Organiziranje: pametnejša izmenjava podatkov

Komunikacija je življenjska sila vsakega podjetja. Kljub temu, da preveč poslovnih voditeljev, ki se srečujejo z vsakodnevnimi izzivi, spregleda, da je treba zaposlenim zagotoviti praktične načine za izmenjavo informacij.

Kaj pomeni "deljenje informacij" zajema ustno komunikacijo, pisno dokumentacijo, vzdrževanje strežnika, pisanje e-pošte in drugo. Za namen tega članka se bom osredotočil na elektronske dokumente, vendar je izredno pomembno razmisliti, kako se izmenjava informacij dogaja v organizaciji in na vseh ravneh.

Pomen skupne rabe

Zakaj je izmenjava informacij pomembna? Boljše kot je izmenjava podatkov, bolj učinkovito bo poslovalo vaše podjetje. Dajanje zaposlenim informacij, ki jih potrebujejo za uspeh na svojih delovnih mestih in za njihovo boljše delo, povečuje tudi njihovo zadovoljstvo.

Kadar se informacije ne delijo dobro, podjetja delujejo manj učinkovito in zapravljajo denar. Vsakič, ko se v ekipo pridruži nov zaposleni - bodisi kot stalna zamenjava, čas (invalidnost, porodniški dopust, sobota) ali v novi vlogi -, se mora ta oseba naučiti ogromno o svoji funkciji dela, pa tudi o tem, kako posel posluje. Ko zaposleni dobro izmenjujejo informacije, se novi člani skupine hitreje naučijo tega, kar morajo vedeti. In v resnici morajo vedeti, kako in kje najti informacije, ne pa konkretnih odgovorov na vprašanja. To je načelo "nauči človeka ribolov".

Eden najdražjih stroškov v podjetju je najem zaradi izgubljenega časa za hitro zaposlitev novih zaposlenih. Hitreje kot zaposleni ugotovijo, kako odgovoriti na svoja vprašanja, prej bodo lahko pomembno prispevali k vašemu zaključku. Vaš cilj pri izboljšanju izmenjave informacij po vsem podjetju je olajšati reševanje svojih težav. Drug cilj je zmanjšati število ponovitev istih napak. Predstavljajte si, kako bolj gladko in donosno bi lahko poslovalo vaše podjetje, če bi te stroške zmanjšali.

Vrste informacij Delujejo zaposleni

Razmislimo o nekaj posebnih vrstah informacij, ki jih je treba deliti: postopkovna dokumentacija, grafikoni organizacije zaposlenih, grafikoni delovnega toka, kontaktni podatki o osebju, kontaktni podatki s strankami in obrazci za človeške vire. Po vsej verjetnosti je vaše podjetje omogočilo, da so obrazci HR enostavno dostopni vsem zaposlenim - običajno zato, ker zakon to zahteva. Kar pa se tiče vseh drugih dokumentov, pa verjetno obstaja, da so zastareli ali pa sploh ne obstajajo.

Namesto tega je veliko informacij, ki bi jih bilo treba zapisati, shranjenih v nečiji glavi, in to je iz več razlogov problematično. Za začetek ena oseba nikoli ne bi smela biti edina imetnica nobenih poslovnih kritičnih informacij. Preprosto tvegano. Če ta oseba zboli, zapusti organizacijo ali se zameri ljudem ali praksam v organizaciji, bi to lahko postavilo leta nazaj! Drugič, kadar se informacije shranijo v nečiji glavi in ​​ne na vidnem mestu, k temu ne more prispevati nihče drug. Tretjič, drugi ljudje, ki potrebujejo informacije, nikoli niso prepričani, ali imajo najnovejšo različico. Razlogi gredo naprej in naprej.

Eno najbolj neverjetnih sredstev delovne sile začetnega nivoja je, da znajo poiskati stvari. Če morajo nekaj vedeti (na primer, kako pisati formule v Excelu) in znajo ugotoviti osnovne izraze, ki jih uporabljajo za opis (na primer seštevek, izdelek, povezane preglednice), lahko odgovor najdejo na spletu.

Podjetja prepogosto niso zasnovana tako, da bi podpirala tovrstno samozadostnost. Na delovnem mestu ne morete vedno poiskati odgovora. Včasih morate ljudi loviti in stresati informacije, ki jih potrebujete, kot sem že omenil v prejšnjem razdelku. Odgovori niso shranjeni na iskalnem mestu. A bi morali biti!

Pridobivanje ljudi za skupno rabo

Če berete ta članek in razmišljate: "Moj posel je v plevelu. Nikoli ne bom imel časa ali sredstev, da bi opravil tovrstno delo z zaledjem", ne bojte se. Tukaj je opisano, kako ga razčlenite v štiristopenjski vodljiv projekt.

1. Pojasnite pomen skupne rabe. V 15-minutnem sestanku ljudem v vaši organizaciji napol sporočajte, zakaj je skupno deljenje dokumentov pomembno.

2. Odložite pol dneva za projekt dokumentacije. Vsakemu kupite kosilo, če se morate posladkati.

3. Če je vaše podjetje razporejeno v skupine, bi se morala vsaka skupina sestati in razpravljati, katere dokumente je treba sestaviti ali posodobiti. Prav tako lahko dajo prednost, kateri dokumenti so najpomembnejši za oblikovanje na podlagi tega, kaj znanje živi samo v glavi ene osebe.

4. Med poldnevnim projektom bo vsaka oseba odgovorna za samo en dokument. Za zapletene procese sta lahko odgovorna dva ali več ljudi. Cilj projekta je pripraviti dokumente, ki jih podjetje potrebuje - ne dokončati vsakega v celoti tega dne.

Ob koncu poldnevnega projekta morajo člani skupine (ali celotna organizacija, če je vaše podjetje majhno) med seboj deliti, kaj so ustvarili in kako daleč so prišli. Poskrbite, da vsi razumejo, da so vsi dokumenti mišljeni kot živi dokumenti.

Zadnji korak je ključen in zasluži si besedo ali dve.

Živi dokumenti

Živi dokument je tisti, ki se spreminja s časom in ga običajno lahko spremeni skupina ljudi, ne le en skrbnik. Ključnega pomena je, da vsi, ki jih dokumenti prizadenejo, lahko ocenijo, kako ravnajo z njimi in kaj v njih, tudi mlajše osebje, ki bi lahko bilo v resnici najbolj seznanjeni z določenimi nalogami.

Celotni namen živih dokumentov je, da so odprti in pregledni za vse ljudi, ki potrebujejo dostop do njih - in ne le obstoječim zaposlenim, temveč tudi bodočim zaposlenim.

Nedavno je moj prijatelj moral popraviti preglednico, ki jo je njegova organizacija uporabljala za izračun stroškov v oddelku. Preglednica je vsebovala napačne formule in oseba, ki jo je nastavila, je zaklenila datoteko - in se upokojila nekaj let prej. Po krajšem pokukanju na skupni strežnik je moj prijatelj našel dokument, do katerega bi lahko dostopalo samo višje osebje, ki je vseboval geslo. Imel je izjemno srečo, da je prejšnji zaposleni že vnaprej razmišljal, da bi te podatke postavil na mesto, kjer bi jih lahko našli pravi ljudje. Toda tudi v tem primeru bi bilo bolje, da bi moj prijatelj (in vse višje osebje) pred časom vedel, da ta dokument z geslom obstaja, kje se nahaja in kako je poimenovan.

Doslednost

Živi dokumenti se lahko hranijo na skupnih strežnikih ali upravljajo kot wiki. Če datoteke gostujejo na strežniku, boste morali razviti svoje smernice za poimenovanje konvencij, tako da bodo ljudje, ko dodajo nove datoteke in mape na strežnik (ali arhivirali starejše datoteke), to počeli dosledno. Če so vsi na isti strani, bodo imena dosledna in vsi bodo lahko hitro našli tisto, kar potrebujejo.

Zadnji korak pri izmenjavi informacij je omogočanje dostopnosti živih dokumentov ljudem, ki jih potrebujejo, zato se boste morali vrniti k konvencijam o poimenovanju datotek in map. Tudi če ustvarite wiki, boste želeli imeti kakšen standard, kako se strani imenujejo in organizirajo na spletnem mestu.

Ne pozabite vsem zaposlenim razložiti, kaj se uporablja konvencija o poimenovanju in zakaj. Bodite jasni, kaj želite, da počnejo in zakaj. Tu je nekaj ključnih točk, ki jih je treba poudariti:

1. Organiziranje nam pomaga uspeti kot podjetje in kot ekipa.

2. Uporaba doslednih konvencij o poimenovanju nas vse ohranja na isti strani in izboljšuje miselnost naše ekipe.

3. S sistemom vam prihranite čas, ker boste stvari lahko hitro našli.

4. Zmanjšali boste svoje napake, na primer brisanje podatkov ali prepisovanje datotek.

5. Ko bo organizacija rasla, bomo lahko nove posle učinkoviteje obravnavali.

6. Ko bomo zaposlili nove zaposlene, jim bo vzelo manj časa in njihovo vključevanje v naš način razmišljanja se bo zgodilo hitreje.

Odpeljite se

Pomembne ideje, ki jih morate odvzeti temu članku, so:

1. Skupna raba informacij je ključnega pomena za poslovni uspeh in zahteva sodelovanje vseh.

2. Živi dokumenti se lahko in bi se morali čez čas spreminjati; živi dokumenti morajo biti dostopni več ljudem, ki jih lahko spremenijo, ter vidni vsem ljudem, ki se na njih zanašajo, vendar sedanjosti in prihodnosti.

3. Dokumente, ki so dosledno označeni in shranjeni, je enostavno najti, zato bodo dejansko uporabljeni.