Bodite organizirani: kako delati z zgodovino revizij v google dokumentih

Ena prednost uporabe Google Dokumentov je, da vaše delo vedno samodejno prihrani. Druga stvar je, da Google hrani zgodovino vseh sprememb, ki jih vnesete v dokument. Ker imate dostop do zgodovine različic v Google Dokumentih, lahko obnovite starejšo različico datoteke ali naredite kopijo starejše različice in jo vrnete v drug projekt.

Upoštevajte, da si lahko starejše različice datotek ogledate in naložite le, če imate dovoljenje za urejanje. Če nekdo z vami deli datoteko in vam dovoli samo branje, ne boste mogli videti njene zgodovine. Upoštevajte tudi, da se poslovna različica Google Dokumentov imenuje G Suite; ti nasveti naj delujejo za katero koli različico.

Tukaj je, kako deluje.

Kako videti starejše različice Google Dokumenta

Seznam zgodovine revizij za Google Doc si lahko ogledate na tri načine.

1. V meniju izberite Datoteka> Zgodovina različic> Oglejte si Zgodovino različic.

2. Na macOS-u uporabite bližnjico Windows Ctrl + Alt + Shift + H ali Command + Option + Shift + H.

3. Kliknite skupino podčrtanih besed desno od menija Pomoč. Te besede se spreminjajo glede na stanje datoteke. Ko aktivno delate na dokumentu, se glasi "Shranjevanje…" in edini čas, ko ga ne morete klikniti. V nasprotnem primeru piše: »Vse spremembe shranjene v storitvi Drive« ali »Zadnja sprememba je bila opravljena naprej«, ki ji sledi datum. Kliknite katerega koli od teh in prikazala se bo vaša zgodovina različic.

Seznam zgodovine dokumentov se prikaže v novem stolpcu na desni. Posamezne različice so za vsak datum strnjene pod glavo. Razširite katerega koli od njih, da vidite več natančnosti sprememb.

Če se želite vrniti na trenutno različico, kliknite puščico Nazaj v zgornjem levem kotu okna.

Vendar pa se zavedajte, da morda nimate popolne zgodovine, saj Google v svoji dokumentaciji navaja, da "se lahko občasno združijo revizije vaše datoteke, da prihranite prostor za shranjevanje."

Kako obnoviti različico Googlovega dokumenta

Ko imate dostop do zgodovine različice Google Dokumenta, lahko obnovite katero koli prejšnjo različico. S seznama različic, ki se prikaže na desni, preprosto kliknite datoteko, ki jo želite odpreti.

Na vrhu okna se prikaže velik modri gumb, ki piše "Obnovi to različico." Če obnovite izbrano različico, obdržite vse ostale različice, tudi tiste, ki so bile ustvarjene po trenutno izbrani različici.

Kako narediti kopijo starejše različice Google Dokumenta

Poleg obnovitve stare različice datoteke lahko naredite tudi njeno kopijo. Če naredite kopijo, lahko hitro izpeljete različne različice iste datoteke. Na primer, to je odličen trik pri prijavi na delovna mesta in želite vsako življenjepis in spremno pismo narediti edinstveno, vendar ne želite vsakič začeti iz nič.

Če želite narediti kopijo, odprite zgodovino datotek, izberite želeno, kliknite ikono treh zloženih pik in izberite Naredi kopijo.

Nasveti za urejanje in nadzor različic v Google Dokumentih

1) Poimenujte svoje verzije

Zdaj, ko veste, kako poiskati svojo zgodovino revizij v Google Dokumentih, lahko z njo dosežete več, če poimenujete različice. Če jih poimenujete, lahko preprosto določite različice, ki jih boste morda želeli pozneje obnoviti ali pa jih namestiti za drug namen. Če jih ne preimenujete, bosta privzeto ime čas in datum. Lahko jih preimenujete z eno od teh metod:

• Odprite zgodovino različic, kliknite ikono s tremi pikami in izberite Name this Version.
• V meniju izberite Datoteka> Zgodovina različic> Ime trenutne različice.

2) Spremljajte spremembe v Google Dokumentih

Na zgornji desni strani menijske vrstice je menijski gumb, na katerem piše Privzeto urejanje. Kliknite jo in prikažeta se dve novi možnosti: Predlaganje in ogled.

Ko preklopite na možnost Predlaga, v bistvu omogoča sledenje spremembam v dokumentu. Ko ga uporabljate vi in ​​vaši sodelavci, Google Dokumenti shranijo vse vaše novo gradivo in se spremenijo kot predlogi. Pojavijo se v drugi barvi, da so lahko vidne. Lahko jih sprejmete ali zavrnete eno za drugim ali množično .

3) Za vprašanja in razprave uporabite orodje za komentarje

Pisatelji in uredniki se pogosto naučijo težko napovedati, da dajanje komentarjev v povezavo z ustvarjenim materialom pomeni, da ga je mogoče nenamerno objaviti s končnim izvodom. Google Dokumenti imajo orodje za komentiranje, ki avtorjem in urednikom omogoča razpravljanje o vsebini, ne da bi na stran postavili nepotrebne besede. Hvaležni boste, da ste ga uporabili.

4) Uporabite @ Sporočila

Nekoga opozorite na urejanje ali komentar tako, da uporabite @ sporočila - ali morda rečem + sporočila, saj Google uporablja drugačen simbol kot večina drugih aplikacij. Če vtipkate @ namesto +, ga Google spremeni za vas.

Če želite označiti pozornost nekoga, ustvarite komentar in vnesite znak plus (+), ki mu sledi ime ali e-poštni naslov. Google samodejno predlaga najbližje ujemanje iz vaših Stikov. Če oseba še ni v vašem Stiku, preprosto vnesite njen e-poštni naslov. Vzemite si čas in ga dobite takoj, preden pritisnete Enter. Karkoli vnesete, se tej osebi takoj pošlje po e-pošti, skupaj s povezavo do dokumenta. Če spremenite komentar, oseba prejme opozorila tudi o njih. Zato jim prihranite neželeno pošto in preglejte svoje komentarje, preden pritisnete enter.

5) Pisanje in urejanje brez povezave v Google Dokumentih / Drive

Ali ste vedeli, da lahko uporabljate Google Dokumente, tudi če računalnik ali mobilna naprava ni povezana z internetom? Ti lahko. Moj kolega Eric Ravenscraft je napisal celoten članek o tem, kako nastaviti Google Drive brez povezave, skupaj z navodili po korakih.

6) Onemogoči opozorila po e-pošti

Če za pisanje in urejanje veliko uporabljate program G Suite, je lahko pošiljanje e-pošte za vsako spremembo dokumenta lahko nadloga. Takole lahko onemogočite ta obvestila. Pojdite na Google Drive. Kliknite ikono zobnika v zgornjem desnem kotu in odprite svoje nastavitve. Na levi strani izberite Obvestila in počistite polje za e-pošto.

Kratka navodila so: Google Drive> Nastavitve> Obvestila> E-pošta

Več nasvetov za G Suite

Če vsakodnevno uporabljate Google Dokumente, vam bo učenje nekaterih koristnih nasvetov za G Suite prihranilo čas in s programom bilo bolj učinkovito. Ko veste, kaj lahko stori vaša programska oprema, vam lahko odpre tudi nove ideje za vaše delo.