Video: Go Beyond (November 2024)
Kako vi in vaši sodelavci poimenujete svoje datoteke, je prav tako pomembno, kot poimenujete svoje mape. S tem, ko to počnete pametno, sistematično in logično, že od začetka postavlja vaše podjetje za uspeh, dolgoročno rast in stabilnost.
Mnoga podjetja, ki razmišljajo o novem organizacijskem pritisku, imajo verjetno velik zaostanek starih datotek, ki ga ne bodo želeli preimenovati (vsaj ne takoj). To je vredu. Morate začeti nekje.
V mnogih primerih je smiselno uvesti nov sistem, ko začnete nov projekt, skupino, proračunsko četrtletje ali leto - ne glede na pomembne točke vašega podjetja. Smiselno je, da delno začnete iz pomembnega obdobja, kako boste ravnali z neorganiziranimi arhivi. Čez eno leto boste brez napora našli in upravljali vse nedavne, ki jih potrebujete, vendar ne boste mogli tako enostavno najti starejših stvari, ki so pred vašim novim sistemom. Navedel vam bom nekaj trikov za ravnanje s temi arhivi, ne da bi porabili mesece (ali stažistko), da bi jih vse preimenovali.
Imena datotek
Kot pri mapah morajo biti tudi imena datotek:
• edinstven
• nakazuje, kaj datoteka vsebuje
• v skladu s tem, kako vaše podjetje razmišlja o informacijah
• skeniranje (s človeškim očesom) glede na to, kako vi in vaši zaposleni najdete informacije
• naravno urejena po abecedi
• dosledno!
Edinstven. Ključnega pomena je, da so imena datotek edinstvena, še posebej, če delate v sodelovalnem okolju, še posebej, če datoteke pogosto kopirate na strežnik. Če nimate sistema, kako ohraniti edinstvena imena datotek, tvegate, da jih prepisujete in izgubite vse svoje podatke. V sodelovalnih okoljih je običajno namerno prepisovanje datotek. Če ste se, tako kot jaz, zasledili do pojavnega opozorila ("Ali ste prepričani, da želite obstoječo datoteko zamenjati z novejšo?"), Vas nič ne bo preprečilo, da ne bi prepisali napačne datoteke, če ima isto ime.
Recimo, da imam nov račun iz Grey's Electronics z imenom Grays-računice.pdf z datumom včeraj. Mogoče bi ga nalepil na strežnik v mapi Računi in morda bi prejel opozorilo, da datoteka s tem imenom že obstaja. Lahko tudi domnevam, da je od včeraj fakture prišel nekdo drug, toda ravnokar sem računovodski oddelek podpisal ta račun, tako da mora biti moj najnovejši, zato bom prepisal starega. Celotna zadeva se razide, ko me pozneje nekdo vpraša, naj poberem Grey-ov predhodni račun, veš, tisti izpred dveh mesecev… tisti z istim imenom datoteke, ki ga zdaj ni več.
Okvirno. Neumno je dejati, da bi morala imena datotek navajati, kaj vsebujejo, vendar sem že velikokrat videla, da gre narobe. Mnogi ljudje domnevajo, da mapa poskrbi za ime večje kategorije, ko gnezdi znotraj mape. Prav tako lažno domnevajo, da bo najpomembnejša vsebina datoteke z njimi očitna tudi vsem drugim, ki morajo do datoteke dostopati. Še enkrat vzemimo primer izdajanja računov. Recimo, da računovodski oddelek najde račune na tri načine: številko računa, davčno številko in davčni mesec, v katerem je bil plačan. Računovodstva ne bi smelo skrbeti manj, če gre za "Grey's račun".
Osebno uporabljam dva glavna identifikatorja za vse svoje datoteke: številčne datume in kode. Doma večkrat mesečno blogam. Vse besedilne datoteke in fotografije, ki jih uporabljam v svojem blogu, so razvrščene s štirimestnim datumom (YR MO) in klasifikatorjem "bg" za "blog." Fotografija tržnice v Montrealu, posnete med potovanjem septembra 2010, se imenuje 1009bg_montreal_market.jpg. Štirimestne številke delujejo za datoteke mojega spletnega dnevnika, ker pišem v povprečju samo štiri ali pet objav na mesec.
Včasih imam morda na desetine fotografij iz posameznega meseca. V tem primeru jih bodisi kodiram s šestmestno številko in dodam dan do konca, ali skrajšam kakšen drug označevalec, da shranim znake, tako da lahko imenu datotek dodam več opisnega besedila. Na primer:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Vem, še preden odprem datoteke, da gre za obe fotografiji paprike, ki sem ju objavil na svojem blogu (bg), posnetem septembra 2010 (1009), v Montrealu (mnrl), na tržnici (mrkt).
Še en trik, če veliko potujete, zato s kodo letališča označite lokacijo: YUL za Montreal, LAX za Los Angeles, LHR ali LGW za London in tako naprej.
V skladu s postopkom poslovne misli. Kot ste morda uganili iz zgornjega primera, vem, da lahko računam na svoj spomin, da bom po datumu pripravil informacije. Pri odločanju, kako bodo delovale vaše konvencije o poimenovanju, morate vedeti, kako vaše podjetje zapomni informacije. Toda datlji ubijejo tudi dve ptici z enim kamnom. Datoteko kodirajo, kdaj se je zgodila ali je bila pomembna, in vas napol na poti do edinstvenih imen. Nikoli ne bom slučajno odprl slik z mojega potovanja v Montreal iz leta 2006, ko si resnično želim tiste iz leta 2010, tudi če bi obakrat fotografiral na tržnicah.
Priporočam, da v imena datotek vključite datum. Edino resnično vprašanje je, kateri datum je za vaše podjetje najbolj koristen? Datum pošiljanja ali obdelave računa ali datum zaključka dela ali ob podpisu pogodbe? Lastniki podjetij, vodje ekip in vodje oddelkov bi morali klicati, vendar se najprej pogovorite z ljudmi, ki si najbolj prizadevajo za vsakodnevno delo. Oni so tisti, ki bodo vedeli, kaj je v resnici smiselno.
Možnost skeniranja Ko odprete mapo, želite takoj vedeti njeno vsebino, ne da bi odpirali datoteke ali mečkali na sličice. Oblikovanje ustrezne konvencije o poimenovanju datotek vključuje ugotavljanje, kakšne so ključne informacije v vsakem dokumentu. Hreščam, ko vidim nekdo računalnik z datoteko resume.doc. Kateri življenjepis? Kdaj je bil posodobljen? Ali je dolga različica ali kratka? Kam bo poslana? 1102_CV_marketing_digital.doc je lahko življenjepis, ki poudarja vaše izkušnje z digitalnim trženjem, medtem ko je 1102_CV_short.doc morda splošen poklicni življenjepis, ki ga nameravate posodobiti, ko se prijavite na pravno šolo.
Pomislite, koliko bolj produktivni ste lahko vi in vaši kolegi, ste z veliko gotovostjo vedeli, kaj vsebuje posamezna datoteka, preden ste jo odprli.
Seveda urejena. Drugi razlog, da rad uporabljam datume kot identifikatorje, je zato, ker bo vse padlo v kronološkem zaporedju, ko bo mapa razvrščala datoteke po imenu, kar je običajno privzeto. Razvrščanje po dejanskem datumu datoteke pove le, kdaj so bile datoteke nazadnje posodobljene, in to verjetno ne bo glavna stvar, ki jo želite ali morate vedeti. Če YR MO DA vedno postavite na začetek imena datoteke, boste vedno imeli vrstni red.
Doslednost. Prej sem naredil analogijo, da je organiziranje tako, kot da ostanem v formi. Spremembe se ne zgodijo čez noč. Nagrade prihajajo dolgoročno, ne kratkoročno. Spremeniti morate prave spremembe, ki bodo trajale, namesto da bi poskočili na divjo dieto. Ko boste začutili, da ste našli rešitev, s katero lahko živite, se držite tega!
Inteligentno ravnanje z arhivi ali starejšimi datotekami
Nihče ne pričakuje, da boste reorganizirali in preimenovali celoten arhiv podatkov. To ni dragocen način, kako porabiti svoj čas, in smešno je misliti, da bi ga sploh lahko potegnili. Kaj naj torej storite z vsemi neorganiziranimi datotekami in mapami iz preteklosti?
Razmišljanje o vseh datotekah naenkrat je neizvedljivo. Zato so neorganizirani! Najlažji način za začetek reševanja arhivov je razmišljanje o dveh skupinah: stari in resnično stari. Kako boste definirali staro in resnično staro, je odvisno od vas.
Zame "resnično star" pomeni, da sem več kot 99 odstotkov prepričan, da do datoteke ne bom nikoli več dostopal, vendar se lahko zgodi. "Zares stare" stvari, zame, morajo biti tudi vsaj tri leta. Datoteke, ki izpolnjujejo ta dva merila, so pripravljene za arhiviranje na disk.
Navadni "stari" se na splošno nanašajo na datoteke, ki sem jih delal v roku enega in treh let. Te ostanejo na mojem trdem disku ali strežniku, kjer lahko dostopam do njih, če moram, vendar se vnesejo v letne mape. Imam mape z oznakami "2010", "2009" in "2008."
Če letno vstavite starejše vsebine v mape, lahko opravite spomladansko čiščenje. Ste že kdaj poskusili temeljito očistiti omaro, ne da bi jo izpraznili? Ne deluje. Če se želite organizirati, potrebujete nov začetek. Z vsakim letom pometanje vseh datotek v mape vam omogoča čist začetek, ne da bi odstranili vse, kar dejansko dejansko potrebujete. Pred organizacijo morate videti čisto in urejeno okno!
Kaj naredite z datoteko, ki traja več let? Vstavite ga v mapo zadnjega leta. Ste ga delali lani? Potem bi moralo biti v lanskih mapah. Če vas skrbi, da je ne boste mogli najti, zakaj? Vaše datoteke so že nered! Najbrž boste vseeno morali iskati datoteko, kaj je torej pomembno, če je ugnezden znotraj še ene mape?
Odpeljite se
Pomembne točke odvzema tega članka so:
1. Dogovor o imenovanju datotek, ki ga uporablja vaše podjetje, morajo razumeti vsi v organizaciji.
2. Konvencije o poimenovanju datotek naj bi ljudem pomagale hitro najti informacije s skeniranjem imen ali iskanjem datumov ali drugih označevalcev v imenu.
3. Datoteke, ki so "naravno urejene", je lažje skenirati in razvrščati.
4. Bodite skladni s konvencijami o poimenovanju.
5. Izognite se velikemu programu prenove s preprostim arhiviranjem starejših podatkov po letih.
