Bodite organizirani: kako sem prešel na delo v oblaku

Po letih dela v hibridnem sistemu, kjer so bile nekatere datoteke lokalne, nekatere pa v oblaku, sem nedavno prešel na delo v celoti na spletu. Odločil sem se, da bom uporabljal Google Drive, vendar bi lahko bil prav tako enostavno kakršna koli podobna storitev, kot je Microsoft Office Online.

Takole sem prešel v novo okolje, nekaj prednosti in slabosti delovanja v celoti na spletu ter nasvete, če razmišljate tudi o prehodu.

Zakaj sem prešel na Google Drive

Že dolgo uporabljam Google Drive, vključno z Google Dokumenti, Preglednicami in Diapozitivi. Nikoli pa ga do nedavnega nisem uporabljal izključno za vse svoje delo.

Moja prejšnja namestitev je imela nekaj datotek, shranjenih lokalno v računalniku (seveda varnostno kopirane) in le nekaj datotek, ki so živeli kot Google Dokumenti in druge spletne datoteke. V glavnem sem uporabljal Google Drive za datoteke, ki so bile kolaborativne, na primer dokument za načrtovanje počitnic s prijatelji.

Eden glavnih razlogov, da sem se odločil, da se bom povsem preselil v oblak, je bil, ker sem uporabljal veliko različnih naprav, veliko več kot kdajkoli prej. V katerem koli dnevu bi si želel opraviti delo s katero koli od približno petih različnih naprav, odvisno od tega, ali sem doma, na sestanku, potovanju ali kje drugje. Imam namizni Mac, Chromebook Pixel, ki je prenosljiv, vendar ni odličen za sestanke, pametni telefon in prenosni računalnik. In občasno delam na računalniku nekoga drugega.

Kadar koli je mogoče, raje beležke in urejam neposredno v svojih datotekah, kot pa da v aplikaciji za beležke ločim zapiske o tem, kaj moram narediti kasneje v datoteko. Delo v oblaku ustreza tej potrebi, Google Drive pa je izpolnjeval tudi večino drugih mojih potreb, kot so združljivost z datotekami datotek Microsoft Office, veliko prostora za shranjevanje in podpora za vse naprave, ki jih imam.

Ko je vse vaše delo v oblaku, imate dostop do datotek neposredno. Dokler imate internetno povezavo (in včasih tudi, ko je nimate), lahko urejate datoteke. Kar nekaj let je trajalo, da je Google Drive prišel do te točke, vendar zdaj, ko je tu, to uporabljam z odličnimi rezultati.

Nasveti za selitev v oblak

Ko se boste odločili, da boste vse svoje delo obdržali v oblaku in lokalno shranili, se boste znašli pred enim velikim izzivom: ugotoviti, kaj storiti z vsemi svojimi starimi datotekami. Moj nasvet je, da ne skrbite za stare datoteke preveč. Ne zapravljajte časa, da bi poskušali popolnoma preseliti ali preurediti vse svoje stare podatke, na katere morda vseeno nikoli več ne pogledate.

Namesto tega se osredotočite na to, kako boste organizirali ali shranili nove podatke naprej. V mojem primeru sem takoj začel uporabljati Google Drive za vse svoje nove dokumente. Na spletu Google Drive sem ustvaril nove mape, ki so zrcalile isti organizacijski sistem, kot sem ga uporabljal na namizju. Ko sem zagnala novo datoteko, sem jo naredila za Google Doc. Sedanjosti sem posvečala več pozornosti kot preteklosti.

Imel sem nekaj datotek, ki bi jih uvrstil med stare in nove, vendar "v teku". Datoteka, ki je v teku, je nastala že zdavnaj, vendar je še danes pomembna in je v uporabi. V mojem primeru so ponavadi preglednice, v katere beležim delo, ko ga dokončam. Na primer imam trenutno datoteko, v kateri spremljam članke, ki jih pišem, datume, ki jih objavljajo, in druge metapodatke. Nenehno ga dodajam in je vedno uporaben in ustrezen, čeprav sem ga ustvaril pred leti.

Če želite preseliti te tekoče datoteke, sem jih preprosto naložil v Google Drive, enega za drugim, in jih pretvoril v datoteke, oblikovane v Googlu. Excel datoteke so postale Google Sheets. Preprosto.

Razlog, da sem jih naredil eno za drugo, je bil, da sem preveril in se prepričal, ali se bodo odprle, in da vsebina ne bo skrita. Na srečo je vse potekalo gladko. Vseeno sem tiste dragocene izvirne kopije datotek v računalniku hranil približno mesec dni, za vsak primer, kar me vodi k drugemu nasvetu: Izvirne kopije pomembnih datotek hranite za obdobje prekrivanja.

Če gre kaj narobe z vašo selitvijo, boste želeli originale. To je nekako tako, ko na daljavo odložite papir za čeke z mobilno aplikacijo in banka vam porine sporočilo: "Zakaj ne obesite tega čeka, dokler se ne počisti?"

Nasvet je tudi preveriti, ali storitev deluje na vseh vaših napravah. Odprite različne datoteke. Zdaj izklopite Wi-Fi in jih poskusite odpreti. Ali je to mogoče, tj. Ali ste imeli kopije datotek, ki ste jih pričakovali brez povezave (več o dostopu brez povezave v trenutku)? Lahko uredite? Ali morate za opravljanje dela namestiti katere koli aplikacije ali vtičnike? Težje je, kot si morda mislite, da si boste vzeli čas za izvedbo teh preizkusov, vendar zagotovo nekje prikažete in ne boste mogli narediti ničesar, kar ste načrtovali.

Ko sem se začel z novim sistemom za delo v celoti v Googlu Drive (vendar še vedno v tem obdobju prekrivanja, preden sem izbrisal vse svoje lokalno shranjene podatke), sem v računalnik namestil komponento za sinhronizacijo Google Drive in naredil varnostno kopijo v zadnjih dveh letih. " vreden podatkov v oblaku. Nisem preizkusil vseh datotek, da bi se prepričal, ali so čisto pretvorili v Google Drive, kot sem to storil s svojimi pomembnimi tekočimi datotekami, vendar sem se počutil bolje, ko sem vnesel večino svojih starih podatkov, samo v primeru, da jih kdaj potrebujem. Nasvet na tisti sprednji strani: Varnostno kopirajte stare datoteke, vendar ne porabite preveč časa za to.

Pri tehtanju tveganj in koristi, ugodnosti in neprijetnosti sem začutil, da mi je varnostno kopiranje starih podatkov, ki jih verjetno ne bom več potreboval, v Google Drive in ga poklical na dan.

Obstajajo tudi druge prednosti in slabosti. Upoštevajte, da ne navajam vseh prednosti in prednosti, ampak le nekaj takih, ki so pomembni za uporabo storitve Google Drive izključno za delovne datoteke.

Delo v oblaku: Pros

Samodejno varnostno kopiranje. Vem, da večina ljudi, ki zdaj ne varnostno kopirajo svojih podatkov, ne bo začela kmalu. Ko delate v storitvi Google Drive, vam ni treba razmišljati o varnostnem kopiranju. Zgodi se samodejno in pogosto.

Toliko prostora! Google Drive ima veliko prostora. Vsi z Googlovim računom dobijo vsaj 15 GB, nakup več pa je poceni. Poleg tega obstajajo še druge vrzeli, ki vam omogočajo več prostora. Na primer, datoteke, ki jih ustvarite v Googlu Drive, kot so Google Dokumenti, ne štejejo za omejitev prostora za shranjevanje! To je ogromno.

Združljivo s sistemom Office. Medtem ko datoteke ustvarjam in urejam izključno v Googlu Drive, ne delajo vsi, s katerimi sodelujem. Mnogi ljudje še vedno uporabljajo Microsoft Office. S storitvijo Google Drive lahko izvozite katero koli Googlovo datoteko v Microsoftovo obliko. Z le nekaj kliki lahko Google Doc pretvorim v datoteko Word.docx.

Sodelovanje. Za sodelovanje v realnem času nič ne premaga Google Drive. Datoteke lahko delite z drugimi uporabniki, upravljate, kdo si jih lahko ogleda in ureja, in celo klepetate s sodelavci, ko skupaj delate datoteko.

Lokalno sinhroniziranje. Kot sem že omenil, sem lahko hitro varnostno kopiral stare datoteke v Google Drive, ker ima lokalno komponento za sinhronizacijo. Ta funkcija omogoča, da Google Drive opravlja dvojno delo kot spletna pisarniška zbirka za sodelovanje in program za sinhronizacijo datotek in varnostno kopiranje.

Cena. Google Drive je brezplačen. Microsoft Office stane približno 100 dolarjev na leto. Moram povedati več?

Delo v oblaku: kont

Skrbi glede zasebnosti in varnosti. Ljudje, ki nočejo uporabljati storitve v oblaku, so skoraj vedno zaskrbljeni zaradi zasebnosti in varnosti. Nekdo drug shranjuje vaše podatke na lokaciji, ki je verjetno ne morete natančno določiti. Google vaše datoteke, shranjene v storitvi Drive, privzeto šifrira, vendar podjetje tudi upravlja ključe za vas, kar je nekaterim rdeča zastava. Če podjetju, ki shranjuje datoteke, ne zaupate ali če datoteke vsebujejo zelo občutljive podatke, selitev v oblak morda ni za vas.

Dostop brez povezave. Delo v oblaku pomeni, da potrebujete internetno povezavo. Krmarjenje po pravilih in konfiguracijah brez povezave po spletu je lahko prava bolečina. Včasih gredo stvari narobe ali ne, kot ste pričakovali.

Z Googlovim pogonom je mogoče delati brez povezave, kar je odlično, le da obstaja veliko opozorilov, in odkrito povedano, nimam si jih zapomniti. Vem, da moram za delovanje uporabiti brskalnik Chrome, vendar podrobnosti pogosto pozabim. Ugotovil sem, da je nalaganje datotek, na katerih želim delati, preden zapustim območje z Wi-Fi-jem, dobra rešitev, vendar spet samo, če uporabljam Chrome. Potem lahko na teh datotekah delam z lahkoto (dokler slučajno ne zaprem zavihka).

Lahko pa postane nered.

Ko končam urejanje brez povezave, moram še vedno povezati napravo z internetom, da spremembe spremenim v oblak. Včasih povzroča težave. Recimo, da delam brez povezave na prenosniku, medtem ko sem na letalu. Letalo pristane, se usedem v taksi in potem se spomnim še ene spremembe, ki jo želim narediti. Če odprem telefon in naložim datoteko s pomočjo podatkovne povezave, si bom ogledal staro kopijo pred vsemi spremembami, ki sem jih opravil na letalu, ker jih še nisem sinhroniziral. Recimo, da to točko pozabim in naredim nekaj sprememb prek telefona. Ko končno povežem prenosni računalnik z internetom, mi bo Google povedal, da nekaj ni na udaru. Obstajajo rešitve, vendar nobena od njih ni čista ali preprosta. Pripravite se na kopiranje in lepljenje.

Iskanje deluje, razen kadar ne. Ko datoteke shranjujete z Googlom, imenom v internetu, imate velika pričakovanja glede iskalnega orodja. Iskanje datotek v Googlovem disku me je zadelo ali zamudilo. Ko iščem po imenu datoteke, bom verjetno našel tisto, kar potrebujem, vendar ne vedno. Zdi se, da podčrtani naslovi v imenih Google vržejo zanko. Imam datoteko z imenom 160530_SIN_RR_Collaborat-Chart, ko pa iščem »Sodelovanje«, spodnja slika prikazuje, kaj se izkaže.

Google išče vsebino vaših datotek, kar pomaga, vendar bo kljub temu morda potrebno nekaj poskusov in napak, da bi našli tisto, kar potrebujete. Ko drugi sodelavci delijo datoteke z vami, so tiste, ki jih pogosto najtežje najdem, z iskanjem ali brez. Na koncu se zanašam na datoteke, označene z zvezdico (priljubljene), kot tudi na seznam nedavnih datotek, ki jih Google Drive ponuja precej.

Spletne motnje. Če želite delati v Google Dokumentih, morate imeti odprto okno brskalnika in za nekatere ljudi je spletno pobočje. Zame to ni veliko težava. Uporabljam nekaj orodij in trikov za povečanje produktivnosti in zmanjšanje motenj. Za druge pa je preprosto spletno povabilo, da brskate po spletu in ne opravite pravega dela. Če boste bolje opravili delo, ko odklopite internet, delo v oblaku verjetno ni za vas.

Bi se morali premakniti v oblak?

Delo izključno v oblaku ima svoje prednosti, a prinaša tudi nekaj frustracij. Kot sem že rekel, delo v spletu ne pomeni nujno, da uporabljate Google Drive, vendar bodo številne prednosti in slabosti enake pri podobnih rešitvah. Preden se preselite v oblak, si morate zastaviti nekaj vprašanj:

• Ali imam večino časa zanesljiv dostop do interneta?
• Ali sem se pripravljen naučiti pravil dela in spleta?
• Ali mi bo delo v oblaku omogočilo dostop do datotek na način, ki ga zdaj nimam in ki ga bom dejansko uporabljal?
• Ali sem pripravljen organizirati, kje je moje delo shranjeno, tako da ga zlahka najdem?
• Se bom lahko uprl skušnjavam brskanja po spletu, če bom vedno povezan?

Če želite več nasvetov, glejte 30 nasvetov za Google Drive.