Organizirajte se: kako v petih preprostih korakih sodelovati v Microsoftovi pisarni

Največja novost v programu Microsoft Office 2016 je ta, da omogoča sodelovalno urejanje v realnem času. Dovoljenje več kot eni osebi, da hkrati dela na datoteki in vse strani vidijo spremembe, ko jih delajo sodelavci, je že dolgo prodajno mesto konkurenčnih pisarniških paketov, in sicer Google Drive s svojimi dokumenti, listi in drugimi spletnimi aplikacije za produktivnost Živo soavtorstvo v Officeu je dobrodošlo, če zamujate, poleg Officeovih aplikacij. Uporaba funkcij skupnega urejanja zahteva nekaj nastavitev in nekaj znanja. Teh pet korakov vam bo pomagalo začeti.

1. Preverite svoje ime

Kako bodo ljudje vedeli, kdo ste, ko se vpišete v njihove datoteke in začnete urejati? Odprite aplikacijo, kot sta Word ali Excel, in pojdite na Datoteka> Možnosti, nato pa na zavihku Splošno vidite naslov z naslovom "Prilagajanje kopije Microsoft Officea". Uporabniki Mac bodo to možnost našli v Nastavitve> Uporabnik. Tu lahko posodobite svoje ime, začetnice in druge identifikacijske podatke. Verjetno boste videli nekatere podrobnosti, ki so že izpolnjene na podlagi vašega Microsoftovega računa ali katere koli podatke je dal skrbnik vašega računa podjetja.

V vsakem primeru je posodabljanje imena in začetnic koristno, če vas ljudje poznajo po nečem drugem kot zaradi vašega zakonitega imena ali vnesenega imena. Izbira prepoznavnih začetnic pomaga tudi, če skupino začetnic delite s sodelavci. Na primer, svoje zelo običajne začetnice JD sem spremenil v JED.

2. Shranite datoteke v oblak

Nihče ne more delati datoteke z vami, če datoteka ni shranjena v skupnem prostoru. Svoje datoteke boste lažje spremljali, če jih shranite v skupni prostor z začetka, namesto da čakate, da vas bo Office 2016 pozval, da naredite kopijo v skupni prostor (kar bo storil kadarkoli poskusite deliti datoteko, ki je shranjena lokalno).

Pojdite v Datoteka> Shrani kot in izberite lokacijo v OneDriveu (domači uporabniki bodo izbrali to prvo možnost), OneDrive za podjetja ali SharePoint.

3. Povabite sodelavce

Če želite povabiti sodelavce, potrebujete meni Možnosti skupne rabe, ki je v zgornjem desnem kotu. Poiščite ikono "oseba z znakom plus". Tu lahko izberete »Povabi ljudi«.

Povabi osebe odpre okno v istem oknu, v katerem vpišete e-poštne naslove, dodate izbirno sporočilo in datoteko delite po e-pošti. V različici sistema Office 2016 za Mac tipka Share ponuja tudi možnost kopiranja povezave in pošiljanja priloge, ki jo lahko uporabniki Windows najdejo v podoknu Datoteka> Skupna raba. Na dnu plošče za skupno rabo je izbira »Pridobi povezavo za skupno rabo«, ki kopira povezavo do datoteke v odložišče, ki jo lahko prilepite v poljubno platformo za komunikacijo ali sodelovanje.

4. Ko se spremembe v realnem času ne prikažejo, osvežite za ogled sprememb

Če vi in ​​vsi vaši sodelavci za shranjevanje datotek uporabljate isto mesto OneDrive for Business ali SharePoint in vsi uporabljate isto različico sistema Office 2016, bi morali imeti možnost, da se v datoteki vidijo spremembe, ko se pojavljajo, pri čemer je vsaka oseba tipkanje označila z barva in identifikacijski niz začetnic ali slike.

Če pa vaši sodelavci do datoteke, ki ste jo dali v skupno rabo, dostopajo na drugačen način, na primer prek spletne različice Worda, kot je to storil moj sodelavec med testiranjem, morda ne boste videli sprememb v realnem času. Moral sem ročno osvežiti ali posodobiti datoteko.

Na dnu okna poiščite vrstico z besedami "Na voljo so posodobitve."

Osvežite dokument s klikom na to besedilo in prikazale se bodo spremembe vaših sodelavcev.

5. Zaklenite vsebino, da preprečite spremembe

Včasih povabite sodelavce, da pomagajo pri urejanju dokumenta, vendar obstaja nekaj vsebine, ki je ne bi smeli spremeniti. Zaklenete ga lahko z orodjem Blokiraj avtorje, ki ni tako intuitivno poimenovano. Sliši se, da bo preklical privilegije za urejanje, saj dejansko zaklene vsebino, ki jo izberete med urejanjem.

Označite vsebino, ki jo želite zakleniti. Pojdite na Pregled> Blokiraj avtorje. Osvetljeni razdelek bo zdaj imel ikono, ki kaže, da ga ne morete spremeniti nihče, razen vas.