Video: Program for clinic (Oktober 2024)
Strokovnjaki radi trdijo, da sestanki ubijajo produktivnost. Vsekakor gre za nepotrebne in slabo načrtovane sestanke. Toda nekatera srečanja so potrebna. Srečanja lahko zapečatijo nove poslovne dogovore. Skupino lahko ustanovijo na novih produktivnih podvigih. Popravijo lahko potek na napačnem projektu. In lahko olajšajo prijateljstvo med sodelavci, ki ne morejo biti skupaj v istem prostoru. Ko se morate nujno sestati, boste potrebovali nekaj nasvetov za bolj produktivne sestanke ter pravo programsko opremo za to.
Načrtovanje
Outlook verjetno prihaja na misel kot tipična pisarniška programska oprema, ki se uporablja za načrtovanje sestankov, vendar se mi zdi, da je veliko funkcij Outlooka nerodno in jih je težko naučiti uporabljati po načrtih. Če so vsi vaši udeleženci srečanj kvalificirani uporabniki Outlooka, boste verjetno našli čas za sestanek, ki deluje vsem, rezervirajte konferenčno dvorano in sestanek v koledarju dobite samo z Outlookom. Potrebujem nekaj bolj preprostega in sem nekoliko ljubitelj organizacijskega orodja, zato si lahko samo predstavljam, kako bi se drugi lahko počutili glede Outlooka kot orodja za načrtovanje.
Doodle.com je preprosta rešitev. To je eno izmed mojih najljubših spletnih strani za načrtovanje srečanj in srečanj. Doodle.com je brezplačno spletno mesto in storitev, ki načrtuje tako preprosto kot ustvarjanje ankete. V anketo povabite ljudi (tako, da pošljete URL ali jih povabite neposredno iz Doodle-a) in preverijo, kdaj so na voljo, glede na izbire, ki jih ustvari ustvarjalec ankete. To so sanje o učinkovitosti.
Več o Doodle si oglejte v mojem intervjuju z ustanoviteljem Doodle Michaelom Naefom, ki vključuje video, ki prikazuje, kako deluje Doodle.
Gostovanje virtualnih srečanj
Webex in GoToMeeting sta dve najbolj znani storitvi virtualnih srečanj, ki jih po mojih izkušnjah običajno uporabljajo ljudje, katerih podjetja že imajo račun pri tem ponudniku. Plačani računi obeh so polni funkcij, kot so možnost snemanja sestankov, klepeta z drugimi udeleženci, skupna raba vsega, kar se dogaja na nekem računalniškem zaslonu, povezovanje več spletnih kamer in še veliko več. GoToMeeting za uporabo potrebuje nameščeno nameščeno aplikacijo.
Webex sicer ponuja brezplačen račun (GoToMeeting ne), vendar ima nekaj strogih omejitev. Na primer, lahko samo ena oseba gostuje sestanke, največ oseb pa je tri. Vsi na sestanku morajo uporabljati VoIP, ker telefonski klic ni podprt, gostitelj pa lahko deli svoje namizje, belo tablo in dokumente, ne pa programov ali česar koli na daljavo. Če uporabljate katero koli od teh storitev, boste verjetno želeli plačan račun.
Join.me je še ena priljubljena možnost gostovanja virtualnih srečanj. Tako kot Webex ima tudi brezplačno možnost, vendar z ohlapnimi omejitvami glede omejitev. Brezplačni račun Join.me sprejme do 10 udeležencev virtualnega srečanja, podpira skupno rabo zaslona in možnost delitve nadzora (tj. Predajo nekatere naloge gostovanja drugemu udeležencu).
MeetBurner (brezplačno; Pro računi od 39, 95 USD na mesec) je še ena možnost, ki deluje v brskalniku in ni potrebna nobena namestitev. Z brezplačnim računom lahko shranite do deset ljudi, vendar VoIP ni podprt - Skype pa deluje in deluje znotraj storitve.
Skype ni slabo orodje za gostovanje določenih vrst sestankov, ni pa vedno tako zanesljiv kot nekateri drugi. Tako kot pri drugih orodjih ima tudi brezplačni račun Skype nekaj omejitev (nobena skupna raba zaslona ni velika za sestanke in videokonference samo z eno drugo osebo), lahko pa je to priročna možnost, ko morate hitro imeti zvok pokličite z ljudmi, ki so razširjeni po vsem svetu… in ki že imajo Skype račune.
Sodelovanje iz oči v oči
Večina zgoraj omenjenih orodij za vebinar omogoča spletno virtualno sodelovanje, ko pa so vsi v isti sobi in se lahko pogovarjajo iz oči v oči, rada uporabljam orodja, ki so manj potrebna za upravljanje.
Google Drive (brezplačen) je primeren v pisarni, ker lahko več ljudi posodablja dokumente v realnem času. Lahko vidite, ko nekdo drug ureja ali gleda isti dokument, ki ste ga odprli. Google Drive žal ni idealen za mobilne naprave. Še vedno se mi zdi veliko lažje uporabljati prenosnik med sestanki, kot je na primer prek aplikacije iPad Google Drive.
Asana je nevihto popeljala v svet sodelovanja s svojim odličnim spletnim orodjem za upravljanje (in projektno upravljanje) spletnega sodelovanja. To je odlična storitev, ki jo uporabljate v celotnem delovnem ciklu, in prikazuje svojo vrednost med sestanki za ustvarjanje novih nalog, kot so nadaljnja dejanja, dodeljena ljudem na koncu sestanka.
Upoštevanje opomb
Evernote (brezplačno do 45 USD na mesec) je 800-kilogramska gorila za zapisovanje in jo med sestanki besno uporabljam. Všeč mi je, da ima vgrajeno funkcijo snemanja zvoka, ki mi omogoča zajem celotnega pogovora v primeru, da se nanj moram pozneje pozanimati. Odlična je tudi na mobilni napravi zaradi svoje funkcije kamere. Pripnite sliko bele table, naložite jo v Evernote, vse besedilo na sliki pa analizira OCR in postane v celoti iskalno.
Minutes.io (brezplačno), zasnovan z izrecnim namenom zapisovanja minut sestankov, deluje v brskalniku, deluje pa tako v spletu kot tudi brez povezave. Ko vas nepričakovano zapišejo uradne opombe za sestanek, se minuta.io hitro zažene in deluje dobro, kar vam daje predlogo za nalogo.
