Bodite organizirani: kako kopirati stike iz ene aplikacije v drugo

Kje so vaši stiki? Ali so v programski opremi za upravljanje odnosov s strankami (CRM), e-poštnem računu, telefonu ali aplikaciji za trženje e-pošte, kot je MailChimp? Seznami stikov so morda razpršeni povsod. Hej, zgodi se. Včasih jih morate očistiti, združiti ali preprosto kopirati bazo podatkov ljudi in njihove kontaktne podatke iz enega kraja v drugega.

Na splošno obstajajo trije načini kopiranja stikov iz enega kraja v drugega.

1. Sinhroniziranje. Najprej lahko sinhronizirate stike, kar je daleč najlažja možnost, ko so na voljo. Rezultat tega je, da imate dve podatkovni bazi stikov, ki sta popolnoma enaki, za vedno in do zdaj, dokler jih ne nehate sinhronizirati.

2. Uporabite aplikacijo za stike. Na trgu je nekaj aplikacij in storitev za stike, na primer Contacts + (prej polni stik), ki sesajo podatke o stikih iz različnih virov (Facebook, Gmail, LinkedIn), jih primerjajo in nato izpljunejo kamor koli hočem. Pri teh aplikacijah ne pozabite na zasebnost svojih oseb in stikov. Vse svoje kontaktne podatke ne želite namerno vnesti v aplikacijo, ki se bo samo obrnila in prodala.

3. Izvozi / uvozi, čemur sledi možnost sinhronizacije novih sprememb. Druga metoda je opraviti množični prenos kontaktov. Temu lahko rečemo način izvoza / uvoza. Tukaj množično prenesete vse svoje kontaktne podatke iz enega vira in jih nato naložite v nov vir. Gre za enkratni prenos. Po želji lahko dodate korak, tako da bodo od tu naprej vsi novi kontaktni podatki, ki jih ustvarite ali spremenite v prvi posodobitvi baze podatkov v drugi.

Poglejmo si te možnosti, da vidimo, kaj vse vključujejo.

Sinhronizacija stikov

Kakšni so preprosti primeri, kje in kako lahko sinhronizirate stike? Če uporabljate iCloud, lahko sinhronizirate stike med napravami iPhone, iPad in Mac. Lahko, kajne? Morda se zdi, da gre preprosto za to, da na vseh napravah uporabljate aplikacijo Apple Contacts, v resnici pa morate omogočiti sinhronizacijo tudi prek iCloud, da bo delovala. Če ne omogočite sinhronizacije, bodo podatki v aplikacijah za stike v vsaki napravi drugačni.

Ta prvi primer uporablja eno aplikacijo. Tu je primer z dvema aplikacijama. Obstaja možnost sinhronizacije med MailChimp in Eventbrite, ki ji lahko omogočite, da podatke o svojem udeležencu Eventbriteja vnesete v MailChimp, tako da lahko z njimi preprosto ustvarite e-poštne kampanje. Nastavite ga tako, da izberete skupine, ki jih želite sinhronizirati, in od takrat, dokler ga ne onemogočite, bodo vsi izbrani podatki enaki med obema aplikacijama.

Ko želite sinhronizirati stike, je iskanje integracije ponavadi najboljša možnost. Veliko jih je. Na primer, lahko integrirate Outlook in Salesforce za sinhronizacijo podatkov o stikih med tema dvema aplikacijama in Gmail sinhronizirate stike z več CRM-ji.

Uporabite aplikacijo za stike

Na trgu je veliko aplikacij za stike, ki bodo podatke vlekle iz različnih virov, jih združile in združile ter vam pomagale, da jih smislite. Če imate podatke za stik v več e-poštnih računih, LinkedInu, Twitterju in drugih lokacijah, ki jih želite hitro in enostavno združiti, bo aplikacija za stike storila točno to. Te aplikacije pogosto sinhronizirajo nastale podatke, kamor koli želite. Če na primer informacije potegnete iz iCloud, Google Contacts, LinkedIn in Facebooka, lahko vse skupaj sinhronizirate na primer z Googlovimi stiki in iCloud.

Kot rečeno, pri raziskovanju aplikacij za stike ne pozabite na zasebnost. PCMag jih še ni pregledal, nekaj pa jih ne uporabljamo več. Imenik + je edini, ki sem ga uporabil do katere koli stopnje in se mi zdi priporočljivo, vendar zagotovo obstajajo tudi drugi. Vsaj malo jih preberite, preden jim zaupate.

Izvozi / uvozi plus, po možnosti sinhronizira nove spremembe

Nimate vedno možnosti za popolno sinhronizacijo stikov med dvema sistemoma. V teh primerih prenesite ali izvozite svoje stike iz ene aplikacije, jih prenesite v drugo in nato po želji sinhronizirajte vse prihodnje spremembe od ene do druge.

Natančne informacije o tem, kako izvoziti stike iz ene aplikacije, se razlikujejo glede na to, za katero aplikacijo gre. V e-poštnih aplikacijah, kot sta Gmail in Outlook, je izvoz stikov dokaj enostaven. Najbolj pereče vprašanje je običajno, kakšno obliko datoteke želite uporabljati, CSV ali vCard. Torej, razpravimo o razlikah, preden plužimo naprej.

Kaj je datoteka CSV?

CSV pomeni vrednosti, ločene z vejicami, in je najpogosteje sprejeta oblika datoteke za podatke imenika. To so iste vrednosti, ločene z vejicami, ki jih dobite pri izvozu preglednice v datoteko za obdelavo besedil. Vsaka vrstica podatkov iz preglednice se prevede v vrstico besedila, pri čemer je vsebina celice ločena z vejicami. CSV-ji so človeško berljivi, prilagodljivi in ​​lahki, tako da velikost datoteke ne bo nikoli ogromna. Zakaj ga ne bi uporabljali? No, izvoz v CSV lahko povzroči izgubo podatkov, vključno s fotografijo, vzdevkom, spletnim mestom in vzdevkom vaših stikov, včasih pa tudi z besedilom »note«. CSV-ji slabo delujejo s posebnimi znaki, zato če imate kontaktne podatke v drugem scenariju ali poznate ljudi, ki imajo v svojih imenih poudarjene oznake, jih ne bo več.

Kaj je vCard?

vCard je oblika elektronske vizitke. Gre za bolj obsežen izvozni format kontaktnih podatkov, kar pomeni, da bo verjetno datoteka večja od datoteke CSV. Izvožena vCard ne izgubi toliko podatkov in podpira več (vendar ne vseh) posebnih znakov in tujih abecede. Vseeno boste pri izvozu vCard izgubili vzdevke, spletna mesta in podatke AIM. vCard je ponavadi povezan z aplikacijami OS X in iOS, čeprav ga lahko uporabljajo tudi Outlook in nekateri drugi e-poštni programi, ki se izvajajo tudi v sistemu Windows.

Nazaj na izvoz / uvoz in poljubno sinhronizacijo. Ko ugotovite, katero obliko želite uporabiti in preverite, ali bo delovala z ne glede na aplikacije in baze podatkov, ki jih imate v mislih, lahko svoje stike prenesete iz ene in jih naložite v drugo. Ni slabo ideja, da preverite nekaj izhajajočih stikov in se prepričate, da pravilno delujejo.

Zdaj, ko ste kontakte kopirali iz ene aplikacije v drugo, ali želite, da se nove spremembe v eni od aplikacij samodejno prikažejo v drugi? V tem primeru boste za to potrebovali orodje drugega proizvajalca. Nekaj ​​primerov so IFTTT, Zapier in Microsoft Flow. Včasih jih skupaj imenujemo orodja za avtomatizacijo.

Orodja za avtomatizacijo lahko povežejo aplikacije, ki se ne vključujejo nujno same. Z drugimi besedami, imate aplikaciji A in B in nobena od njih ni vgradila integracije z enim dotikom. Orodje za avtomatizacijo je stopilo in ustvarilo integracijo med A in B, zdaj pa vam lahko pomaga postaviti in upravljati pretok podatkov med tema dvema aplikacijama.

Z orodji za avtomatizacijo pogosto ne morete kopirati množice obstoječih informacij iz ene aplikacije v drugo na enak način, kot ga lahko sami izvozite / uvozite. Obstaja nekaj zahrbtnih rešitev, ki vključujejo Google Preglednice, vendar jih je težko ustvariti in jih je težko dobiti. Lahko pa uporabite orodje za avtomatizacijo, da nastavite pravilo, tako da se vse nove spremembe v eni aplikaciji kopirajo v drugo, kar je metoda, ki jo priporočam.

• Organizirajte se: e-poštni kontakti se organizirajte: e-poštni stiki
• Kako dostopati do svojih stikov v sistemu Windows 10 Kako dostopati do svojih stikov v sistemu Windows 10
• 5 novih Gmail funkcij za preverjanje zdaj 5 novih Gmail funkcij, da se odjavite zdaj

Na primer, lahko nastavite pravilo tako, da ko orodje za avtomatizacijo zazna posodobitev vaših stikov iCloud, poišče spremembo in jo kopira v, recimo, Google Stike. Ali obratno. Nastavite jo lahko med dvema programoma, ki ju podpira vaše orodje za avtomatizacijo.

Pravi trik je, da ob nastavitvi avtomatizacije razumete, kaj se dogaja in ne dogaja. Prepričati se morate, v kateri smeri se sinhronizacija zgodi in ali prišlo do zamude med spreminjanjem in ko se prikaže v drugi aplikaciji.

Ni več kopiranja in lepljenja

Kopiranje podatkov o stikih med dvema aplikacijama je povsem mogoče in se ne zanese, da boste znova in znova trkali ctrl-c, ctrl-v. Na voljo imate več možnosti, odvisno od tega, kaj želite storiti, in vse so precej preproste.