Delavci v pisarnah: vojska virtualnih pomočnikov

Lepo je dobiti ta teden priznanje Nacionalnega tedna malih podjetij, vendar mnogi domači delavci živijo majhna podjetja sedem dni v tednu. Mene pa je zanimalo, da sem našel podjetje, ki bo te delavce povezalo s podjetji, od domačih do podjetniških. To je metro v Atlanti, imenovan eaHELP, ki se ujema z delavci v domačih pisarnah in podjetji iz več deset industrij. Imajo poslovne stranke, od trgovcev na drobno in agencij za digitalni marketing do neprofitnih organizacij in univerz.

S predsednikom podjetja Tricijo Sciortino sem govoril o tem, kako eaHELP pregleda svoje virtualne pomočnike in se ujema z njihovimi spretnostmi s podjetji. Pogovarjali smo se tudi o tem, katera orodja, strategije in vrsto delovne kulture domače pisarne potrebujete za zagotovitev zdravega delovnega odnosa in oddaljene produktivnosti med virtualnim asistentom in delodajalcem. Sciortino je bil prvi navidezni asistent, ki ga je eaHELP kdaj zaposlil, in iz prve roke ve, kako upravljati razmerje med poklicnim in zasebnim življenjem delavca v pisarni.

PCMag: Povejte mi malo o eaHELP.

Tricia Sciortino: Ponujamo rešitve, imenovane virtualni asistent (VA), za zelo zaposlene vodje. Smo tisto, kar bi po mojem mnenju zaposlovalno podjetje VA. Pomagamo vsem vrstam voditeljev v različnih zvrsteh - od solopreurja in podjetnika do malih podjetniških voditeljev - z VA rešitvami, ki segajo od zelo majhnega prirasta pet ur na teden do skoraj polnega delovnega časa. Z veseljem vam ponujamo pomoč, ki voditelju omogoča resnično izstopanje iz upravnih delov podjetja in skrbi, če se osredotočimo na podjetje, poslujemo s strankami ali ustvarimo poslovni načrt. Skrbi jih zaradi skrbi za podrobnosti.

PCMag: To je nacionalni teden malih podjetij. Zakaj bi majhno podjetje potrebovalo virtualnega pomočnika?

Sciortino: Rekel bi, da je večina naših strank majhna podjetja. Običajno ugotovimo, da vam kot majhnemu podjetju morda še ni treba najeti nekoga na mestu za polni delovni čas; boste morda potrebovali le pet ali 10 ur na teden. Recimo, da je 10 ur. Vsako jutro bi prihajali od 9:00 do 11:00 in potem odšli. Toda pri VA-ju so te ure prožne. Lahko uporabite 30 minut ob 9:00 in nato 15 minut opoldne. Čas lahko razporedite po dnevu in tednu in izkoristite ure s krajšim delovnim časom na način, ki se vam zdi zelo poln, dežurstven.

PCMag: Kako bi lahko postal VA in delal za eaHELP?

Sciortino: Na svoji strani o karieri imamo prošnjo, ki jo prosimo, da jo predložijo naši kandidati, in tako se bo začel postopek, ko bo prosilec sodeloval z našo skupino za pridobitev. Vsi naši kandidati sprejmemo skozi precej globok postopek preverjanja veščin in sposobnosti. Razdelimo jih na dve kategoriji: mehke in trde veščine. In iščemo tisto, za kar mislimo, da je v naši klopi zelo poglobljeno, saj smo zelo namerni, da se naše stranke posebej ujemajo s potrebnimi spretnostmi ali nalogami.

Seveda ocenjujemo tehnične sposobnosti prosilcev: v kakšnem računalniku delajo, do katerih programov imajo dostop in do katerih spretnosti, vendar iščemo tudi mehke spretnosti. Biti dober komunikator je pomembneje, kot če imate Microsoft Office. Želimo, da bodo ljudje, ki so zelo odzivni, dober profesionalni pisni komunikator - nekdo, ki je dovolj angažiran, proaktiven in iznajdljiv, poiskal odgovore, če jih klient vpraša za nekaj, česar še nikoli niso storili. Poleg tega preverjamo in potrjujemo trde spretnosti, za katere pravijo, da jih imajo, z nekaterimi običajnimi nalogami VA, kot so upravljanje koledarja, upravljanje e-pošte in rezervacija potovanja.

PCMag: Kaj potrebuje delavec domače pisarne, da bo uspešen?

Sciortino: Prva stvar je vedno namenski delovni prostor. Morda nimate dodatne sobe v svoji pisarni, vendar potrebujete določeno območje, ki ga imenujete v svoji pisarni, četudi je to vogal dnevne sobe ali rezervna spalnica ali kar koli drugega. lahko rečete: "V službi sem; hodim v svoj pisarniški prostor." Za to se dejansko pogovarjamo in zagotavljamo, da imajo naši virtualni pomočniki namenjen prostor in da delajo v tem, čemur pravimo "cona brez motenj." Če poskušate delati za svojo kuhinjsko mizo in imate mimo družino ali otroke (ali hišne ljubljenčke), to ne bo delovalo.

Drugo, kar bi rekel, je določitev meja vašega delovnega časa. Zelo enostavno je vedno delati, ko delate od doma, ker nimate možnosti zapustiti službe; delo ostane v pisarni. In zdaj ste končali za dan, zelo enostavno je še enkrat preveriti svojo e-pošto, ko kuhate večerjo. Začeti in začeti morate čim bolje, kot da delate v pisarni. Najbolje je, da v svojih osebnih mejah pišete: "To bom naredil do 6. ure vsak dan, " da se izognete izgorelosti ali občutku, kot da stalno delate. Hčerka mi je rekla: "Mami, samo delaš ves čas?" in sem si mislil: "Prav, ona ima prav." Pustil sem, da je krvavelo.

Še eno stvar, ki bi ji lahko dodali, bi bil čas načrtovanja, ko je zunaj vašega doma. To je lahko datum kosila s sosedom ali pa morda dela Starbucks nekaj ur na teden. Postali boste rahlo zmešani in se počutili, kot da ste zaprti, če… boste ves dan priklenjeni na mizo.

Končni del je namenoma namenjen svoji tehnologiji in orodjem, ki vam pomagajo pri oddaljenem delu, ne glede na to, ali imate stroj, ki lahko prenese vašo delovno obremenitev: odličen računalnik, odlična programska oprema, čisti stroj, novejši stroj. Lahko pa so tudi stvari, kot je uporaba programa, ki vam lahko pomaga, da delite z ljudmi, kot sta Basecamp ali Slack. Imati dobro tehnologijo in resnično udobno uporabo računalnika in novih tehnologij resnično prinaša koristi oddaljenega delavca.

PCMag: Kaj potrebuje poslovodja, da lahko delavec domače pisarne uspešen? Pravkar sem postavil program, ki "spodbuja zaupanje med delodajalci in zaposlenimi." Posnetek zaslona traja vsake tri minute. To se ne sliši preveč zaupljivo.

Sciortino: Zavedamo se, da je včasih težko nekomu na daljavo delati, če tega niso navajeni; potreben čas je, da zgradite zaupanje, da oseba na drugi strani opravlja delo, za katero ste ga prosili. Vendar pa priporočamo svojim strankam in uporabnikom storitev, ki uporabljajo komunikacijska orodja, da jim pomagajo na poti. Priporočamo, da imate vsaj enkrat na teden video sestanek, da odpravite, kaj je treba storiti ta teden in kaj je ostalo od prejšnjega tedna, ki ga lahko vidite iz oči v oči, lahko preberete govorico telesa. To je samo nekaj, v kar resnično verjamemo; če boste delali na daljavo, potrebujete spletno kamero.

Na voljo imamo tudi veliko orodij, ki jih priporočamo ljudem, da ostanejo tesno povezani. Obstajajo različne aplikacije, kjer lahko delite delovne prostore, na primer Basecamp, Asana, Evernote in Wunderlist, kjer si lahko ogledate delo, ki ga ljudje opravljajo ves dan (in dodate opombo ali dokončate nalogo). Zelo enostavno je reči: "Hej, poglejmo, kje smo s tem projektom."

In potem priporočamo, da so stvari, kot so aplikacije za vaš telefon, saj so zelo udobne za pošiljanje sporočil ali uporabo aplikacij, kot sta Voxer ali HeyTell (kjer je kot hitri voki-toki za pošiljanje glasovne beležke).

Iskreno, poskušamo ne preveč kompleksno, kar zadeva kulturo in spodbujanje ekipe. Uporabljamo stvari, kot je Facebook, za svojo ekipo pa imamo zasebne skupine, kjer ostajamo povezani. Temu pravimo naš virtualni hladilnik vode, ki postavlja enkratno vprašanje: "Hej, fantje, kakšen nasvet, ali ima kdo izkušnje?" Ekipa si med seboj priskoči na pomoč.

Objavljamo tudi tedenske prodajne namige: "Hej, ekipa, tukaj smo se napotili. Hej, super kudos in kriki." Naša virtualna pisarna je tista zasebna Facebook skupina, in to je bil za nas eden največjih uspehov team buildinga.