Organizirajte se: kako nastaviti predloge e-pošte

Vsebina

• Organizirajte se: Kako nastaviti e-poštne predloge
• Uporaba e-poštnih predlog v Gmailu

Tako na delovnem mestu kot v osebnem življenju mnogi od nas vedno znova pošiljajo tisto, kar je v bistvu isto e-poštno sporočilo. Lahko bi pisalo, kot je: "Tu so tedenske prodajne številke…" ali "Draga, prosim, ne pozabi pošiljati najemnine prej ali prej…"

Če ste dovolj organizirana in učinkovita oseba, lahko kopirate in prilepite prejšnje e-poštno sporočilo v novo sporočilo, kadarkoli je čas, da ga redno pošiljate. Ni slaba metoda, vendar vam pušča odprtost za vnašanje napak. Morda boste pozabili posodobiti vrstico zadeve, datum, finančni podatek, podatkovno točko itd.

Ko sem prvič začel svojo kariero v medijih in založništvu, sem bil v bistvu urejevalnik vrstic za nekatere akademske revije, ki sem delal s pisalniki, ki so vtipkali spremembe, ki sem jih označil v datotekah. Najpomembnejše pravilo, ki sem se ga naučil, kako označevati članke za nanizalnike, je bilo naslednje: Manj pritiskov tipk, manj možnosti za vnašanje napak. Z drugimi besedami, moja naloga je bila, da popravim poljubne tipkarske napake in pripeljem spremembe avtorjev na stran, obenem pa čim bolj zmanjšam, koliko tipkanja je treba storiti.

Ko vnovično uporabite staro e-poštno sporočilo, morate vnesti veliko nepotrebnih pritiskov tipk, na primer brisanje in posodabljanje vrstice zadeve, spreminjanje ključnih podatkov in podobno.

Boljši sistem je nastavitev e-poštnih sporočil, ki jih lahko znova in znova in bolj učinkovito uporabljate, "e-poštna predloga" (izraz Microsoft Outlook) ali "odgovor v pločevinkah" (Googlov izraz)

nalaganje…

Predloga e-poštnega naslova je natanko takšna, kot bi pričakovali, oris e-poštnega sporočila s praznim prostorom, kjer se bodo pojavile posodobljene informacije. Ko namesto števila ali podatkov za posodobitev zagotovite prazen prostor, naredite manj pritiskov in s tem zmanjšate število napak. Nikoli ne boste slučajno poslali številk poročil prejšnjega tedna; najslabše, kar se lahko zgodi, je, da pustite nekaj praznega; v tem primeru vas bodo prejemniki takoj opazili in vas prosili za manjkajoče podatke. Če pošljete napačne podatke, jih prejemniki morda nikoli ne bodo vedeli.

Spodaj je opisano, kako nastaviti predloge za e-pošto v dveh najpogosteje uporabljanih e-poštnih programih: Outlook in Gmail.

Kako nastaviti predlogo za e-pošto v programu Outlook

Outlook te vrste redno poslanih sporočil označuje kot "predloge za e-pošto". Funkcija je na voljo v namiznem programu Outlook, ni pa na voljo v Outlook.com.

V Outlooku 2007 . Zaženite novo e-poštno sporočilo. V telo e-poštnega naslova in vrstice zadeve vnesite toliko informacij, kolikor jih boste morali uporabiti, pri čemer ne pozabite pustiti čistega in vidnega praznega prostora, kamor koli boste vsakič poslali sporočilo nove podatke. Tu je primer:

	Zadeva:		Tedensko poročilo o ogledu strani za konec tedna
	Telo:		Tu je poročilo o tedenskih ogledih spletnega mesta. Datum: Ogledi strani: Hvala vsem! Če imate kakršna koli vprašanja, mi sporočite.

V zgornjem levem kotu polja s sporočili pojdite v Datoteka> Shrani kot.

V pogovornem oknu, ki se prikaže, morate spremeniti vrsto datoteke v Predlogo Outlook (*.oft). Nato lahko predlogo poimenujete karkoli želite.

Ko ste pripravljeni sestaviti novo sporočilo s pomočjo predloge, je postopek pridobivanja predloge na žalost nekoliko neučinkovit.

Pojdite na Novo> Izberite obrazec

v zgornjem spustnem potrditvenem polju izberite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu. Vse predloge, ki ste jih shranili, bi morale biti tam. Izberite želeno in odprlo se bo kot novo e-poštno sporočilo, ki ga lahko po potrebi posodobite.

V programu Microsoft Outlook 2010 . Zaženite novo e-poštno sporočilo. V telo e-poštnega naslova in vrstice zadeve vnesite toliko informacij, kolikor jih boste morali uporabiti, pri čemer ne pozabite pustiti čistega in vidnega praznega prostora, kamor koli boste vsakič poslali sporočilo nove podatke. (Glej zgornji vzorec.)

Ko končate z oblikovanjem predloge, pojdite na zavihek Datoteka in izberite Shrani kot.

V pogovornem oknu, ki se prikaže, morate spremeniti vrsto datoteke v Predlogo Outlook (*.oft). Nato lahko predlogo poimenujete karkoli želite. Pritisnite Shrani.

Ko ste pripravljeni za uporabo predloge, pojdite na Nov predmeti> Več predmetov> Izberite obrazec

v zgornjem spustnem potrditvenem polju izberite Uporabniške predloge v datotečnem sistemu. Vse predloge, ki ste jih shranili, bi morale biti tam. Izberite želeno in odprlo se bo kot novo e-poštno sporočilo, ki ga lahko po potrebi posodobite.

Seznam distribucije . Verjetno boste želeli povezati predlogo e-pošte z distribucijskim seznamom, tako da boste lahko sporočilo poslali skupini ljudi v enem posnetku.

Pojdite v razdelek Stiki programa Outlook. Izberite Novo> Seznam distribucij.

Če uporabljate poslovno ali poslovno e-pošto, je najbolje, da izberete člane in ne uporabite funkcije, imenovane Dodaj novo. Izbrani člani bodo verjetno prikazali seznam uporabnikov, ki so na voljo v e-poštnem sistemu vašega podjetja. Po drugi strani pa Add New vam omogoča ročno vnašanje e-poštnega naslova.