Video: Kako kvalitetno upravljati vremenom? (November 2024)
? wmode = transparent "Kaj želite vedeti o organizaciji?"
To je vprašanje, ki ga tako pogosto postavljam svojim kolegom in prijateljem, da bi dobili ideje za to kolumno. Zadnjič sem več oseb odgovoril: "Kako naj sploh začnem?"
Če bi napisal vodnik za začetnike, kako se organizirati, bi to vodilo z enim nujno potrebnim nasvetom: Razčleni svoje projekte na manjše koščke.
Razčlenitev cilja na manjše cilje in vsakodnevne naloge je ključnega pomena za uspeh. Vsi organizirani ljudje to naredijo, vendar pa vsi članki z nasveti ne navajajo nazorno. Mislim, da mora biti to izrecno. Tako pomembno je, da ga ne bi smeli bleščati.
Resnična skrivnost organizacije je ugotoviti, kako se prisiliti v dejanja, ki so potrebna za organizacijo, in nadaljevati naprej. Morate biti sposobni opredeliti dejanja - in to je tisto, kar loči cilj.
Kje se začeti organizirati
Preden se lahko organizirate, morate imeti cilj.
"Želim biti bolj organiziran" ni cilj. Poskusite si zamisliti, kaj si pravzaprav želite. Poskusite ga umestiti v besede. Poskusite narediti te besede pozitivne in uporabne, ne pa negativne.
Recimo, da imate občutek, kot da e-poštni naslov ni pod nadzorom. Želite organizirati e-pošto.
Negativno opredeljen cilj: "Moj e-poštni naslov je nered in tega ne želim več tako."
Pozitivno opredeljen cilj: "Želim si, da bi vedno lahko hitro našel e-pošto, ko ga potrebujem."
Pozitiven in uresničljiv cilj se osredotoča na to, kar želite, da lahko storite ("hitro najdite e-pošto"). Cilj, viden skozi negativno poševnost, samo odpravi težavo, da je vaš e-poštni naslov neurejen in ste zaradi tega nezadovoljni.
Tu je še en primer:
Negativno opredeljen cilj : "Imam preveč papirjev. Zamašujejo mojo mizo in povzročajo motnje, in sovražim." (Opazite, kako ni jasne slike, kaj želite, da se zgodi, ali kako želite, da se situacija spremeni.)
Pozitivno opredeljen cilj: "Želim si minimalističnega delovnega prostora, ki mi pomaga, da se osredotočim. Želim izkoristiti svoj računalnik in moč OCR ter iskati, da bi bil bolj učinkovit pri iskanju pomembnih dokumentov." (Opazite poudarek na pozitivnih besedah, kot sta "osredotočenost" in "učinkovito".)
Povsem dobesedno moraš slišati, kaj hočeš, in to postaviti v pozitivne besede, konkretne, uporabne besede. (Oglejte si več nasvetov o postavljanju in doseganju ciljev.)
Kako dekonstruirati cilj
Ko imate cilj in ga izrazite z besedami, ga morate dekonstruirati.
Enostaven način za dekonstrukcijo cilja je razmišljanje o tem, kaj bi zapisali na dnevni seznam opravkov, da bi dosegli cilj.
Nikoli ne bi postavili na seznam opravkov "Ustvari minimalističen delovni prostor, ki bo ustrezen za osredotočanje." Namesto da napišete:
- prozorne vrči in skodelice s stola
- skeniranje dokumentov v mapi Prejeto
- raztresene skenirane papirje
- poravnajte računalniške žice
(Če ste malo izgubljeni nad tem, katere stvari spadajo na seznam opravkov, imam osvežitev za ustvarjanje boljših seznamov opravkov.)
Primer: preobrazba organizacije organizacije
Želim vam dati daljši primer, kako razbiti velik organizacijski projekt na manjše dele, da v celoti nagajate, kako se to zgodi.
S sodelavko Stephanie sem sodeloval pri popolni preobrazbi digitalne fotografije (o kateri bom obširno pisal v prihodnji kolumni). Na tisoče fotografij je razporejenih po več računalnikih in spletnih storitvah za shranjevanje, zato si jih želi le organizirati.
1. Določite cilj. Prvič, ko smo se skupaj pogovorili o projektu, sem jo vprašal: "Kaj hočete? Kaj je vaš cilj?" Ustavil sem jo, preden je sploh lahko odgovorila. "Naj to preoblikujem. Kaj želite imeti s svojimi fotografijami, ki jih zdaj ne morete storiti?"
Stephanie je v bistvu dejala, da želi enostavno najti fotografije, ne glede na to, katero napravo uporablja.
2. Razumeti težavo. Moje vprašanje je bilo naslednje: "Trenutno, ko iščete fotografijo, kako izgledate? Se spomnite datuma ali ljudi na sliki ali dogodka, ko je bila fotografija posneta?"
Vprašanje je bilo resnično naslednje: "Kakšno rešitev naj oblikujemo tako, da ustreza vašim potrebam?"
Povedala je, da se svojih fotografij običajno spominja približno po datumu, na primer "na fakulteti", včasih pa tudi ljudje na fotografiji.
Razmislili smo o nekaj možnih rešitvah, vendar se še nismo ničesar dogovorili. Pogosto pomaga napredovati z nekaj deli organizacijskega projekta, zato preverite, ali se vaša opredelitev cilja spremeni, ko boste izvedeli več o težavi.
3. Dodelite si majhne naloge. Na podlagi našega srečanja je Stephanie odšla s kratkim seznamom nalog. Izgledalo je nekako takole:
Te štiri naloge so bile obseg Stephaniejevih naslednjih korakov. Opazite, da je njen seznam dolg le nekaj elementov. Vse te naloge bi zlahka opravila v enem dnevu, če bi se spustila, ali manj kot teden dni, če bi delala eno na dan.
4. Določite roke. Pot do preprostih, kratkih nalog je določitev rokov. Rad uporabljam aplikacijo za upravljanje opravil, kot sta Awesome Note ali Any.do, da spremljam svoje opravke in jim dodelim roke. Pri projektu Stephanie ne vem, ali sama postavlja roke, vendar ima mehke roke, ki temeljijo na tem, ko se bomo odločili, da se bomo naslednjič sestali za nadaljevanje projekta. Moja domneva je, da se naslednje srečanje znajde po njenem koledarju in daje občutek, da je odgovoren za to, kar je rekla.
Težko je delati
Vsi se ne počutijo odgovorne do sebe. Mislim, da imamo vsi strategije, da se počutimo odgovorni, na primer, da nekomu drugemu pripovedujemo o svojih načrtih ali založimo denar, da bomo ali ne bomo kaj storili. Spomin na nalogo ni težko. Samo pošljite opomnik na vaš pametni telefon. Težko je to početje . Če imate majhne naloge, ki so zelo specifične, si vsaj povečate možnosti, ki jim boste sledili.
Pregovor "vsako potovanje se začne z enim korakom" je povsem resničen. Ali če vam je ljubše, "Prikazovanje je pol bitke" govori z isto namero. Morate si dati jasne in uporabne stvari, ki jih je treba narediti, in dovolj časa, da jih naredite. V nasprotnem primeru ne boste nikoli toliko, kot bi začeli.
