Bodite organizirani: kaj je najboljše orodje za organizacijo rastočega podjetja?

"Katero orodje mi bo pomagalo boljše vodenje mojega rastočega podjetja?" Bralec z imenom Rafael mi je prejšnji mesec pisal, da bom zastavil to vprašanje. Bral je o nekaterih najboljših orodjih za upravljanje projektov, programski opremi za upravljanje dela, komunikacijskih programih in vseh tistih drugih aplikacijah za produktivnost, ki so naredile poslovni razcvet. Vendar ni mogel natančno ugotoviti, kateri bi bil najboljši za upravljanje svojega dela.

"Pravkar sem začel delati za majhno podjetje za naložbe v nepremičnine, " je zapisal, "in resnično potrebujejo pomoč pri avtomatizaciji svojih procesov. Stvari upravljajo predvsem po e-pošti (na žalost!) In z načrti za razširitev, to ni razširljiva struktura Na tej točki sem razmišljal o uporabi projektov Asana ali timskega dela za poenostavitev poslovanja in želel sem vaš vložek. Da bi imeli nekaj perspektive, je ekipa pet notranjih zaposlenih, ki sodelujejo z vlagatelji za nakup in prodajo nepremičnin."

Rafael je še pojasnil, da o vsaki nepremičnini razmišlja kot o "projektu" in si želi, da bi lahko ustvarili seznam nalog za vsako, ki bi bila zaposlenim dodeljena po potrebi. Organizacije hkrati vodijo od 150 do 200 "projektov". In občasno zunanji igralci potrebujejo vpogled v postopek.

Povedal je še, da sta fleksibilnost in sodelovanje v ekipi izrednega pomena, saj sta v mnogih podjetjih. Vendar se je zdel precej naravnan na uporabo projektov Asana ali timskega dela. Tu je moj odgovor:

Kartica proti družabni igri

Mislite na Asano kot na krovu kart, na skupinske projekte pa razmišljajte kot na družabne igre. S krovom kart lahko igrate igro, ki jo je ustvaril nekdo drug, ali pa si sami sestavite igro. Pri družabni igri igra prihaja s pravili in jih lahko upognete, če želite, na splošno pa je namizna igra zasnovana tako, da se igra z vami ob upoštevanju pravil.

Po mojih izkušnjah si Asana vzame čas za pravilno izvedbo, a na koncu jo lahko uporabite, kolikor želite. Prvih nekaj dni bo res zmedeno za vse, ki se učijo uporabljati sistem. Razlog je v tem, da bo vaša ekipa morala določiti pravila za uporabo. Ni pravega ali napačnega načina uporabe Asane.

Po nekaj tednih naj bi bilo pet zaposlenih na krovu in verjetno bodo na tej točki začeli prilagajati svoja pravila. Asana prevzame preizkus in napake. Potrebna je tudi trdna komunikacija v ekipi, ki zagotavlja, da vsi uporabljajo orodje na enak način.

Zdaj pa se pogovorimo o projektih za timsko delo. Potreboval bo nekaj časa, da se navadijo tudi na projekte skupinskega dela, vendar iz drugačnega razloga. Ljudje bodo prvič raziskovali vse funkcije in vnašali naloge. Vaša ekipa bo verjetno ustvarila kup predlog, ki jih bodo lahko ponovno uporabili za naslednjo prodajo ali nakup. Pri projektih za timsko delo je ključno to, da boste vsak nakup ali prodajo nepremičnin obravnavali kot projekt.

Projekti imajo vedno končne datume in v vašem primeru je datum zaključka. Običajno imajo mejnike, morda sklepajo pogodbe ali dobijo denar v begu. In pri projektih so datumi teh rokov in mejnikov pomembni. Nimam pojma, ali so roki pomembni za vašo ekipo ali ne. Ali vaša ekipa reče stvari, kot so: "Nakupimo to nepremičnino do 1. oktobra" ali samo "Kupimo to nepremičnino", ne da bi vedeli, koliko časa bo trajalo? Če imate določene roke, so projekti za timsko delo verjetno boljši.

Orodja za upravljanje projektov, kot so projekti za skupinsko delo, omogočajo ustvarjanje odvisnosti med nalogami, tako da se ena naloga ne more zgoditi, dokler se ne pojavijo vse odvisne naloge. Če na primer ne morete skleniti pogodbe, dokler se ne opravi inšpekcijski pregled, je to mogoče nastaviti v projektih za timsko delo. Z Asano se lahko vaša ekipa odloči igrati po tem pravilu, vendar to ne bo del samega sistema. Obe orodji lahko uporabite brezplačno, če želite videti, kako delujeta, in nato nadgraditi na plačljiv račun, ki bo imel več funkcij.

Izbira orodja

Nekaj ​​tednov pozneje sem se prijavil pri Rafaelu in preveril, ali se je odločil in kako orodje deluje za njegovo ekipo. Odločil se je za poskus skupinskih projektov. Prodajno mesto je, kot je dejal, zmožnost ustvarjanja odvisnosti med nalogami. Priprava je trajala nekaj časa, kot je bilo pričakovano, toda Rafael je imel nekaj odličnih novic tudi za deljenje:

"Omembe, ki jih je vredno omeniti, je, da obstaja zagonska ponudba Teamwork Projects, kjer zagonski programski opremi dajo leto dni brezplačno! Programi so bili zelo koristni, " je zapisal Rafael.

Dodatni viri

Za sorodne nasvete glejte 7 načinov za poenostavitev upravljanja projektov v projektih za timsko delo in uporabo Asane v poslu.

Za več priporočil za poslovne aplikacije glejte Najboljšo programsko opremo za spletno poslovno sodelovanje.