Bodite organizirani: kako ločiti delovne in osebne datoteke

Informacijski delavci, kot sem jaz, večkrat preverimo našo delovno pošto po koncu tedna. Ali pa se lahko odpravimo na pomembno predstavitev pozno ponoči od doma, če takrat minejo naše najbolj produktivne ure (ali če zaostajamo pri projektu). Prav tako smo nagnjeni k odgovarjanju na osebna sporočila, ko smo v službi ali morda skeniramo dokument o zavarovanju stanovanja na pisarniškem kopirnem stroju. Znanstvenim delavcem je na splošno všeč tovrstna prilagodljivost, vendar če niste pozorni na to, kako ločite svoje delo in osebne datoteke, bi lahko sebe in svoje podatke spravili v težave.

Tvegano vedenje v sivi coni med delom in življenjem lahko ogrozi občutljive podatke. Na primer, čeprav lahko mnogi tukaj in tam prebirajo osebni dokument v pisarni, ne bi želeli skenirati nič občutljivega, ker, če niste vodja IT-ja, nimate pojma, kje večfunkcijski tiskalnik shrani kopije datotek, ki jih pregleda. Verjetno so na trdem disku optičnega bralnika, zato bi jih lahko shranili tudi v nezavarovane skupne strežnike.

Poleg tega je za ohranitev neke podobnosti med ravnotežjem med poklicnim in zasebnim življenjem koristno imeti namige, ki vas opominjajo, ko opravljate eno vrsto dela, ko ste na drugi uri. Recimo, da se na nekaj e-poštnih sporočil tri dni zatečete v družinske počitnice. Morda boste cenili, da imate prožnost in priložnost, da ujamete kakršne koli nujne zadeve, vendar se boste morda želeli vrniti tudi k uživanju Splash Mountain s svojimi otroki. Z nekaj preprostimi strategijami za ločevanje osebnih in delovnih datotek vas nikoli ne bo dolgočasilo, ko boste uživali v svojem osebnem času in obratno.

Delite svoje datoteke

Glavni trik pri ločevanju delovnih in osebnih datotek je njihovo razdelitev. Hranjenje določenih stvari na namenskih mestih ustvarja ne le red, temveč tudi gotovost. Deluje tako v fizičnem kot v digitalnem svetu. Če ključe vedno postavite v desni žep in telefon v levi, nikoli ne boste iskali jakne po katerem koli od teh predmetov.

Pri digitalnih datotekah so načela enaka, resničnost pa je nekoliko drugačna. Ali lahko vse svoje delovne datoteke hranite v eni mapi, osebne datoteke pa v drugi, vendar živijo na istem strežniku, računalniku, aplikaciji ali mobilni napravi? Bi jih radi?

Včasih ločimo delovne datoteke od osebnih datotek, da bi ohranili meje, tako da se ne bi zatekli v delo, ko bi se morali preživljati z družino in prijatelji, ali tako, da nas ne bi mikalo, da bi dokončno vložili svoje davke. smo na uri.

Z leti sem razvil nekaj strategij, ki mi pomagajo deliti svoje delo in osebne datoteke, tako da izpolnjujejo te pogoje:

• Vedno so ločeni
• Dostopni so ne glede na to, kje sem, vendar
• Dostop do delovnih datotek mi je nekoliko neprijeten, ko sem v domačem načinu, in domačih datotek, ko sem v delovnem načinu.

Uporabite različne vmesnike za različne stvari

Najprej se pogovorimo o digitalnih dokumentih, kot so dokumenti za obdelavo besedil, preglednice, predstavitve, PDF-ji in slike.

Najlažji način, da imam dokumente ločene in hkrati dostopne, je, da jih shranim v spletno sinhronizacijsko storitev in uporabim različne storitve za različne vrste informacij. Dropbox uporabljam za shranjevanje, varnostno kopiranje in sinhronizacijo svojih osebnih datotek, pri delu pa se zanašam na Google Drive. Poleg teh dveh storitev je na voljo veliko možnosti, o katerih si lahko preberete na seznamu najboljših spletnih storitev za shranjevanje v PCMagu. Bistvo pa je, da začnete z ločevanjem datotek na dve različni storitvi.

Zakaj ne bi namesto dveh različnih storitev izbral najljubšo storitev shranjevanja in ustvaril dva različna računa? Različen vmesnik mi pomaga ohranjati meje, ki jih potrebujem med delovnimi in osebnimi datotekami.

Če pogledam spletni vmesnik Google Drive, se mi zdi, da delam. Če pa med počitnicami strmim v Google Drive, mi v glavi odpadejo zvonovi, ki me spominjajo, da delam, ko bi se moral odpraviti ob bazenu. Če pa med vikendom pišem orodje okoli Dropboxa in organiziram svoje osebne fotografije, mi možgani ne dajo istega signala "delaš". Sčasoma sem razvil močno povezavo med vsakim vmesnikom in tistim, kar delam v tem vmesniku. Zame je še pomembneje imeti jasne meje med poklicnim in zasebnim življenjem, ker delam v domači pisarni. Ko sem delal polni delovni čas v pisarni, sem uporabljal podobne strategije z enakim učinkom.

Ustvarite vizualne namige v vašem OS in teme

Nekatere storitve shranjevanja, na primer tiste, ki se tesno integrirajo z vašim operacijskim sistemom, sploh ne izgledajo podobno (razen če uporabljate spletno aplikacijo). Ni nujno, da imajo ločen vmesnik. Drug način, na katerega se lahko delite, ne da bi se tega sploh zavedali, je, če uporabljate drugačen operacijski sistem v službi in doma. Če imate v pisarni sistem Windows in računalnik Mac doma, boste morda že čutili enak občutek, da ste prezavestni, ko doma na Macu opravljate pisarniško delo.

Druga težava je lahko ta, da uporabljate enaka orodja v svojem poklicnem življenju in osebnem življenju, ker so vam všeč. Ne želite izbrati dveh različnih orodij ali vmesnikov. Za oba želite uporabiti tistega, ki vam je najbolj všeč. Nekateri moji prijatelji, na primer, Slack uporabljajo za osebno komunikacijo, Slack pa uporabljajo tudi pri delu. V tem primeru priporočam, da spremenite temo (tj. Barvno shemo) svojih dveh računov Slack, tako da sta fizično videti drugače. Eno barvno shemo boste hitro povezali z delom in eno z zasebnim osebnim klepetanjem.

Brskalnik razdelite

Druga možnost za delitev dela in ustvarjanje vizualnih znakov, ki vas opominjajo, kakšno vrsto dela opravljate, je, da se držite ene vrste brskalnika v službi in druge doma. Vizualni nasveti so morda bolj subtilni, vendar boste še vedno navajeni, da boste lansirali, recimo, Chrome for Work in Firefox za osebne stvari.

Koristno je uporabiti tudi dva ločena brskalnika, če želite shraniti spletno zgodovino ločeno. Na primer, morda ste bolj pozorni pri čiščenju predpomnilnika brskalnika za delovne datoteke, ker vsebujejo občutljive podatke o podjetju, vendar boste morda želeli obdržati svojo osebno spletno zgodovino, tako da lahko hitro poiščete spletna mesta, ki ste jih zadela pred nekaj dnevi (ali vice obratno).

Uporabite e-poštne aplikacije za stranke v svojo korist

Za mobilne telefone obstaja resnično preprost način za ločevanje delovne e-pošte od osebne e-pošte, ne glede na to, ali uporabljate isto službo, kot je Gmail, tako za delo kot za dom. Rešitev: Uporabite različne e-poštne odjemalce.

Gmail ima samostojno aplikacijo, vendar vam je ni treba nujno izbrati kot aplikacijo, ki jo uporabljate za dostop do Gmaila. V napravi iPhone bi lahko uporabljali zalogo Mail. Ali na kateri koli telefon lahko namestite aplikacijo za zunanje e-poštne odjemalce, ki deluje z Gmailom, na primer Boxer ali Inboxcube.

Rad uporabljam ločene aplikacije za delo in osebno e-pošto. Enako korist imam, če imam dva različna vmesnika. Če se trudim, da se ne bi sesuli v delo, lahko prekinem in zaprem delovno e-poštno sporočilo, medtem ko bom osebni e-poštni naslov lažje dostopen ali obratno.

Mogoče je, da vam je všeč samo ena aplikacija za e-poštne odjemalce in jo želite uporabiti tako za svoje delo kot za osebno e-pošto. V mnogih aplikacijah imate lahko več računov, ki jih je mogoče overiti, in med njimi po lastni prekladi. Omogoča enostavno uporabo, ki si je dejansko ne bi želeli. Izgubite prednost, ker imate dva različna vmesnika, in izgubite možnost, da zapustite aplikacijo s katerim koli računom, ki ga trenutno želite narediti manj vabljivega. Mogoče želite, da je vaša tehnologija nekoliko manj uporabniku prijazna zaradi lastne psihologije.

Razdeljena za boljše ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem

Če potrebujete jasnejše meje med svojim službenim in osebnim življenjem, bo razdelitev vaših podatkov v različne aplikacije, storitve, operacijske sisteme in brskalnike izjemno koristna.

Obstajata dva različna navidezna prostora, do katerih dostopate do datotek, ustvarite nasvete, asociacije in ovire za vstop, ki vam lahko pomagajo zmanjšati delo v prostem času ali opravljati osebna opravila med delom, hkrati pa vam omogoča, da jih opravite, ko je to potrebno.