Organizirajte se: kako ostati osredotočen na osebni kanban

Predstavljajte si sistem upravljanja za svoje življenje, česar se je enostavno naučiti uporabljati, ohranja vse organizirano, preprečuje večopravilnost in vam pomaga pri doseganju ciljev. To je osebni kanban.

Čeprav je kanban vedno bolj priljubljen za vodenje projektov v pisarniškem okolju, si ljudje od njega tudi izposojajo temeljne ideje za organiziranje vidikov svojega osebnega življenja, vse od načrtovanja porok do vodenja družinskih opravkov. Kaj je torej osebni kanban, kako deluje in kaj lahko naredi za vas?

Kaj je Kanban?

Kanban je slog dela, ki se je začel v japonskih obratih za proizvodnjo avtomobilov in je danes priljubljen med razvijalci programske opreme in ljudmi, ki delajo v profesionalnih storitvah.

Zanaša se na kartice, na katere pišete podatke, in tablo, na katero razporedite svoje kartice. Del vzroka, da je priljubljen v programski in storitveni industriji, je, ker ustvarja vizualno predstavitev za nekaj, kar sicer sploh ni vizualno.

Kanban programska oprema se začne z desko. Pomislite na to kot na desko, na kateri si uredite lepljive opombe. Te opombe imenujemo kartice. Kartice lahko premikate, kolikor želite, čeprav navidezne kartice vedno lepo padajo v stolpce. Tradicionalno so stolpci označeni od leve proti desni To Do, Doing in Done. V nekaterih orodjih lahko prilagodite namen ali oznako stolpcev.

Orodja Kanban so na splošno kolaborativna; toliko ljudi ima dostop do iste plošče in kartic. Karte imajo na neki stopnji svojega življenja običajno prejemnika, ki je zadolžen za izpolnitev naloge. Vsi v skupini lahko vidijo vse kartice ali naloge, kje so v svojem življenjskem ciklu in kdo je zanje odgovoren.

Osebni kanban ima nekaj temeljnih idej od kanbana, vendar izpusti ali naredi veliko pravil, ki so značilna za profesionalno produktivnost in pisarniško delo. Glede na to, kaj ste dali v desko kanban, jo lahko delite z družinskimi člani, prijatelji, skrbniki, vaditelji ali načrtovalci poročnih poročil.

Nekaj ​​aplikacij kanbana na trgu vključujeta SwiftKanban in Trello, čeprav mi je izvršni direktor Trello Michael Pryor rekel, da orodje njegovega podjetja tehnično ni kanbanova plošča, temveč jih je navdihnilo.

Kako deluje osebni Kanban

V središču osebnega kanbana je vizualizacija nečesa, kar potrebujete za upravljanje in kako se bo to uresničilo.

"Obstajajo različne oblike vizualnega upravljanja, in ena prednost, ki jo kanban daje, je omejevanje dela, " je dejala Janice Linden-Reed, predsednica univerze LeanKanban, organizacije, ki kanban poučuje profesionalcem in spodbuja njegovo uporabo. "Ima način reševanja problemov v zvezi z večopravilnostjo in ljudem pomaga, da se osredotočijo, da jih ne preobremenjujejo. Stvar zaradi katere je kanban v nasprotju s samo delovno ploščo je omejevanje dela v teku in pretoku."

Linden-Reed je pojasnila, da je kanban bolj poteg in ne potisni sistem. "Vzamete samo toliko dela, kot ga lahko kadar koli opravite, " je dejala. "Če želite imeti samo tri naloge v danem trenutku, imate tri, in ko končate eno, lahko potegnete naslednjo. Z omejenim sistemom vlečenja vam lahko pomagate ostati osredotočeni in organizirani." Z drugimi besedami, če imate v stolpcu Doing nastavitve Do, Doing, Done, nikoli ne bi imeli več kot treh kartic.

Ko sem s Pryorjem govoril o kanbanu in osebnem kanbanu, mi je razložil, da je bil namen orodja njegovega podjetja Trello "destilirati do nečesa zelo preprostega, to je samo seznam seznamov, na enak način, kot je preglednica skupina števil in če spremenite eno celico, se spremeni druga celica. To je samo način, da vizualno organizirate vse, o čemer razmišljate. " V tem smislu je Trello odličen za vodenje vašega osebnega življenja, saj vas ne uporablja v strukturi in jeziku, ki ga boste našli v aplikacijah kanban, narejenih za upravljanje poslovnih projektov.

Zakaj osebni Kanban deluje

Glavni razlog, da je kanban učinkovit pri tem, da pomaga ljudem ostati organiziran, je to, da jih sili v razmislek, s čim želijo upravljati, da bi ga lahko preslikali na kanban tablo.

Vzemimo primer uporabe osebnega kanbana za organiziranje družinskih opravkov. Najprej morate ugotoviti, kakšni bodo stolpci. Lahko bi bili To-Do, Doing, Done, lahko pa bi bili tudi bolj izpopolnjeni. Namesto enega stolpca opravil boste morda imeli vsakdanje opravke vsak dan, opravke tedensko in mesečno opravilo. Morda je prvo nedeljo v mesecu vaš otrok odgovoren, da je potegnil en kos iz mesečnega stolpca. Morda je vsako soboto vaš partner odgovoren za dva tedenska opravila. Ne glede na to, kaj se boste odločili, vas postopek zapisovanja z zemljevidom v kanbanski odbor prisili v razmislek, kako se delo odvija naravno, pa tudi, kako želite, da se z njim upravlja.

Linden-Reed je uporabljala osebni kanban za upravljanje opravkov, ko je bila njena hči stara komaj šest let. Hčerka je dala agencijo in tudi učila, kako se lotevati samo ene naloge.

Tonianne DeMaria Barry je avtor knjige Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Pravi, da osebni kanban ustvarja pripoved o delu. "Osebni Kanban naše delo spremeni v zgodbo, sistem. Vzame celo najbolj mučne naloge in jih spremeni v igro, ki je primerna in prepričljiva za vse starosti, " mi je povedala po e-pošti. Ko nekdo na krovu odloži svoj seznam opravkov, "delo preneha biti zbirka nepovezanih nalog in namesto tega postane vrsta dogodkov in možnosti, ki vplivajo drug na drugega in se pretakajo od enega do drugega."

Osebni Kanban v akciji

Eden najboljših načinov, kako dobiti občutek, kako se kanban lahko uporablja za organizacijo in upravljanje vidikov osebnega življenja, je slišati, kako ga drugi uporabljajo. Spodaj najdete nekaj primerov in povezave, ki še dodatno razložijo, kako delujejo v sistemu kanban:

• načrtovanje in organiziranje poroke
• vodenje inventarja vinske kleti
• upravljanje gospodinjskih opravil (glej zgoraj)
• sestavlja fantazijsko športno ekipo
• varčevanje idej za počitnice in potovanja (glej sliko spodaj).

Kdo lahko koristi osebni Kanban?

Različne vrste ljudi stremijo k različnim programom, da bi jih organizirali. Vprašala sem Linden-Reed in Pryor o njihovem mnenju o vrsti ljudi, ki so najbolj primerni za kanban. Oba sta povedala, da se vizualno usmerjeni ljudje dobro obnesejo s kanbanom, nato pa dodali še nekaj misli.

"Vsakdo, ki se spopada z vprašanji preobremenjenosti ali kakovostnih vprašanj pri svojem delu, ljudi, ki zamujajo z roki, ljudi, ki imajo težave pri izpolnjevanju pričakovanj", lahko vsi uživajo kanban, pravi Linden-Reed.

DeMaria Barry je ugotovila, da otroci z Aspergerjevo pogosto delujejo dobro, kadar uporabljajo osebni kanban. "Kinetetične povratne informacije in povečanje serotonina, ki jih dobijo, ko vstopijo in vidijo svoje delo v stolpcu Končano, jih prisili, da se zaključijo in ne intenzivno osredotočijo na samo eno nalogo, " je dejala. Povedala je tudi, da otroci z ADHD pogosto uspevajo, saj jih "izvajanje omejitve med delom pri izvajanju prisili, da se osredotočijo na naloge, namesto da bi se motili, če bi začeli veliko, vendar nobenega ne dokončajo."

Pryor je dejal, da je skoraj vsak primeren za kanban, ker je narejen tako, da ustreza temu, kar že mislimo.

"Če pogledate, kako si ljudje skušajo organizirati svoje življenje - če pogledate računalnik s Post-It opombami, hladilnik z beležkami na vratih, ljudje, ki izdelujejo indeksne kartice in jih postavljajo pred njimi, " imamo zelo prostran spomin, "je dejal Pryor. "Vizualna organizacija idej lahko ljudem zelo koristi."

Če želite več nasvetov, preberite te nasvete za urejanje pisateljevih opomb, kako organizirati počitniško nakupovanje in trike za motivacijo.