Bodite organizirani: kako ohraniti urejeno, pregledno in ne preveč zasedeno

Slack omogoča komunikacijo znotraj ekipe veliko lažje kot uporabo e-pošte, vendar pa aplikacija ponavadi izgleda kot zmedena otroška igralnica. Če imajo člani vaše ekipe globoko strast do animiranih gifov ali ne razmišljajo, kako poimenujejo kanale, je verjetno, da je vaš osebni vmesnik popolnoma neorganiziran. S temi devetimi nasveti vam lahko povrnete nadzor nad to aplikacijo za poslovna sporočila.

1. Naredi ohlapna sporočila bolj kompaktna

Dve nastavitvi bosta zaostrili vaš vmesnik Slack, da bo bolj racionaliziran. Pojdite na Nastavitve> Sporočila in predstavnost. V razdelku Theme izberite Compact. Nato desno pod njim izberite Just prikaz imena.

Te nastavitve skupaj odstranijo odvečne znake in beli prostor iz Slack-a. Morda ni vaš najljubši slog, vendar je vredno poskusiti, če želite, da je vaš slack prostor videti bolj urejen in manj zaseden. Če želite skenirati veliko informacij brez veliko drsanja, je morda vredno poskusiti.

2. Zmanjšajte stransko vrstico

Ni razloga, da bi morali videti vsak kanal in sporočilo, ki sta privzeto navedena v vaši stranski vrstici. Zvezdni kanali in neposredna sporočila, ki jih najpogosteje uporabljate. Zaradi tega sedijo na vrhu pod naslovom Zvezdano, kar vam omogoča, da svojo pozornost usmerite na ta izbran seznam.

Če je vaš račun Slack resno natrpan, razmislite tudi o spremembi nastavitev, da se prikažejo samo sporočila z zvezdico in neprebrana sporočila. Pojdite na Nastavitve> Stranska vrstica> Nastavitve stranske vrstice> Videz in izberite Neprebrane in z zvezdico pogovore.

3. Zaustavite nered slike

Če je vaš glavni očitek Slack-a ta, da vaši sodelavci objavljajo preveč animiranih gifov, emojijev in povezav z ogromnimi predoglednimi slikami, jih lahko preprosto zatisnete v svojem pogledu. Poglejte v Nastavitve> Sporočila in predstavnost. Proti dnu so potrditvena polja, ki omogočajo skrivanje različnih vrst slik.

Če želite vrhunsko izkušnjo Slack, jih nastavite tako:

4. Prilagodite obvestila

Preveč obvestil jih vse pretvori v hrup. V treh korakih prilagodite obvestila, ki jih prejmete v Slacku.

Najprej izklopite zvok vseh kanalov, pri katerih večina novih sporočil ni pomembna. Pojdite na kanal, kliknite ikono zobnika poleg iskalne vrstice in izberite možnost za izključitev tega kanala.

Drugič, spremenite nastavitve obvestil v neposredna sporočila, omembe in ključne besede ali na nič. Če izberete Nič, boste videli značke z novimi sporočili, vendar ne boste prejemali zvočnih opozoril ali drugih zaslonskih obvestil.

Tretjič, bodite pozorni na zadnji dve možnosti, ki se pojavita v tem razdelku vaših nastavitev: Obvesti me o odgovorih na teme, ki jih spremljam, in uporabite različne nastavitve za mobilne naprave. Glede na to, kako vi in ​​vaši soigralci uporabljate pogovorne povezave z navojem, boste morda želeli izbrati možnost za prejemanje obvestil o nitkah. Kar zadeva možnosti mobilnih naprav, vam lahko pomaga, da se osredotočite na izbiro različnih nastavitev v telefonu. Ko boste naslednjič morali delati brez prekinitev, zapustite namizno aplikacijo Slack in se odjavite iz spletne aplikacije, a imejte telefon v bližini za pomembna obvestila o Slack-u.

5. Uporabite predpone za gručo podobnih ohlapnih kanalov

Tu je taktika, ki jo v Slacku redno vidim, da ekipe uporabljajo: ustvarite predpone za kanale, ki jih je treba združiti skupaj. Na primer, vsi kanali, ki jih izključno prodaja prodajna skupina, bi morali imeti predpono „prodaja-“, tako da boste lahko imeli # prodajne stike, # prodajne nasvete, # prodajne dobitke in podobno. Kanali, ki so samo za zabavo, lahko sprejmejo predpono "fun-" ali "watercooler-".

Uporaba predpone povzroči, da se podobni kanali samodejno združijo, tako na vaši stranski vrstici kot na celotnem seznamu kanalov, kadar jih morate raziskati.

6. Uporabite orodja za anketo (ali ta kramp)

Ko soigralcem zastavljate vprašanje v stilu ankete, na primer "Koliko časa se lahko vsi srečajo danes popoldne?" uporabite aplikacijo za volišče. Odgovore na anketo je veliko lažje in lepše brati, kot pa jih strinjati skozi množico komentarjev.

Polly for Slack je ena izmed najbolj znanih aplikacij za anketiranje in anketiranje. Namestite ga kot dodatek Slack in vnesite "/ polly", kadar želite ustvariti anketo.

Orodja za volišče lahko preskočite tudi s tem preprostim krampom: napišite svoje vprašanje in morebitne odgovore navedite z reacji. Vaši soigralci bodo ugotovili, da bi morali vprašanju dodati ustrezne reakcije, da bi pokazali svojo željo. Za možnosti glasovanja, ki nimajo očitnih ikon, uporabite številke reacji ali barvne pike. Rezultati so tesni, urejeni in lahko berljivi.

7. Ustvarite etiketo za niti

Niz sporočil je fantastičen za organiziranje Slack-a, vendar le, če jih uporabljate na način, ki deluje za vašo ekipo. Niti sporočila je pogovor, ki se zavrti z glavnega kanala v stransko vrstico. Ljudje se lahko vključijo v pogovor ali ostanejo zunaj njega. V nadaljevanju lahko vi in ​​vaši soigralci izčrpno pogovarjate o eni temi, ne da bi jo motili.

Kadar pa je preveč niti, je težko skenirati kanal in dohiteti vse, kar se v zadnjem času dogaja. Zato morate najti pravo razmerje med uporabo niti in etiketo zanjo. Ni pravila, kako to storiti.

Včasih sem sodeloval z ekipo, ki bi na koncu vsakega sporočila, ki ga želi preusmeriti z glavnega kanala, dodala zavoj nit niti. Sčasoma smo se vsi lotili neuradnih pravil, kdaj naj navajajo sporočila, in vsi so se z veseljem držali njih.

Nasvet: Če želite dodati emoji po meri, kliknite svoj delovni prostor v zgornjem levem kotu, izberite Prilagodi ohlapno in na zavihek Emoji naložite sliko po želji. Upoštevajte, da lahko skrbniki omejijo, kdo lahko doda emojije po meri.

Če ne želite napredovati, boste morda želeli izvedeti tudi, kako sestaviti ohlapnega bota.

8. Organizirajte misli z oblikovanjem

S formatiranjem lahko organizirate tisto, kar napišete v Slack sporočila. Drugi ljudje lažje pregledajo kanal in izberejo, kaj je pomembno.

Slack uporablja oblikovanje Markdown za krepko, poševno in podčrtano obliko ter obliko kode. Ko vtipkate več kot nekaj znakov, se na dnu zaslona prikaže varalni list, ki vam pomaga.

Poleg tega v sporočilo dodajte prelome vrstic z uporabo shift + return. Ta kombinacija tipk omogoča ustvarjanje odstavkov brez objave sporočila (če se vrnete brez premika, bo vaše sporočilo objavljeno). Ko to storite, lahko pišete daljša sporočila, ki jih je enostavno prebrati in urediti, namesto da bi jih objavili pet ali šest zaporednih. Ta praksa lahko koristi vašim rezultatom iskanja Slack, če uporabljate brezplačen račun, ki je omejen na iskanje samo po zadnjih 10.000 sporočilih.

9. Ustvari samodejna opozorila

Samodejno opozorilo v Slacku je obvestilo, ki ga prejmete samodejno, ko pride do nekega dejanja. Na primer, lahko ustvarite opozorilo, kdaj nekdo izpolni spletni obrazec vašega podjetja. Še nekaj idej: lahko vas opozori vsakič, ko se v spletni trgovini zaključi prodaja, kadar koli se na vašem spletnem mestu pojavi nov komentar ali takoj, ko nekdo iz vaše ekipe odpre ali zapre izdajo v Githubu.

Obstaja nekaj načinov za nastavitev in nadzor samodejnih opozoril. Najenostavneje je prek Slackovih integracij z drugimi orodji v svojem App Directory-ju. Na primer, povežite Slack z Freshdeskom in prejeli boste opozorila o vstopnicah za podporo, ki so bile poslane vaši ekipi.

Drug način je uporaba Slack aplikacije Incoming Webhooks, ki zahteva majhno tehnično znanje in izkušnje, vendar omogoča, da prejmete opozorila o dejavnostih, ki so morda zunaj področja aplikacij Slack. Zadnja možnost je uporaba zunanjega orodja za avtomatizacijo, na primer IFTTT, Workato ali Zapier. Te storitve omogočajo povezovanje aplikacij med seboj, v primeru Slack pa lahko povežete aplikacijo, tudi če je Slack izvorno ne podpira. Orodja za avtomatizacijo lahko dajo tudi več možnosti za prilagoditev opozorila.

Signal proti hrupu

Slack je obljubil, da bo pomagal odpraviti nekatere težave med signalom in šumom, ki so povezane z e-pošto. Obljubil je tudi, da bo ljudem omogočil način komunikacije, ki bi bil bolj zabaven. Postala je aplikacija, ki večinoma uspeva na obeh področjih, vendar je s tem prerasla v drugačno zver, tisto, ki se lahko počuti neprijetno. S čiščenjem vmesnika Slack lahko znatno zmanjšate hrup in ustvarite bolj osredotočen prostor za komunikacijo.

Če vse drugo odpove, lahko vedno skočite z ladje, če pogledate v teh 17 alternativ Slack. Če se zavezujete, da se boste držali aplikacije, se prepričajte, da se boste naučili še nekaj nasvetov in trikov za Slack.