Bodite organizirani: kako uporabljati programsko opremo za sodelovanje za preslikavo delovnih tokov

Že prvi dan moje prve prave zaposlitve me je najstarejši urednik časopisa, ki me je najel, popeljal do velikega diagrama tokov, pripetega na steno. "Takole gre članek od napisanega do objavljenega, " je dejala. Sprehodila me je skozi celoten postopek in poudarjala dele, v katere sva sodelovala moja ekipa. To je bilo leto 2001, preden je bila programska oprema za sodelovanje prosto dostopna, toda nauki, ki sem se jih naučil tistega dne, veljajo tudi v tej dobi Asane in Slack.

Vsak članek iz revije je šel v preveliko polirano ovojnico s kosom papirja, prilepljenega na sprednji del. Papir je bil barvno označen v reviji, v kateri bo članek prikazan. To smo poimenovali delovna jakna. Vsakič, ko je članek odšel na drug oddelek, ne glede na to, da gre za urejevalnike kopij za preverjanje, ali na oddelek za tipkovnice za spremembe, se je v službeno jakno zapisal zgodovina poti. Ko je ena izmed uslužbencev končala z njo, jo je dodelila novemu oddelku, tako da je na listek napisala vrstico. Kdor je videl službeno jakno, je natančno vedel vse faze, skozi katere je bil članek, in kam naj bi šel naslednjič.

Če pomislimo na to, so bili ti jopiči predhodnika in fizična manifestacija današnje programske opreme za delo, kot je Asana. Shema delovnega toka, ki je bila pripeta na steno, je bila zame odlična orientacija kot novemu zaposlenemu in vsem drugim na krovu. Dalo mi je kristalno jasno sliko o tem, kaj je naredila organizacija in kako.

V današnjem svetu, kjer si prizadevamo za brezpapirno okolje in smo se v veliki meri preselili na elektronske datoteke in mape, je lažje odpustiti ustvarjanje tovrstnih dokumentov delovnega toka in jih posodabljati. Toda za vsa podjetja in celo za projekte skupinskega dela na ravni hobista je zelo pomembno, da dokumentirate svoj potek dela.

Zakaj Document Workflow?

Zakaj bi dokumentirali svoj potek dela? Obstaja nekaj povsem kritičnih razlogov, vključno z naslednjim:

• Lastnikom podjetij in upravnikom pomaga, da v celoti razmislijo in razumejo, kaj se dogaja v vsaki fazi poslovnega procesa in zakaj;
• Omogoča prepoznavanje nepotrebnih korakov in izključitev procesov;
• Opozarja zaposlene ali člane skupine, ki so morda oddaljeni od določenih stopenj poslovanja, zakaj obstajajo in kakšno vrednost nudijo;
• Ključnega pomena je za člane skupine na krovu;
• To je eden najboljših načinov razložiti potencialnim kolegom, strankam in vlagateljem, kako podjetje posluje; in
• Omogoča, da ekipa učinkoviteje začne uporabljati orodja za sodelovanje.

Do zadnje točke sem že omenil Asano. Asana je orodje za upravljanje poteka dela, kot seznam opravkov na steroidih. Zelo je podoben sistemu delovne jakne, ki sem jo uporabil pri svojem prvem založniškem poslu. Asana vam omogoča sledenje nalog, ki jih je treba opraviti, in jih sprožite skozi postopek. Vsaka naloga ima zgodovino vseh korakov ali podzdaj, ki jih je pretekla. Ko ena oseba konča s podpodročjem, ji dodeljuje naslednji korak in ga usmeri k osebi ali oddelku, ki jo bo prevzel.

Že prej sem naredil analogijo, da je Asana podobna krožniku kart, medtem ko je programska oprema za upravljanje projektov podobna namizni igri. Ko odprete družabno igro, boste morda imeli nekaj podobnega kot tablo, različne igrače in jasne pravilnike, kako igrati igro. Vsi, ki igrajo, se strinjajo s temi vnaprej določenimi pravili. Od pravil lahko odstopate, vendar je igra zasnovana za največje uživanje, ko se držite teh pravil, tako tudi.

Ko pa igrate karte, se morate vsi, ki igrate, dogovoriti o tem, katera igra se bo igrala in kakšen pravilnik boste upoštevali. Lahko bi igrali srca ali pa bi lahko igrali pljuvanje. Nekatere igre s kartami so dobro znane po ustaljenih pravilih, na primer Texas Hold'em. Potem so tu še druge igre, ki imajo različice, na primer rummy (gin rummy, naravnost rummy, 500 rummy in tako naprej), zato morate z vsemi za mizo preglasiti pravila, da se prepričate, da se boste vsi strinjali glede kako igrati. Obstaja tudi možnost, da si izmislite svojo igro s kartami z edinstvenimi pravili, ki jih morate naučiti vsem, ki so pripravljeni na igro.

Asana (in še veliko drugih orodij za sodelovanje; v trenutku bom navedel več primerov) je, kot sem že rekel, podoben kropu kart. Da bi Asana delovala, morajo vsi vedeti, kako se igra, kakšna so pravila, kakšen je cilj in kako se igra konča.

Kaj pa Kanban?

Kanban deske so še en primer orodij za sodelovanje, ki so bolj podobni krovu kart. Trello je en primer spletnega orodja kanban. Ekipe za razvoj programske opreme in programiranje pogosto uporabljajo kanban na natančno določen, vnaprej določen način (na primer igranje v Texas Hold'em), medtem ko tisti, ki uporabljajo kanban za osebno uporabo, lahko sestavijo kakršna koli pravila, ki jih radi.

Če imate dokumentiran potek dela, lahko ta delovni potek zlahka preslikate v Asano. Mnogo lažje je začeti uporabljati Asano, ko že imate dokumentiran potek dela, ker to pomeni, da ste že razmišljali o celotnem poslovnem ali timskem procesu od zgoraj navzdol. Če sprejmete Asano, je potrebno nekaj poskusov in napak, ne glede na vse, vendar bo veliko bolj mesarsko in bolj frustrirajoče, če to storite, preden prej niste dokumentirali svojih delovnih procesov.

Preslikavanje delovnih tokov

S programsko opremo za potek dela se običajno nekaj dokonča, tudi če celoten postopek še poteka. Kar lahko zaključite, so običajno vaše naloge ali podvrste.

Ideja o zaključku je pri programski opremi za upravljanje projektov zelo različna. Projekt po definiciji je nekaj, kar je dano na datum. Vendar niso vse vrste dela projekti. V revijalni hiši, kjer sem delal, bi bil članek, ko bi bil natisnjen, popoln. Podobno je imela vsaka številka časopisa končni datum, ko je bil objavljen. Toda urejanje kopij ni bilo nikoli dokončano. Delo je bilo v teku. Še vedno je bilo treba slediti. Imela je konkretne naloge - kopirajte urejanje tega članka - vendar samo urejanje kopij ni imelo končnega datuma ali pa ga ni mogoče dostaviti.

Proces preslikave delovnega toka vključuje tudi natančno določitev, katere postopke ali postopke je treba izrecno dodeliti in slediti. Ta natančnost in raven podrobnosti sta zelo pomembni.

Razmislite o receptu za kuhanje. Recepti ne navajajo vsakega koraka, ker se mnogi od njih implicirajo ali razumejo. Recepti ne govorijo o tem, da razbijete jajca, izpraznite njihovo vsebino in vržete lupine, ker "dodajte jajca" to že pomeni, in vse te korake postane nepotrebno okorno. Podobno je v delovnem okolju mogoče razumeti, da "urejanje članka" pomeni "preverjanje naslova, preverjanje obrisa, kopiranje urejanja dela in morebitna vprašanja pustite avtorju."

V nekaterih situacijah pa boste morda morali biti izrecno razjasnjeni. Nekoč sem delal v časopisnih objavah, kjer so preverjanje naslovov, napisov fotografij, datum na dnu strani in številka strani morali biti ločeni koraki od kopiranja, ker so jih pogosto spregledali.

Z drugimi besedami, morate ugotoviti, kakšna podrobnost je potrebna. Preveč korakov in ljudje, ki uporabljajo programsko opremo, bodo postopek prezrli. Premalo in kritičnih napak se lahko zgodi. Verjetno bo potrebnih nekaj poskusov in napak, da bo pravilno, vendar morate nekaj sprejeti, preden začnete.

Kartiranje napak

Ko preslikavate delovne tokove, boste tudi skupaj skupno porabili, kako razmišlja vaša organizacija. Kakšna je miselnost vaše organizacije o projektih, ljudeh ali zanimivih temah? Pomembno je tako v Asani kot tudi v drugih orodjih za sodelovanje.

Slack je dober primer. Slack je platforma za pošiljanje sporočil, ki poudarja povleka in ne potisna obvestila, zato gre pri izbiri sporočil, ki jih želite prejemati. Če želite narediti dobre filtre za ta obvestila, se morate deloma zanesti na kanale. Kanali so kot skupine, in če želite kanale učinkovito storiti, morate vedeti, kako vaša ekipa razmišlja o, no, o vsem. Ali razmišljate v smislu oddelkov ali projektov? Mislite na teme ali stranke? Če vodite nepremičninsko podjetje, morda razmišljate o soseskah ali pragu vrednosti nepremičnin ali agentih. Preden ustvarite Kanale, morate ugotoviti svojo miselnost, da bodo dejansko učinkoviti pri olajšanju skupinskega dela.

Orodja za sodelovanje pogosto vključujejo več načinov organiziranja informacij, na primer z uporabo barvnega kodiranja, označevanja in včasih celo barvno označevanja. Se spomnite tistih barvnih oblačil za delo, ki sem jih opisal prej? Isti dogovor. Če se pravilno uporablja, je barvno kodiranje vizualni označevalec, ki informacije takoj sporoči. Zaradi tega barvno kodiranje poveča produktivnost. Zelo priporočam uporabo barvnega kodiranja v orodju za sodelovanje, če se najprej prepričate, kako razumete miselnost ekipe o tem, zakaj bi moralo biti nekaj barvno označeno. Katere podatke je treba posredovati takoj in brez besed? Morate razumeti miselnost svoje ekipe, da lahko odgovorite na to vprašanje.

Vključno s kulturo

Pomembno je dokumentirati delovne tokove, preden jih preslikate v orodje za sodelovanje, prav tako pa je pomembno razumeti in preslikati miselnost. Končni del je kultura.

Orodja za sodelovanje zrcalijo kulturo podjetja in obratno. Res je pomembno, da se določijo splošna pravila sodelovanja glede strokovnosti, ravni formalnosti in kje je in ni primerno, da gremo iz teme.

Z vidika zaposlenega ali člana ekipe se orodja za sodelovanje pogosto uporabljajo kot prostor za odpiranje pare. Po mojih izkušnjah bodo ljudje oddali svoje pritožbe, ne glede na to, ali jim orodja za sodelovanje namenjajo nekaj prostora. Nekatere organizacije cenijo odprto razpravo in celo burne razprave o delu, medtem ko druge menijo, da so moteče in potencialno nevarne.

Sama orodja za sodelovanje ne morejo narekovati, ali se bodo ljudje odpravili in odklonili na ustreznih mestih. Izhajati mora iz družbene kulture. Ljudje na vodilnih mestih morajo jasno povedati, ali želijo člane skupine spregovoriti s pritožbami in argumenti v okviru dela ali zunaj njega. Kdo mora vedeti, kdaj je težava? Ali si člani skupine želijo anonimnosti, preden izrazijo zaskrbljenost ali pritožbo? Ali se pritožuje zaradi katarze ali opozarja na morebitne težave z delom in delovnim tokom? Če se bo vseeno zgodilo (in je), je bolje, da to upoštevate in sprejemate odločitve, ne pa da se pretvarjate, da se to ne dogaja.

Dodatni viri

Drug vir, ki olajša preslikavo delovnih tokov, je programska oprema za preslikavo uma; glejte te nasvete, kako lahko pametni zemljevid zasuka vaše upravljanje projektov. Če ste že zgodaj uporabljali programsko opremo za upravljanje projektov, bi vam morali pomagati ti štirje nasveti za začetek. In za globlji pogled na Asano pomaga prebrati nekaj nasvetov za uporabo Asane.