Kako ubiti e-pošto s pravo programsko opremo za upravljanje projektov

E-pošta povečuje stres, ustvarja nepotrebno delo in ljudi čuti preobremenjene. Nihče ne more biti najboljša različica sebe pri delu v teh pogojih. V zadnjih nekaj letih so se organizacije začele odmikati od e-pošte v prid ekipnim aplikacijam za sporočanje, kot sta Slack in druga komunikacijska orodja na delovnem mestu. Iskanje pravega orodja ali nabora orodij vpliva na to, ali se bo vaša ekipa odpovedala tradicionalnim prejetim sporočilom. Za mnoge ekipe mora biti del rešitve programska oprema za upravljanje projektov.

Kaj je programska oprema za upravljanje projektov?

Programska oprema za upravljanje projektov, imenovana tudi aplikacije za upravljanje projektov, so spletna orodja, ki jih ekipe uporabljajo za spremljanje dela. V najširšem smislu je aplikacija za upravljanje projektov lahko vse, kar je od zapletenega dela programske opreme za upravljanje dela, kot je Microsoft Project, do osnovne naloge. Aplikacije čebelarjev vključujejo druga poslovna orodja za upravljanje virov, sledenje časa, porabljenega za opravilo ali celo obračunavanje.

Pogosto ločimo različne vrste orodij za sodelovanje od aplikacij za upravljanje projektov, da lažje priporočamo pravo aplikacijo za pravi namen. Kljub temu se ti dve kategoriji in nekaj drugih (na primer aplikacije kanban deske in aplikacije za upravljanje dela) močno prekrivajo. Čeprav včasih trdim, da aplikacije, kot so Asana, Trello, Airtable in Basecamp, niso samo aplikacije za upravljanje projektov, jih lahko vključimo tukaj.

Kaj počnete s programsko opremo za upravljanje projektov?

Vsaka aplikacija za upravljanje projektov je nekoliko drugačna, vendar večina od njih omogoča, da vidite različne vidike dela svoje ekipe, ne da bi morali o njih povprašati svoje sodelavce.

Ko se prijavite, vidite vse naloge, ki jih mora opraviti vaša ekipa, in roke. Vidite, kdo je bil dodeljen kateri nalogi, če in kdaj jo je dokončal ter ali so imeli pripombe nanjo. Če se kateri od vaših sodelavcev nepričakovano odjavi, se lahko prijavite v aplikacijo za upravljanje projektov in preverite, ali jim je danes dodeljeno kaj nujnega, ki bi ga moral prevzeti drug član ekipe. Če trenutno uporabljate e-poštno sporočilo, da nekomu sporočite, da je naloga opravljena, sprašujete o neki nalogi ali pošljete nekaj v odobritev, bi verjetno koristili aplikacijo za upravljanje projektov.

Tu je več kot to. Ko vi in ​​vaši sodelavci uporabljate aplikacijo za upravljanje projektov, aplikacija šteje za opravljeno delo. Koliko nalog je bilo opravljenih pravočasno? Ali je projekt na splošno še vedno na poti, naj bo dokončan do njegovega roka? Zmogljive aplikacije za upravljanje projektov prihajajo z vsemi vrstami grafov in grafikonov, s katerimi boste pozorni na tovrstne stvari. Tako, če projekt začne drseti, ga lahko zaznate zgodaj in si prizadevate za njegovo preprečevanje. Ampak ne gremo na stranski tir. Držimo se tega, kako aplikacije za upravljanje projektov pomagajo ljudem pri komunikaciji.

Kaj počne vodja projekta?

Projekt je vrsta nalog. Vodja projektov je oseba, ki ve, kakšne so vse te naloge - ali jih vsaj nadzira. Včasih vodja projektov opravi naloge ali jih postavi v bazen, na katerega lahko ljudje trdijo. Vodja projekta nato pazi na naloge in ljudi, ki jih opravljajo, dokler niso končani.

Vsaka ekipa nima vodje projektov, a večina ima nekoga, ki je glavni. To je lahko lastnik podjetja, poslovodja ali vodja ekipe. Kdorkoli je tvoja oseba ali vsakdanji odločevalec, je to tvoj vodja projektov.

Zakaj je e-pošta slaba za projekte

E-pošta je elektronska pošta, ki se mi zdi očitna, vendar ostanite pri meni tukaj. Pošta je grozljiva pot za dodelitev dela. Predstavljajte si, če bi vam naloge prišle polževe pošte. To je skoraj smešno. Pa vendar e-pošta ni tako zelo različna od navadne pošte, le da je hitrejša.

Pomislite, kaj je e-pošta dobra pri zagotavljanju:

• asinhrona komunikacija s papirno sledjo
• dostava dokumentov

Zdaj razmislite, kaj mora vodja projektov vedeti, ko upravlja vrsto nalog:

• kdo je na voljo
• koliko dela jim je trenutno dodeljen vsak delavec in kdaj zapade
• napredek že dodeljenega dela (npr. "John ima dve dodeljeni nalogi in obe sta 90 odstotkov opravljeni")
• koledar rokov
• zmožnost določanja prednosti in prednostne naloge na podlagi potreb projekta

Tovrstno delo po pošti je smešno.

Še pomembneje pa je, da način, ko večina pisarniških delavcev uporablja e-pošto, ustvarja prekinitve. Ko prispejo nova e-poštna sporočila z dings ali pojavnimi obvestili, delavci običajno preverijo, ali dohodno sporočilo ni nujno. Potem se vrnejo k temu, kar smo delali do naslednje prekinitve. Ljudje to počnejo ves dan, preverjajo in skenirajo elektronsko pošto. Številne študije kažejo, da uporaba e-pošte zavzame približno 30 odstotkov delavca, ki dela na znanju, in čas je enakomerno razporejen čez dan, namesto da bi bil v ločenih delih. Z drugimi besedami, e-pošta nas nenehno prekinja.

Prekinitve imajo običajno negativen učinek, čeprav morda ne gre tako, kot domnevate. Zaradi prekinitev se ljudje počutijo bolj obremenjene in imajo radi večje delovne obremenitve kot v resnici. Ljudje čutijo tudi večjo frustracijo in časovni pritisk.

Način, kako ljudje komunicirajo z e-pošto, vodi tudi do zapravljenega časa. Izgubimo čas, ko moramo prebrati isti e-poštni naslov, ki smo ga skenirali prej v tem dnevu, ker smo pozabili, kaj piše. Če pozabite, kakšen je datum ključnega pomena, je treba izkopati iz e-pošte čas. Kaj pa, če je e-poštno sporočilo, ki ga izkopljete, staro in se je datum od tedaj premaknil naprej?

To pomeni, da e-pošta ni bila zasnovana za upravljanje nalog. To je napačno orodje za to delo.

Komuniciranje s storitvijo za upravljanje projektov

Upravljanje projektov vključuje žongliranje z ljudmi in sredstvi, budno pazite na čas ter prerazporedite ali prerazporedite naloge, ko se situacija spreminja. Programska oprema za upravljanje projektov je bila zasnovana za reševanje takšnih vprašanj in drugih, ki se običajno pojavijo med projektom.

Kako je komunicirati v aplikaciji za upravljanje projektov in e-pošti? To je kot razlika med tem, da nekaj vidiš s svojimi očmi in prebereš opis tega. V prvem scenariju imate nadzor nad tem, kaj želite videti in kdaj. Drugič, zanašate se na druge ljudi, da vtipkajo sporočila, ki vam povedo, kaj menijo, da je najpomembnejše - ali še huje, kaj mislijo, da želite slišati.

Različne aplikacije za upravljanje projektov imajo različna orodja za komunikacijo. Na primer skoraj vsi podpirajo @ omembe. Če so aplikacije Slack in druge ekipe za pošiljanje sporočil postale tako priljubljene, jih lahko pogosto povežete s svojo aplikacijo za upravljanje projektov in s tem racionalizirate svoje pogovore na enem mestu. Če še nimate aplikacije za skupinski klepet, jo lahko preskočite in namesto tega poiščete aplikacijo za upravljanje projektov, ki vključuje klepet v aplikaciji. Zoho Projects in ProofHub ponujata oba.

Recimo, da ima zadevni projekt veliko vizualnih elementov in ekipa, ki dela na njem, mora o njih razpravljati. Vaše življenje bo veliko lažje, če boste v aplikaciji za upravljanje projektov imeli orodja za označevanje slik. Tako lahko elektronsko piskate po sliki in prilagate komentarje, tako da lahko olajšate posredovanje in razumevanje povratnih informacij vsem v vaši ekipi. Volerro je en primer aplikacije za upravljanje projektov z orodji za označevanje.

Kot že omenjeno, aplikacije za upravljanje projektov urejajo vse osnovne stvari, ki jih potrebujete za žongliranje in sledenje, kot so naloge, roki, napredek in prejemniki. Vse te informacije so vidne tistim, ki jih potrebujejo. V tem smislu je o tej vrsti zadev treba manj komunicirati. Nikoli vam ni treba, da nekoga pošljete po e-pošti in CC-ju pol ducata, da veste, ali so že skoraj opravili z nalogo, ko se lahko prijavite v sistem in vidite, da je to označeno kot 75%. Veliko stvari, ki zahtevajo branje med vrsticami, ko uporabljate e-pošto za upravljanje nalog, postane nenadoma kristalno jasno, ko uporabljate programsko opremo za upravljanje projektov.

Manj časa po e-pošti pomeni več časa dela

Prednosti odstavljanja ekipe po e-pošti in uporabe aplikacije za upravljanje projektov so lahko ogromne. Zmanjšanje števila e-poštnih sporočil bo zagotovo vsem všeč, vendar je to v primerjavi z dodano vrednostjo večje preglednosti, kdo kaj počne, kaj še počne, in statusa vsake naloge. Mnogo lažje je imeti pri delu točne podatke, tako da lahko odločevalci sprejemajo dobre odločitve.

Za natančnejše nasvete za delo z aplikacijo za upravljanje projektov glejte 7 načinov za poenostavitev upravljanja projektov v projektih za timsko delo in 5 funkcij Zoho projektov za organizacijo vašega podjetja.