Bodite organizirani: kako zajeti pomembne podatke s programi za skeniranje in okr

Aplikacija za optično branje z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR) je nujno potrebna za organizacijo. Najboljše aplikacije za optično branje vam pomagajo zajemati vse vrste informacij, kot so predstavitveni diapozitivi s sestanka, beležke, vizitke, da ne omenjam pomembnih dokumentov. Koristijo tudi za druge namene, vse od digitalizacije receptov papirja do varčevanja garancij.

Pred nekaj leti sem moral dobiti nov potni list in še isti dan sem ga spustil na vizum. Takoj po prevzemu potnega lista sem pomislil: "Najbrž bi moral imeti kopijo tega, preden ga izročim." Vzel sem telefon in ga opiral. Seveda, vizum je trajal več kot dva tedna, vmes pa sem potreboval podatke svojega potnega lista za kup papirja. Še dobro, da sem imel čitljivo kopijo!

Kako delujejo aplikacije za optično branje?

Ko uporabljate aplikacijo za optično branje mobilnih telefonov, ni veliko drugače kot fotografirati. V idealni nastavitvi predvajate svoj dokument na kontrastnem ozadju in usmerite v kamero telefona.

Nato vas aplikacija za skeniranje vodi skozi postopek. Običajno vam pove, da robove dokumenta poravnate z oznakami obrezovanja na zaslonu telefona. Bodite mirni, kot lahko, vendar ne skrbite. Aplikacija prilagodi rahle premike. Skeniranje traja sekundo ali dve. Ko končate, običajno vidite predogled svojega dokumenta. Aplikacija običajno običajno vpraša, ali želite dodati več strani ali začeti novo optično branje.

Morda razmišljate, da bi lahko optično pregledali aplikacijo za optično branje in namesto tega fotografirali poljubne papirje, ki jih želite digitalno shraniti. Lahko bi, vendar obstajata dve pomanjkljivosti. Prvič, slika verjetno ne bo tako jasna kot skeniranje, zato tvegate, da besedila ne bo čitljivo. Drugič, po besedilu ne morete iskati, kar bi lahko zelo težko pozneje našli tisto, kar potrebujete.

Kaj morate skenirati s programom za optično branje?

Oglejmo si primere, kako lahko s pomočjo programa za optično branje ostanete organizirani. Po tem bom razložil, katere funkcije bi morali iskati v najboljših aplikacijah za optično branje in našteval nekaj aplikacij, ki jih imajo.

Vizitka

Ko naslednjič nekdo vroči vizitko, uporabite aplikacijo za optično branje, da posnamete kontaktne podatke te osebe in nato vrne kartico. Pokazali boste, kako enostavno je brez papirja, hkrati pa zbirate njihove podatke v digitalni obliki, tako da vam kasneje ni treba ničesar vnašati. Nekatere aplikacije za optično branje lahko zaznajo vizitke in ustvarijo nov vnos v aplikaciji za stike. Drugi iščejo LinkedIn, da bi predlagali povezavo tja.

Deske in predstavitveni materiali

Na srečanjih nas večina želi, da bi vsakemu govorcu namenili vso svojo pozornost. To je težko storiti, če se priskočimo na predstavitev ali tablo v upanju, da ne bomo zamudili pomembne podrobnosti. Odlična rešitev je hitro skeniranje diapozitivov ali drugih materialov, saj se zdijo, saj veste, da jih lahko podrobneje pregledate pozneje.

Dokumenti za e-pošto ali varnostno kopijo

Medtem ko vam veliko ljudi in organizacij z veseljem pošilja digitalne dokumente, je primerov še vedno veliko. Recimo, da vam banka podpiše pomemben dokument na papirju, vendar želite, da ga vaš odvetnik najprej preveri. To je odličen čas za uporabo aplikacije za optično branje. Optično preglejte nekaj strani, da jim lahko pošljete stat. Nekatere aplikacije za optično branje vključujejo orodje, s katerim lahko tudi digitalno podpišete.

Drugi pomembni dokumenti, ki jih boste morda želeli skenirati in varnostno kopirati, vključujejo evidence o imunizaciji, davčne dokumente in pravna potrdila (rojstvo, poroka, priseljevanje itd.).

Kaj iskati v aplikaciji za skeniranje

Najboljše aplikacije za optično branje jasno zajamejo vaše dokumente, omogočijo iskanje po besedilu in vam pomagajo shraniti končane datoteke na prava mesta. Tukaj je treba iskati:

Samodejno zaznavanje robov

Odlična aplikacija za skeniranje in OCR samodejno najde robove dokumentov. Ko usmerite kamero na papir, bi morale obrezovalne oznake, ki jih vidite na zaslonu, same poiskati rob dokumenta in se prilagoditi različnim dimenzijam. Ne glede na to, ali skenirate list papirja A4 ali vizitko, aplikacija samodejno ugotovi.

Možnosti shranjevanja in izvoza

Najboljše aplikacije za optično branje vam ponujajo možnosti, kam lahko shranite ali izvozite na novo skenirana besedila, kot so Google Drive, Dropbox ali druga storitev shranjevanja. Ne želite, da vas aplikacija prisili, da dokumente hranite na novem mestu.

OCR

OCR sem omenil na vrhu tega članka. Ko imate OCR, vse besede, ki jih skenirate, postanejo besedilo. Besedilo lahko tudi kopirate in prilepite ali uredite. Recimo, da skenirate recept in vidite, da ima tipko. Z res dobro aplikacijo za skeniranje in OCR bi morali imeti možnost popraviti napako. Nekatere aplikacije lahko končno besedilo pretvorijo v znano obliko za obdelavo besedil, na primer.docx. Drugi vam omogočajo, da besedilo spremenite neposredno v aplikaciji, ne da bi najprej morali odpreti dokument v urejevalniku besedil.

OCR omogoča tudi iskanje po besedilu dokumentov. To pomeni, da če želite poiskati zapise o imunizaciji, lahko poskusite iskati ime zdravnika, da bi našli datoteko. Ni vam treba zapomniti, kako ste datoteko poimenovali. Če veliko iščete za iskanje datotek, potem zagotovo potrebujete OCR.

Funkcionalnost iskanja

Mogoče niste super organizirani, ko gre za izvoz in shranjevanje datotek na drugo lokacijo. V tem primeru bi želeli po vsebini aplikacije za optično branje iskati vse, kar ste nekoč skenirali in zdaj potrebujete. Odlična aplikacija za skeniranje bo imela svojo funkcijo iskanja.

Podpora za več strani

Res dobre aplikacije za skeniranje lahko skenirajo več strani zaporedno. Nato naj bi z lahkoto združile vse strani v en sam PDF. Večina vrhunskih aplikacij za optično branje tudi za popačenje strani, na primer ko skenirate strani iz knjige in jih ne morete povsem zložiti.

Cena

Številne najboljše aplikacije za skeniranje in OCR imajo brezplačno raven storitve in plačano premijo. OCR včasih velja za premijsko lastnost. Cena skeniranja in OCR programov je malo oreška. Nekaj ​​časa bi lahko pričakovali, da boste za dostojno aplikacijo plačali med 4 in 7 dolarji. Zdaj so enkratne pristojbine desetkrat višje. Medtem ko so cene naročnin razumnejše, nekateri potrebujejo aplikacijo za skeniranje le nekajkrat na leto.

Najboljše aplikacije za optično branje

Zdaj, ko razumete, kaj lahko počnejo aplikacije za skeniranje in zakaj si jih morda želite, je tu nekaj najboljših, ki jih najdete. Osredotočil sem se na aplikacije, ki ponujajo skeniranje in OCR in omogočajo urejanje besedila. Obstaja veliko aplikacij, ki samo skenirajo. Evernote Scannable in mobilna aplikacija Dropbox sta dva primera. Vendar vam ne dajo končnega besedila, ki ga lahko kopirate in prilepite ali uredite. Te aplikacije.

Ne glede na to, katero aplikacijo ste izbrali, boste ugotovili, da vam pri roki zaupate skenirajočo aplikacijo, ki ji zaupate, pomaga digitalizirati dokumente in biti organizirani.

ABBYY FineScanner

Prost; Pro za 4, 99 USD na mesec, 19, 99 USD na leto ali 59, 99 USD enkratne pristojbine

ABBYY FineScanner je morda najboljši in najbolj sposoben optični bralnik in OCR aplikacija za mobilne naprave. Izvozi datoteke v različne formate, omogoča shranjevanje datotek v večino večjih storitev shranjevanja in celo izvaja OCR v več kot 40 jezikih. Za pridobitev OCR potrebujete račun Premium, ki stane 4, 99 USD na mesec, 19, 99 USD na leto ali 59, 99 USD za enkratno plačilo.

Na voljo v Androidu, iOS-u

Objektiv Microsoft Office

prost

Microsoft Office Lens je ena redkih aplikacij za skeniranje, ki je popolnoma brezplačna. Je nekoliko počasnejši in nerodnejši od drugih aplikacij z odkrivanjem robov in obrezovanjem, vendar delo opravi. Aplikacija ima posebne načine za skeniranje vizitk in bele table. Če želite urediti skenirano besedilo, ga morate izvoziti prek Microsoft OneDrive in nato odpreti Word.

Na voljo v sistemih Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Prost; Pro za 4, 59 USD prvo leto, nato 22, 49 USD na leto; ali 69, 99 $ enkratno v iOS-u

Scanbot je odlična aplikacija za skeniranje in OCR. Povedano je podjetje pred kratkim spremenilo svoj model cen iz poceni enkratne pristojbine v letno naročnino ali dražje enkratne pristojbine (69, 99 USD). Poleg tega je cene zelo težko izslediti. Vsekakor je Pro različico Scanbota vredno razmisliti, če potrebujete hitro in natančno aplikacijo za skeniranje za skoraj vse vrste dokumentov. Ima dobra orodja za korekcijo barv in optimizacijo ter druge funkcije skeniranja, na primer bralnik QR kode in čitalnik črtne kode. Uporabite ga lahko tudi za podpisovanje dokumentov, pri čemer uporabljate le prst in telefon ali tablični računalnik.

Na voljo v sistemih Android in iOS