Video: Mentzen o podatkach #3 Jak chronią indywidualne interpretacje podatkowe? (Oktober 2024)
Organizirati in ostati organiziran je kot izgubiti kilograme. Kratkoročne rešitve ne delujejo. Spremeniti morate življenjski slog, ki se ga lahko dolgoročno držijo vi in vaši zaposleni ali poslovni partnerji.
V tej seriji bom dal nasvete, kako organizirati tako svoje podjetje kot tudi svoje osebne podatke z naslovom:
1. Kako vaše podjetje razmišlja o informacijah.
2. Imenovanje konvencij za mape in njihovo razmišljanje.
3. Imenovanje konvencij za datoteke.
4. Izmenjava informacij.
5. Kako upravljati e-pošto.
Dieta za organiziranje
Ko govorimo o hujšanju, nekateri ljudje ugotovijo, da dieta petih ali šestih majhnih obrokov čez dan deluje zanje, drugi pa potrebujejo tri regimentirane obroke in med njimi absolutno ni prigrizka. Nekateri kupijo članstvo v telovadnici (spodbuda, da bi dejansko šli iz denarja, ki so ga porabili), drugim pa je bolje, da majhne vadbe prilegajo v svojo vsakodnevno rutino, na primer po stopnicah namesto z dvigalom ali kolesarjenjem na delo.
Bistvo je, da iste rešitve ne delujejo za vse. Enako je z organiziranjem.
Načini razmišljanja o informacijah
Organizirati - in ostati - mora biti življenjska obveznost vašega podjetja. Vsak zaposleni in deležnik v vsakodnevnih operacijah se mora držati programa. Vaš sistem za organizacijo mora biti sestavljen iz praks, ki se prilegajo vsakomur v vsakdanje rutine, pa naj to pomeni, da dosledno izvajate majhne korake, na primer brisanje nepotrebnih datotek ali odpravljanje večjih korakov po urejenem urniku, na primer, da se vsak petek popoldne rezervirate za čiščenje iz prejetih sporočil.
Preden torej sebe in sodelavce postavite na novo dieto za organiziranje, vzemite trenutek, da razmislite, kako vaše podjetje gleda na informacijsko organizacijo. Nekatere možnosti so:
• po datumu ali mesecu, na primer kdaj se je prvič zgodilo ali naj bi bilo dokončano
• po imenu projekta
• po imenu odgovorne osebe
• po proračunskem četrtletju
Ujemanje praks z resničnostjo
Pomembno je, da enega od teh organizacijskih sistemov ne preizkusite v svojem podjetju, če ne odraža, kako vaša ekipa dejansko deluje. Vprašajte svoje kolege, če bi morali najti določen dokument, morda račun ali pogodbo, kje bi jih najprej pogledali? Še pomembneje je, kako bi izgledali? Ali iščejo v svojem računalniku ali omrežju podjetja po imenu prodajalca, datumu, opisu izdelka? Ali odprejo mapo in posnamejo imena datotek ali jih razvrstijo po datumu ali razvrstijo po vrsti datoteke? Koliko časa traja, da najdejo informacije? Ali zapravljajo čas, ker iščejo na način, ki jim ne pomaga hitro zožiti rezultatov?
Za to ne potrebujete uradnega sestanka. Pojdite mimo in vprašajte. Vzelo vam bo dve minuti.
Odgovor je lahko več. Včasih se morda spomnite meseca in leta, v katerem se je projekt začel, medtem ko bi se vaš sodelavec lahko opredelil za ime projekta. In v obeh primerih informacije niso nujno statične. Mogoče je projekt imel kodno ime med svojim razvojem, morda pa se je začel pozno. V naslednjem članku o konvencijah o poimenovanju map bom razložil, kako implementirati sistem, ki lahko obravnava tovrstne neskladnosti.
Prespi
S to vajo bi vam bilo treba pomagati oblikovati vaše razumevanje, kako naj vaše podjetje strukturira informacije - vendar se na njem spite dan ali dva in nato poskusite znova, preden sprejmete kakršne koli odločitve ali spremembe obstoječe strukture. Včasih pozabimo, zakaj obstajajo določene prakse in nenadna njihova sprememba lahko nenamerno uniči neko drugo poslovno utemeljitev.
Na primer, nekoč sem delal v pisarni, kjer je samostojni pogodbenik sklenil pogodbe, kjer so razvrščene v dve dejanski viseči mapi datotek, ena za račune in ena za davčne obrazce. Zdelo se mi je veliko bolj smiselno, da jih združim v eno. Zakaj imata dve datotečni omari in dve mapi obe "Doe, Jane?" Kadarkoli sem potreboval dostop do računov, sem moral tudi poiskati davčne podatke samostojnega ponudnika. Zakaj ne bi preprosto poenostavili sistema? Eden od razlogov, ki mi je zdaj očiten, vendar takrat še ni bil, je, da je veliko ljudi v organizaciji potrebovalo dostop do računov, le malo ljudi pa bi moralo imeti dostop do osebnih podatkov, kot so številke socialnega zavarovanja. Dobro je, da je moj vodja razumel to utemeljitev in mi jo je znal pojasniti, preden sem preuredil celoten sistem.
Odpeljite se
Prvi koraki za odvzem tega članka so:
1. Vprašajte svoje sodelavce in sebe: "Kako mislim o naših informacijah?"
2. Pustite, da se odgovori vrtijo v vaši glavi dan ali dva, preden boste prišli do kakršnih koli sklepov.
3. Začeti naj bi se pojavljala nekakšna struktura. Ko ga boste videli, ne skrbite, da na to šele odreagirate.
Ne pozabite, da je organiziranje podobno kot ostati v formi. Nič se ne bo spremenilo čez noč in bolj pomembno je, da za vas in vašo organizacijo spremenite prave življenjske spremembe - spremembe, ki se bodo držale.
