Bodite organizirani: kako uporabljati sledilne spremembe v google dokumentih

Od leta 2014 Google Dokumenti ljudem omogočajo spremljanje sprememb med urejanjem ali sodelovanjem pri svojem delu z drugimi. Možnost sledenja spremembam vam daje več možnosti urejanja na dva načina. Najprej lahko uredite svoje delo, ne da bi spremenili spremembe, če jih želite preučiti ali kdo drug. Drugič, lahko ustvarite dokument in ga delite z drugimi in ti lahko predlagajo spremembe datoteke, ki jih lahko vi ali kdo drug vidite, sprejmete, zavrnete ali spremenite. Zaradi tega je postopek sodelovanja preglednejši in lažji za upravljanje.

Medtem ko mnogi ljudje to funkcijo označujejo kot Spremljanje sprememb - tako se imenuje v programu Microsoft Word in tam že dalj časa - Google to imenuje Predlagana. Deluje podobno kot funkcija v programu Microsoft Office. Če uvozite Google Doc v Microsoft Word ali obratno, so vse sledljive spremembe ali predlogi ohranjeni in vidni.

Tukaj je opisano, kako uporabljati predlaganje v Google Dokumentih.

Kako omogočiti način predlaganja

Če pišete in urejate solo ali predlagate spremembe dela nekoga drugega, začnite z omogočanjem načina za predlaganje. Na namizju poiščite v zgornjem desnem kotu zaslona ikono pisala in besedo Urejanje. Kliknite in izberite Predlagaj. Na mobilnih napravah poiščite v meniju z nastavitvami, kjer se imenuje Predlagaj spremembe. Vklopite ga naprej.

Ko omogočite Predlaganje, se vaši novi popravki na strani prikažejo kot urejanje in ne kot besedilo. Na primer, vsako brisanje se zdi kot besedilo s prečrtano. Nove besede, ki jih vnesete, se pojavijo v novi barvi (v tem primeru zeleni).

Za vsako spremembo, ki jo predlagate, Google Docs ustvari malo povzetek v desnem robu, ki prikazuje, kdo je predlagal spremembo in kaj je to. Ti polji povzetkov dajejo tudi vam in drugim urednikom pooblastilo, da sprejmete ali zavrnete spremembe, ki jih bom podrobneje opisal pozneje.

Kako delite svoj dokument

Če želite prejemati predlagane spremembe od drugih ljudi, morate najprej deliti svoj dokument in omogočiti urejanje. V zgornjem desnem kotu namizja kliknite modri gumb Share. V mobilnem telefonu je možnost v nastavitvah pod Share & Export. Dokument lahko delite samo z osebami, ki jih izberete, ali tako, da ustvarite povezavo, zaradi katere je dokument viden vsem, ki imajo to povezavo.

Tu je najpomembnejši del: Sodelavcem morate dati dovoljenje za urejanje. Izberite možnost Uredi med ustrezno možnostjo.

Ko vaši sodelavci prejmejo dokument, morajo preveriti, ali predlagajo in ne urejajo, da bi vsi videli spremembe. Kadar ekipe pogosto delajo na ta način, bodo vsi navajeni, da bodo svoje spremembe videli na zaslonu in takoj vedeli, ali predlaganje ni omogočeno. Če so ljudje novi pri sledenju spremembam, jih boste morda morali opozoriti.

Kako uporabljati komentarje

Običajno pravilo urejanja (ki ga vsi nenehno kršijo) je, da v dokument nikoli ne napišete nečesa, česar ne bi želeli objaviti. Na primer, nikoli ne postavljajte šala kot besedilo nadomestnega mesta in nikoli ne napišite komentarja. Vprašanja in daljša razmišljanja za razpravo sodijo kot komentarji.

Če želite dodati komentar, poiščite ikono v orodni vrstici, ki je videti kot govorno polje z znakom plus na sredini. Lahko pa poudarite nekaj besedila in na desni strani se prikaže gumb za komentar. Kliknite ga in lahko dodate svoj komentar.

Komentarji se prikažejo na desni strani skupaj z vsemi drugimi sledenimi spremembami. Sodelavci lahko odgovarjajo na komentarje, kar vam omogoča, da imate v dokumentu pravico do razprave o morebitnih spremembah.

Kako sprejeti, zavrniti in razrešiti komentarje

Ko so vsi predlogi vključeni, lahko kdorkoli ima zadnjo besedo dela, prebere dokument in sprejme ali zavrne spremembe.

Za komentarje imate možnost "rešiti" vsakega. Če rešite komentar, zgodovino pogovorov trajno izbrišete in za vse, zato se prepričajte, da je zadeva resnično rešena, preden pritisnete na ta gumb.

Kaj vidijo drugi?

Ko predlagate spremembe in komentarje na dokument, morate biti pozorni na to, kar vidijo drugi, če imajo dostop do iste datoteke. Na primer, če se niso odločili, avtor ali avtorji avtorja prejmejo e-poštno obvestilo glede vsakega predloga, ki ga dodate in komentirate skoraj v realnem času. To pomeni, če nekdo predlaga ureditev in si nato premisli, avtor še vedno vidi izvirni predlog prek e-pošte. To je gnusoba.

Toplo priporočam, da onemogočite ta obvestila, še posebej, če se vam zdi postopek urejanja težaven. Namesto da se mučite s poznavanjem vsake malenkosti, ki vas prekriva uredništvo, pojdite na Google Drive, kliknite ikono zobnika in izberite nastavitve. V razdelku Obvestila preverite, ali oba polja nita.

Kako uporabljati zgodovino različic

Drugo orodje, ki ni ravno del predlaganja, vendar je kljub temu koristno za pisanje in urejanje pri sodelovanju, je Zgodovina različic.

Poglejte pod Datoteka> Zgodovina različic. Prikažeta se dve možnosti: Ime trenutne različice in glej zgodovino različic.

Uporabite Name Current Version, da shranite kopijo datoteke, preden jo odprete drugim za urejanje. Tako lahko, če kakšen sodelavec pozabi, da vklopi Predlaganje, lahko hitro in enostavno vrnete na prejšnji osnutek.

Druga možnost, glej Zgodovina različic, prikazuje predhodno shranjene različice datoteke, označene po datumu in času. Če to pomaga, lahko imena spremenite v nekaj bolj opisnega. Ko si ogledujete pretekle različice datoteke, vidite spremembe, poudarjene z drugo barvo. To je koristno orodje za vrnitev ure nazaj, ko ste morda sprejeli ali zavrnili spremembe in zdaj želite, da jih niste.

Kako primerjati dokumente

Zadnje orodje, ki ga je vredno omeniti, je novo, ki se imenuje Primerjaj dokumente. Pod menijem Orodja (Orodja> Primerjaj dokumente). S tem orodjem lahko primerjate dva dokumenta in vidite, kaj se med njima razlikuje. Priročno je za iskanje sprememb, ki so bile (namerno ali kako drugače) dodane v vaš dokument, bodisi vi ali nekdo drug. Ta pogled lahko potegne tudi komentarje na datoteke.

Če sodelujete s skupino ljudi, ki niso navajeni urejanja skupin, lahko vedno shranite osnutek svojega dela in ga primerjate z urejeno različico, tako da se prepričate, da vas slučajno ne pride do sprememb.

Več nasvetov za Google Dokumente

Še nekaj nasvetov, ki jih je vredno vedeti, če Google Dokumente uporabljate pogosto. Za začetek se prepričajte, da znate shraniti Google Dokumente brez povezave. Tako izpadi interneta in drugi nepričakovani dogodki ne bodo motili vašega dela. Googlove dokumente, shranjene v storitvi Drive, lahko tudi šifrirate. Ne pozabite raziskati tudi našega seznama najboljših nasvetov za Google Dokumente.