Bodite organizirani: nehajte se boriti proti e-pošti z več e-poštnimi sporočili

Preobremenjenost z e-pošto je velik problem produktivnosti na delovnem mestu. Ves čas srečujem ljudi, ki se pritožujejo po e-pošti in pravijo, da jih preplavlja, in si želijo, da bi bilo za vsa nova sporočila, ki se pretakajo v mapo »Prejeto«, izklopljeno stikalo.

Vendar se mnogi od istih ljudi na e-pošto popravijo tako, da težave še poslabšajo. Vidim ljudi, ki se poskušajo boriti proti e-pošti z več e-pošte, kar posledično ustvarja vedno več e-pošte. Ker so zabredli v bedo po e-pošti, ponavadi ne vidijo jasno, kaj se dogaja, zato nimajo pojma, da jim greje.

Obstajam nekaj načinov, kako opažam, da se ljudje streljajo v nogo, medtem ko se poskušajo spoprijeti s preobremenitvijo e-pošte.

Ne uporabljajte mape »Prejeto« kot seznam opravkov

Prvi primer ljudi, ki poslabšajo težave z e-pošto, so navadni listi , kot jih rad kličem. Listi opravil puščajo e-poštna sporočila v nabiralniku, ko sporočilo vsebuje nalogo ali sproži pomnilnik dodeljene naloge. Z drugimi besedami, mapo »Prejeto« uporabljajo kot seznam opravkov.

Pomislite, kako ljudje običajno dodeljujejo naloge po e-pošti. Redko je naloga jasno navedena v zadevi. Sprejemnik mora odpreti in prebrati e-poštno sporočilo, da pozna podrobnosti naloge. Bolj verjetno pa je, da sporočilo ne bo imelo vseh informacij, ki jih sprejemnik potrebuje, na primer rok ali druge podrobnosti o nalogi. Izmenjava sporočil naprej in nazaj razjasni nalogo in na koncu ustvari nov kos e-pošte vsakič, ko se zgodi. Skratka, e-poštna sporočila so zelo slabi seznami opravil.

Dodatna težava je, da morajo opravili nenehno preverjati vsako dohodno pošto, da bi videli, ali vsebuje opravilo, če pa ne, pa se pošte takoj znebijo. Listi za opravila na koncu plevela nenehno.

Še huje, navadni pisarji se navadijo, da v svojih nabiralnikih preverjajo vsakodnevna opravila, pogosto pa tudi sami pošiljajo opomnike na druge stvari, ki jih želijo opraviti.

Če je e-pošta težava, zakaj bi želeli na ta način ustvariti več e-pošte ?

Vendar pa v debelih delih poslušalcev ne vidijo, kako njihov sistem poslabša zadevo. Pogosto trdijo, da je uporaba mape »Prejeto« kot seznama opravil edina stvar. Če pa se ta ista oseba počuti preobremenjena z e-pošto, očitno ne deluje. Obstaja nekaj rešitev in do njih bom prišel v trenutku.

Nehajte pošiljati geslo

Pred kratkim sem na sestanku podjetja govoril o upravljanju e-pošte. Za pripravo na pogovor sem se pogovarjal z nekaterimi zaposlenimi in izvedel, da jih veliko uporablja ogromno količino e-pošte, včasih 1000 sporočil na dan z uporabo Nudgemaila. Menili so, da je to popolnoma razumen način za upravljanje toka.

Nudgemail je brezplačno orodje, ki vam omogoča, da v bistvu odložite e-pošto, tako da določite čas, ko se bo v mapi »Prejeto« znova prikazal kot novo sporočilo. "V bistvu" je tukaj zelo pomembna beseda.

Večina funkcij dremeža, na primer tiste v SaneBoxu ali nekaterih najboljših e-poštnih aplikacijah, skrije izvirno sporočilo iz mape »Prejeto« in se nato znova prikaže kot nov neprebrani kos pošte v času, ki ga izberete. Nudgemail deluje nekoliko drugače. Ko ga uporabljate za preložitev pošte, izvirno sporočilo ostane v mapi »Prejeto«, na vrhu mape »Prejeto« pa se prikaže novo sporočilo z navedbo celotne niti izvirnega sporočila.

Ne razumite me narobe. Nudgemail je odlično orodje in v nekaterih okoliščinah je odlična rešitev. Kdor prejme mapo »Prejeto« kot tok informacij in ne kot zbirno mesto za komunikacijo, ki jo je treba obdelati, bi jo lahko dobro uporabil. Ko pa mi delavci rečejo, da jim veliko število sporočil v nabiralnikih ne omogoča opravljanja svojih nalog, in 20 odstotkov njihovih sporočil je večkratnih sporočil v obliki elektronske pošte, je to težava.

Kar se tiče pisarn o opravilih, je mogoče zanikati dejstvo, da je njihov sistem pokvarjen, nekateri uporabniki Nudgemaila ga spremenijo v škripce. Tako so obtičali v svojih trenutnih navadah, da ne morejo zamisliti boljše rešitve.

Ne odgovarjajte tako hitro

Zelo pogosto je odgovarjanje na elektronsko sporočilo način potrditve sporočila nekoga drugega, ne da bi dejansko pogovor premaknili naprej. Predstavljajte si e-poštna sporočila sodelavcev, da bi vprašali svoje mnenje o predstavitvi. Predstavitve si še niste ogledali. Glede na vaše delovno mesto bi bilo morda bolj sprejemljivo hitro odgovoriti z "ne vem. Še nisem pogledal", kot da počakate dve uri, dokler niste pogledali in oblikovali mnenja. Ko hitro odgovorite, tudi če sporočilo ni vsebinsko, ustvarite odvečno e-pošto. Če vas kultura podjetja usmerja k temu ravnanju, raje verjemite, da to počnejo tudi drugi ljudje.

Oseba, ki počasi odgovarja na e-pošto, je lahko lena ali ne kot moštveni igralec, čeprav je čakanje na odgovor na e-pošto veliko bolj logičen in produktiven način. Vendar je povsem zaostalo in se morate oddaljiti od njega, če se boste počutili po pošti.

Na koncu se zgodi, da ljudje odgovarjajo na sporočila samo zato, da prenesejo dolar. Recimo, da Raj vpraša Sarah o nečem, in ona odgovori: "Nisem prepričana. Kaj misliš?" Zdaj je žoga spet na Rajevem dvorišču in onus je nanj odgovoril, če le tako, da bo Sarah v prejetem sporočilu dobila novo neprebrano sporočilo, ki jo bo opomnilo, da tokrat dejansko odgovori.

Drug primer, ki je običajen za ljudi v oddelkih za podporo, kot je IT, je, da bodo postavili splošen e-poštni naslov, v katerem bodo zaposleni lahko vložili vozovnice za pomoč, na primer Ko zaposleni prestraši, da je njen računalnik pokvarjen, in ji je treba hitro poišči pomoč, lahko pozabi na splošni e-poštni naslov in namesto tega pošlje osebo, ki jo pozna v IT-ju. Ali naj bi ta oseba poskrbela za težavo? Ali prezrete e-pošto? Odgovorite in povejte zaposleni, da mora uporabiti pravilen naslov IT-pomoči? CC njen šef? Kaj je pravilno storiti?

Pogosto odziv, ki ga poganja panika in frustracija, samo ustvari več e-pošte (in ustvari napetost). Spet gre za primer kulture podjetja, ki ustvarja pričakovanja o hitrem odzivu, kar je temeljna težava. Lahko pa se oddaljite od tega vzorca, ne da bi pri tem motili mir in posledično ustvarili manj e-poštnih sporočil.

Rešitve za prekomerno e-pošto

Kako prenehamo ustvarjati pretirano e-pošto? Nekatere rešitve so preproste in hitre, posameznik pa jih lahko naredi brez podpore podjetja.

V prejšnjem primeru bi lahko osebje IT osebja težavo prebudilo tako, da bi se pogovarjalo iz oči v oči (ali po telefonu z oddaljenim zaposlenim), namesto da bi odgovorilo po e-pošti. Če IT-oseba odgovori po e-pošti, sodelavec, ki je v stiski, verjetno vseeno ne bo prebral natančno. Ne pozabite, da je že poudarila svoje težave z računalnikom. Morda se sliši zelo nizkotehnološko, vendar ji bo soočenje s sodelavci iz oči v oči mirno in profesionalno pomagalo, da si bo v prihodnosti zapomnila pravi protokol za vložitev vozovnic za pomoč, še posebej, če IT-oseba razloži, katera druga dela so bila prednostna na trenutek. Razlago osebno gre daleč.

Drug način, kako ustaviti ustvarjanje pretiranega e-poštnega sporočila zase, je, da v mapi »Prejeto« poiščete dobra orodja za pomoč e-pošte, ki vam pomagajo zmanjšati e-poštno sporočilo, ne pa ga razširjati, kot to počne Nudgemail. SaneBox (približno 7 USD na mesec) je rešitev, ki jo priporočam. Mailbird je aplikacija za e-poštne odjemalce, ki ima možnost odložitve in druge funkcije, ki bi lahko pomagale.

Prenehajte uporabljati mapo »Prejeto« kot svoj seznam opravkov, tako za osebna opravila kot tudi za delovna opravila. Zdaj je tako veliko odličnih orodij, ki so veliko boljša pri dodeljevanju nalog, sledenju, posodabljanju podrobnosti o njih in podobno, ki se ne zanašajo na e-pošto. Všeč mi je Todoist, čeprav je Wunderlist tudi odlična aplikacija.

Če lahko delovno skupino ali oddelek prepričate, da bo izbral boljše orodje za naloge, boste resnično v veliko boljši formi. Poleg aplikacij za upravljanje projektov s polno silo obstajajo tudi druge aplikacije za sodelovanje, ki so lahke, enostavne za uporabo, hitrejše nastavitve in so morda boljša rešitev za izzive vaše ekipe.

Če želite več, glejte moje druge nasvete, kako zmanjšati preobremenitev pisarniške e-pošte.