slika prek: SpringCM)

Kaj lahko naredi upravljanje pogodb

Orodja za upravljanje pogodb podjetjem ponujajo možnost shranjevanja, sledenja, ponovitve obratovanja in vodenja poročil o podatkih na podlagi pogodb. To običajno vključuje programsko opremo v oblaku, ki lahko samodejno prebere in združi podatke ter pošlje opozorila zainteresiranim stranem, ko je čas, da se sprejmejo ukrepi za določeno pogodbo. Severinghaus je povedal, da se podjetja, ki poskušajo upravljati s temi procesi brez programske opreme, spopadajo s podatki o sedmih ali osmih vrstah dokumentov ali datotek, nato pa te podatke prevedejo v standardizirano pogodbo ali račun. V teh scenarijih je pojasnil: "Verjetno je človeška napaka."

Pravzaprav se celo podjetja, ki izkoriščajo programsko opremo za upravljanje pogodb, še vedno borijo, da se izognejo pogostim napakam. Kot trdijo anketiranci, je devetindvajset odstotkov napak pri upravljanju pogodb pripisanih ljudem. Sedem odstotkov podjetij pravi, da se človeške napake zgodijo zelo pogosto. "Prodajalec se rad pogovarja s strankami, ljubi graditi odnose, a na splošno sovražijo matematiko, aritmetiko, finance in ročno delo prevajanja števil v različne sisteme, " je dejal Severinghaus. "Če jim naložite, da ročno premikajo te stvari, vas ne sme presenetiti, če v procesu opazite napake."

(Slika prek: SpringCM)

Četrtina vseh anketiranih podjetij pravi, da je IT vključen v postopek dela v pogodbah, kar bi lahko pomagalo nadomestiti nekatere človeške napake, povezane s prijavo in obdelavo pogodb. Preden prodajalci programske opreme za upravljanje pogodb govorijo s potencialnimi strankami, je oddelek za IT običajno sodeloval s poslovnimi analitiki, da bi pomagal opredeliti standardiziran potek dela, ki upošteva poslovne procese, tehnologijo in morebitne prejšnje težave, ki jih združujejo (npr. Zakaj preglednice ne bodo prevedene v računi).

Na primer: najboljša orodja za upravljanje pogodb, ki smo jih pregledali, ponujajo stvari, kot so avtomatizatorji dela, funkcionalnost klepeta v aplikacijah in e-poštna opozorila, ki ljudi opozarjajo, kdaj je treba skleniti pogodbo. Nekatere od teh funkcij je mogoče najti v orodjih izbire urednikov, kot sta Agiloft in Mitratech, Dobivanje pogodb, in SpringCM.

Te funkcije lahko tudi pomagajo pospešiti pogodbeni cikel in podjetjem prihraniti denar. Tipični pogodbeni cikel za anketirance je bil dolg od enega do dveh mesecev (33 odstotkov). Dvaindvajset odstotkov vprašanih pravi, da pogodbeni cikel traja dlje kot štiri mesece. Dvajset odstotkov vprašanih pravi, da je uporaba programske opreme za upravljanje pogodb prihranila njihov poslovni denar.

Prihodnje upravljanje pogodb

Ko k mešanici dodate nove tehnologije, kot sta umetna inteligenca (AI) in strojno učenje (ML), lahko pogodbeno upravljanje uporabnikom še bolj koristi. "AI bo izjemno pomemben, " je dejal Severinghaus. "Obstajajo primeri nenavadne uporabe, kjer AI omogoča medsebojne sporazume o nerazkrivanju informacij. AI lahko opravi osnovni pregled pogodb in razvrščanje pogodb."

Žal AI ne bo rešil težkega izziva razvoja postopka upravljanja pogodb, kar je prvi korak k avtomatizaciji. "Od AI smo oddaljeni od reševanja izzivov poslovnih procesov, " je dejal Severinghaus. "Pojavijo se nove tehnologije in vsi mislijo, da bodo čarobna krogla. Ker ta tehnologija zdaj obstaja, mislijo, da nam ne bo treba trdo delati in analizirati naših poslovnih procesov. Zlasti AI je v tem trenutku, ko ljudje pravijo, da so zmagali Tega mi ne bo treba delati, ker bo AI opravil čarobno delo namesto nas. V resnici je AI bistvo sistema, ki je odvisen od strukturiranih podatkov in strukturiranega procesa za usposabljanje teh algoritmov."

Zaradi pomanjkanja standardizacije podjetja, kot je SpringCM, nagovarjajo podjetja, naj razvijejo postopek upravljanja pogodb, še preden se pogovorijo s prodajalcem. "Neobstoj postopka je recept za težave na vseh stopnjah, " je dejal Wiegler. "Ne morete spremeniti podjetja brez postopka za upravljanje pogodb." Za začetek kodifikacije postopka upravljanja pogodb je Wiegler dejal, da si morajo podjetja zastaviti naslednja vprašanja: "Kaj počnete zdaj? Kaj je mogoče strukturirati v smislu postopka, ki ga je mogoče prepoznati?" Ko ugotovite, kakšen in kakšen je bil vaš postopek, boste lahko sodelovali s prodajalci IT in programske opreme, da boste ustvarili sistem, ki deluje. Ali kot je rekel Wiegler, "ne morete nekaj avtomatizirati, če najprej ne razumete, kaj je."

SpringCM je anketiral 1.409 anketirancev, od tega 32 odstotkov iz podjetij z manj kot 100 zaposlenimi, 16 odstotkov pa iz podjetij z več kot 8.000 zaposlenimi.