Bodite organizirani: kako skenirati, shranjevati in drobiti svoje davčne dokumente

Organizacija vaših davčnih dokumentov je tekoči postopek. Najprej morate z vsakim dokumentom nekaj storiti, ko ga prejmete, pa naj gre za potrdilo o stroških poslovanja ali obrazec W-2 od delodajalca. Lahko bi ga skenirali. Lahko ga vložite v mapo. Ne glede na to, kaj storite z njim, se morate nanj ponovno sklicevati, ko boste obračunavali svoje davke, tako da jih boste morali poiskati. Morda boste morda morali nekatere od teh dokumentov v nekem trenutku izročiti komu drugemu, morda računovodji, vsaj pa davčnemu roku. Sčasoma boste želeli svoje dokumente pravilno razpolagati, da zaščitite svojo zasebnost.

Če razčlenite celoten postopek, da bi predvideli, kako boste pozneje uporabljali in se sklicevali na davčne dokumente, lahko ustvarite način za skeniranje, shranjevanje in sčasoma shranjevanje datotek, tako da ne boste nenamerno na poti naredite več dela zase.

Katere davčne dokumente bi morali prihraniti?

Shranite vse, kar vam bodo poslali delodajalci, ter vse dokumente, povezane z nepremičninami, bančnimi računi, donacijami ali naložbami. Z drugimi besedami, prihranite dokumente, ki jih ustvarijo drugi in vam jih predložite za namene davka ob koncu leta.

Kar zadeva dokumente, ki jih ustvarite sami, nasveti na spletnem mestu IRS upoštevajo, da zapisi vključujejo "račune, kreditno kartico in druge prejemke, račune, dnevnike prevoženih kilometrov, preklicane, slikovne ali nadomestne čeke, dokazila o plačilu in vse druge zapise za podporo odbitkov ali dobropisov zahtevate ob vrnitvi."

Skeniranje davčnih dokumentov

Verjetno boste vzeli vse svoje davčne dokumente in jih pospravili v škatlo, predal ali mapo. To je v redu, če jih lahko pozneje hitro najdeš, ko jih potrebuješ.

Hitrejši in bolj priročen način, da pozneje najdete dokumente, je, da jih digitalizirate tako, da jih skenirate. Skeniranje dokumentov vam prinese tudi korist pri ustvarjanju varnostne kopije, tako da, če se s fizičnimi kopijami (požar, poplava, štiriletniki) kaj zgodi, boste imeli rezervni komplet.

Uporabite lahko velik namizni optični bralnik ali večnamenski tiskalnik, ki ima vgrajen optični bralnik, kar je koristno, če imate velike kopice strani, ki jih morate skenirati. Če imate le nekaj ohlapnih dokumentov, boste morda bolje uporabljali aplikacijo za skeniranje mobilnih naprav.

Veliko aplikacij za skeniranje mobilnih telefonov je brezplačnih. Vaš telefon spremenijo v optični čitalnik. Samodejno najdejo robove dokumentov in pretvorijo slike v PDF. Če ga še nikoli niste uporabili, vas vsekakor prosim, da poskusite. Je zelo enostaven za uporabo.

Shranjevanje in poimenovanje davčnih dokumentov

Ko skenirate svoje dokumente, je najbolj koristno, da si kasneje pomagate, da datoteke pametno poimenujete in jih nalepite v mapo z zelo jasnim imenom, na primer "DAVČNI DOKUMENTI 2016."

Uporabite tako leto vložitve davka kot tudi besedi "davek" in "davki" v mapi računalnika in v imenih datotek. Tako boste pozneje, ko boste datoteke potrebovali, lahko poiskali, tudi če se ne spomnite, kam točno jih postavite.

Za imena datotek vključite tudi ime obrazca, na primer 1099-INT ali W-2, in vključite vse druge podrobnosti, ki sporočajo vam ali nekomu drugemu, ki z vašimi dokumenti ravna natančno v datoteki. Na primer, dobro ime datoteke za leta 2016 1099-INT od Duffy Bank bi bilo: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Davčne listine za drobljenje

Shranjevanje digitalnih kopij vaših davčnih dokumentov ne bo škodilo v nedogled, seveda pa lahko po nekaj letih varno odložite papirne kopije. Kot rečeno, IRS vsebuje smernice, katere dokumente je treba shraniti za koliko časa. Če se raje pregrešite na strani previdnosti, si je treba zapomniti sedem let, saj je to najdaljše časovno obdobje, ki ga vlada potrebuje.

Ker boste letos snemali za leto 2016, lahko varno raztresete karkoli od leta 2009 ali prej. Če vodite majhno podjetje ali imate veliko občutljivih dokumentov, je lastnik drobilnika pot. Niso tako dragi, z najboljšimi drobilniki, testiranimi na PCMagu, od 159 do 329 dolarjev. Swingline Style + Super Cross-Cut Shredder je najmanj drag od najbolj ocenjenih modelov.

E-datoteko svoje davke

Zdaj, ko razumete, kako ravnati s svojimi davčnimi dokumenti, je čas, da začnete dejansko delati svoje davke - in prej, tem bolje. Medtem ko tehnično imate do 18. aprila, da to storite, je to, da se davki opravijo prej, dobro za vaš duševni mir. Če dobite vračilo, ga prejmete prej - in kdo tega ne želi? Če boste morali plačati, pa boste imeli več časa, da tudi sami ugotovite, kako se tega lotiti.

Poleg tega, če pogrešate dokument ali se kateri od njih izkaže za netočnega, je veliko bolje, da to ugotovite zdaj kot zadnji dan ob polnoči. Vedno lahko dobite podaljšek, seveda pa se nihče ne želi spoprijeti s takšnim stresom v zadnjem trenutku, če se mu lahko izogne. Razmislite tudi o tem, da če se morate obrniti na podporo na službo za prijavo davkov po vaši izbiri, so vaše možnosti, da se lahko obrnete na nekoga, veliko boljše kot zdaj, če davke pošljete v zadnjem trenutku.

Imamo dve najljubši storitvi priprave davkov za vaše davke za leto 2016 (tiste, ki jih morate vložiti v letu 2017). TurboTax Self-Employed je najboljša izbira za tiste, ki želijo najbolj prijazen vmesnik in najširšo podporo, vključno z možnostjo videokonference s strokovnjaki, ki lahko vašo vrnitev pogledajo v realnem času. TaxAct Online Premium je izbira naših urednikov, da davke odmerite na proračun, če ne potrebujete toliko denarja. Oglejte si naš pregled najboljše programske opreme za davčno pripravo za več.