Vpogled v industrijo: kam gre upravljanje dokumentov?

Orodja za upravljanje dokumentov (DM) omogočajo poslovnim uporabnikom, da ne le urejajo datoteke, temveč preoblikujejo ustvarjanje vsebine, racionalizirajo delovne tokove in vodijo bolj organizirano podjetje na splošno. Ta orodja, ki pogosto uporabljajo datoteke PDF, so bila tako vseprisotna, da verjetno uporabljate upravljanje DM-ja v vsakodnevnem delovnem življenju, ne da bi o tem veliko razmišljali. Kljub temu se polje ves čas razvija in posodablja.

Pred kratkim smo govorili z ustanoviteljem Eugeneom Xiongom in Predsednik Foxit Software Inc., o tem, kako se spreminja konkurenčna pokrajina, ko gre za tehnologijo PDF, in o nekaterih izzivih, s katerimi se podjetja še vedno srečujejo, ko gre za to vseprisotno tehnologijo. V naši razpravi smo zajeli trenutno smer DM in nekaj napovedi o inteligentnih lastnostih v prostoru.

PCMag (PCM): Kje vidite, da bo prostor DM v celoti zaživel v naslednjih 18 mesecih?

Eugene Xiong (EX): Eno stvar vidimo še posebej je, da se DM vedno bolj osredotoča na to, da posamezni dokument pridobi nov občutek identitete. Zelo težko je imeti popoln, popoln digitalni potek dela z današnjimi standardnimi sistemi DM. Včasih morate datoteko prenesti iz sistema in nato za obdelavo uporabiti drugo orodje. V tem primeru ta dokument popolnoma nadzira dokumentni sistem.

Pred nekaj leti smo razvili tehnologijo, ki ji rečemo PovezanPDF . Osnovna ideja je bila, da če izkoristimo povezave, vdelane v dokument, daje datoteki več pomena. Povezani PDF deluje takole: Ko je dokument v skupni rabi, lahko ustvarjalec spremlja, kdo ga je prejel, kaj je z njim storil, in vidi, kdaj so opravila končana. Ponuja tudi močan nadzor dostopa za posamezne uporabnike. Vse to se dogaja v realnem času. Dovoljenja PDF lahko konfigurirate tudi po tem, ko je bila datoteka poslana.

Tu smo ugotovili, da spreminjanje pokrajine prostora DM pomeni, da imajo podjetja več nadzora nad svojim PDF-jem in da se počutijo veliko bolj "žive" kot standardni dokument. Mislim, da bom v prihodnosti v časovnem okviru, ki ste ga omenili, v letu ali dveh, mislim, da bodo sistemi DM premaknili fokus na dokument sam. To bo trend, namesto da imamo samo različne sisteme, ki ne delujejo skupaj. To si upamo storiti: promocijo dokumenta v bolj prosti prostor, ki temelji na odprtih standardih in tudi oblačnih storitvah. Izdelamo oblak, ki povezuje vse različne dokumente skupaj.

PCM: Kakšne tehnologije bodo v prihodnosti vplivale na DM? Ali vidite prostor PDF, ki vključuje funkcije umetne inteligence (AI)?

EX: V resnici se mi ne zdi pravilno. V PDF je veliko nestrukturiranih podatkov. Če vzamete vse vrste PDF-jev in jih vstavite v AI motor, to ne bo prineslo smiselnih rezultatov. To, kar poskušamo narediti, je, da dokument nekoliko bolj razumemo, tako da od izdelave datoteke dokumentu dodelimo ID. To omogoča, da dokument potuje v različna mesta in razume, kaj ljudje počnejo glede datoteke. Ko imamo dovolj podatkov o dokumentu, lahko pristopimo k uporabi AI, če pogledamo nekatere bolj strukturirane podatke. To bo ustvarilo veliko bolj smiseln rezultat.

Sami dokumenti vsebujejo tako imenovane nestrukturirane podatke. Podatke je težko zanesljivo in dosledno črpati iz nečesa, kot je bela knjiga PDF. Mislim, da je v teh dneh zelo enostavno promovirati AI v vašem izdelek ker je zelo razburljiva tehnologija. Resnica je, da so bili dokumenti zasnovani samo za prehrano ljudi. Imajo veliko nestrukturiranih podatkov, ki jih trenutna tehnologija AI preprosto ne more učinkovito razvozlati. Glede na to bomo videli več pobud za pridobivanje strukturiranih podatkov - stvari, kot so informacije o cenah, naslovi in ​​imena -, kar bo uporabnikom in upravljavcem prineslo bolj smiselno inteligenco dokumentov. Pomagala bo veliko večja pomoč v smislu večje produktivnosti delavcev, ki delajo na znanju.

PCM: O čem bi morala mala podjetja srednje velikih podjetij razmišljati, ko gre za DM?

EX: To je dobro vprašanje, mala podjetja pa morajo DM zelo razmisliti. Foxit sam po sebi ni veliko podjetje; še vedno smo sami SMB. In tudi takrat še vedno vidimo ogromno količin informacij, izmenjanih znotraj naše organizacije ter med seboj in drugimi podjetji. Odgovor na to je sestaviti celovito rešitev dokumentov, ki temelji na oblaku in na spletu.

Veliko malih podjetij se lahko ustraši, ko govorijo o DM. Plačati morajo veliko denarja in tudi veliko truda namestiti, konfigurirati in vzdrževati take vrste sistemov DM. Vidimo, da bo v bližnji prihodnosti veliko ponudnikov, vključno s tu v Foxitu, zagotovilo celovito rešitev - ne le sistema DM, ampak tudi orodij za produktivnost dokumentov. Na voljo je enostavna različica PDF, ki temelji na brskalniku, ki ponuja vse funkcije prilagajanja kot kateri koli drug izdelek, vendar ne zahteva dodatne namestitve. Manjša podjetja bi se morala osredotočiti na sprejemanje lažjih in razumnejših rešitev za svoje PDF delovanje.