Bodite organizirani: kdaj je v redu izbrisati?

Shranjevanje digitalnih podatkov je smešna stvar. Pri ohranjanju tega pogosto ni smiselno (izjava, ki je sporna, in prišel bom do tega), vendar ker ne zavzema fizičnega prostora in je virtualni prostor poceni, se obesimo nanj.

So pa posledice, da vse rešite. Če se spopadate s tem, ali želite obdržati ali izbrisati podatke, od delovnih datotek do fotografij do e-pošte, vam bo ta stolpec pomagal razmišljati o trenutni dilemi in oblikovati nove strategije za upravljanje vedno večjega bremena.

Psihologija varčevalcev

Izbira, da nekaj vržete ali izbrišete, je pogosto psihološka ali čustvena težava bolj kot racionalna odločitev. Zelo pogosto, ko s prstom lebdimo nad tipko za brisanje, stvar, ki nas ustavi, da jo pritisnemo, zazna potencialno vrednost, ne dejansko vrednost. Mislimo: "V tej e-poštni niti se lahko nahajajo podatki o projektu, ki je bil končan za dve leti, ki ga bom potreboval v prihodnosti." Ali pa: "Kaj pa, če se nekega dne naučim uporabljati programsko opremo za urejanje fotografij in očistiti slike, ki niso ravno dobre?"

Ko shranjujemo e-pošto, fotografije, glasbo, zapiske in druge datoteke, mnogi od nas ne ocenjujejo resnične vrednosti podatkov, kakršna je zdaj. Razmišljamo o prihodnjih okoliščinah, ki se lahko zgodijo ali ne. Obesimo se na stvari, kaj je v tem škoda? Digitalni prostor za shranjevanje je cenejši kot kdajkoli prej. Brezplačno lahko dobite veliko prostora za shranjevanje v oblaku. Zunanji trdi diski niso tako dragi. Količina prostora v običajnem domačem računalniku, tabličnem računalniku in pametnem telefonu - tudi če kupite najmanjšo razporeditev - je mnogokrat večja, kot bi lahko bila pred desetletjem.

Ena šola misli je, da z vsem tem razpoložljivim prostorom nikoli ne bi smeli ničesar izbrisati. Arhiviranje je v redu, vendar brisanje ni smiselno. Napaka na strani previdnosti in shranite vse. Ljudje v tem taboru - imenujemo jih varčevalci - pogosto uspevajo v konceptu potencialne vrednosti. "Kaj pa če naše podjetje ugotovi, kako pridobiti dragocene informacije iz vseh teh starih e-poštnih sporočil?" Verjetno pa se bodo odločili tudi za konzervativni pristop: "Zgodovine teh podatkov še ne poznamo, zato bi jo morali ohraniti za čas, ko to počnemo."

Ko pa varčevalci poskušajo dostopati do svojih ohranjenih podatkov, običajno naletijo na nekaj nepričakovanih resničnih težav. Prvič, kot je dejal moj kolega v IT-oddelku, je "Skladiščenje poceni, vzdrževanje pa drago." Z indeksiranjem in nalaganjem arhivov so povezani stroški - v denarju, času ali oboje - odvisno od tega, kje in kako je arhiviran. Če menite, da imate vse podatke, ki jih boste kdaj potrebovali, ker skrbno arhivirate Outlookove datoteke, vas podpiram, da poskusite in pridobite nekaj specifičnega. Pošiljanje datotek v arhiv je enostavno. Izvleči jih in poiskati, kar hočeš, je bolečina v vratu in le malo ljudi to dejansko stori. Varčevalci shranijo vse ne zato, ker potrebujejo svoje podatke, temveč zato, ker jim je všeč ideja, da lahko dobijo svoje podatke, če jih potrebujejo. Vprašajte se, ali tiste datoteke.PST, ki jih zadnjih 10 let nočete izbrisati, niso nič drugega kot varnostna odeja.

Z drugimi besedami, kadar nekaj arhivirate, lahko odvisno od tega, kje in kako je arhivirano, postane nedostopna in več težav, kot jih je vredno pridobiti.

Uravnotežen pristop k shranjevanju in arhiviranju

Po mojem mnenju je boljši pristop, da se jasno razlikuje med "delovnimi datotekami" ali "aktivnimi podatki" in drugimi vrstami podatkov. Izraz "delovne datoteke" uporabljam za opisovanje podatkov, ki jih potrebujem za trenutno nedokončano delo ali delo, ki je bilo dokončano pred kratkim, da bom do njega morda v bližnji prihodnosti razumno potreboval. "Aktivni podatki" v bistvu pomeni isto, vendar morda bolje opisujejo računalniške datoteke, ki niso vezane na delo, kot so družinske fotografije in zabava (glasba in video posnetki). Obstaja razlika med glasbo, ki jo aktivno predvajate, in glasbo, ki ste jo zbrali zaradi zbiranja, vendar verjetno ne bo predvajala… nikoli.

Starost datoteke ne pove vedno, ali je aktivna. Na primer, nekatere stare fotografije si lahko omislite, če jih želite deliti ali vključiti v projekt, na primer družinsko zgodovino ali stenski koledar. Če pa imate 18 različic iste sestave fotografij in jih je 16 zamegljenih, so možnosti, da boste kdaj uporabili teh 16 posnetkov ali iz njih izkoristili kakršno koli vrednost, izjemno majhne. Ko je vrednost datoteke tako nizka, je smeti. Izpustite namišljeno potencialno vrednost in jo preprosto izbrišite.

Prav tako mislim, da pomaga razmišljati o arhiviranju, podobnem brisanju, kar pomeni, da ko je nekaj arhivirano, je v bistvu nedostopno, četudi ne gre za dobro.

Tu je zelo jasen primer: ameriška vlada narekuje, da morajo Američani hraniti sedem let davčno dokumentacijo, tako da so vsi ti podatki "aktivni" in jih je treba shraniti tako, da so lahko dostopni. Vaši davčni zapisi izpred več kot sedmih let so verjetno arhivirani, ker je zelo malo verjetno, da boste do njih kdaj potrebovali dostop, vendar obstaja velika verjetnost, da jih boste morda potrebovali ali želeli vi ali vaša družina, poslovni partnerji ali pravni zastopniki v prihodnost.

Kako vedeti, kdaj izbrisati (ali arhivirati)

Kako veste, kdaj je v redu izbrisati podatke in datoteke iz računalnika? Pravila, ki jih postavite zase, se bodo verjetno razlikovala glede na vrsto datoteke, zato je tukaj nekaj kazalcev za tipične pisarniške datoteke (obdelava besedil, preglednice, predstavitve itd.), E-pošto, fotografije in glasbo in videoposnetke.

Določite vrednost. Ko je čas, da počistite nered, natančno določite, kaj bi morali vedeti ali želite vedeti o delu, podatkih ali datoteki in kje bi jih našli. Nato poiščite mesta, kjer je podvojena - kar je pogosto isto mesto, kjer lahko začnete uporabljati tipko za brisanje.

Recimo, da shranite naslednje: PDF poslanih računov, kopije čekov za plačane račune in preglednico o vseh računskih dejavnostih. Ko boste prejeli plačilo, boste morda želeli izbrisati (ali arhivirati) račune PDF. Dogovor je sklenjen, ček je opravljen, in ste dobro zabeležili napredek.

Med fotografiranjem izbrišite fotografije. Pri fotografijah upoštevajte, da samo zato, ker lahko shranite več deset tisoč slik, še ne pomeni, da bi morali. Medtem, ko jih fotografirate, izbrišite slike, ki niso v fokusu, in druge slabe fotografije (navsezadnje je to ena izmed lepih stvari pri digitalni fotografiji).

E-poštna sporočila o rutinskih smetih. Za e-pošto izbrišite rutinska sporočila in hitro komunikacijo, ki ne vsebujejo nobenih informacij, ki jih morda pozneje potrebujete. Večina ljudi se lahko razvrsti po prejemniku in ve, kje bo večina teh datotek.

Shranite samo eno kopijo e-poštnih prilog. Zbrišite e-poštna sporočila s prilogami, vendar ga po potrebi shranite lokalno. Ali obratno: obdržite e-pošto, izkopljete datoteko. Kakor koli že, e-poštne priloge so dobro mesto za prepoznavanje podvajanja in potrebujete samo en izvod. Za več nasvetov o posebej e-pošti glejte "Kako se izogniti preobremenitvi e-pošte."

Izstavite (ali arhivirajte) medije, ki jih ne predvajate. Pri vseh predvajalnikih glasbe in videa bodite realni, katere datoteke boste dejansko predvajali. Če ste resnično uporabnik težkih medijev, izkoristite storitve v oblaku, ki izdajajo licenco za vaš medij (a la iTunes Match), tako da vam ni treba shranjevati lokalnih kopij stvari, za katere menite, da želite, vendar nikoli dejansko igrajo.

Mogoče je to samo moja osebnost, vendar čutim svobodo, ko nisem zasut z datotekami, ki jih preprosto ne potrebujem. Z brisanjem celo malo neuporabnih podatkov ali datotek, ki nimajo prave vrednosti, mi pomaga, da se osredotočam na pomembne podatke.