Video: ORGANIZIRAJTE SA MNOM CIJELU KUĆU (Oktober 2024)
E-pošta povzroča resne težave za našo produktivnost in psiho. Preplavljena pošta je težka na pamet. Če se vedno znova vračamo k njemu, ustvarjamo več "dela o delu", kot pravi pregovor, ki je zelo neučinkovit in redko dejansko osrednji za resnično delo, ki ga moramo opraviti. Če se to sliši kot vaše življenje, je čas, da to mapo prečistite.
Moja metoda za ohranjanje zdravega odnosa z e-pošto se opira na zelo majhne in konkretne ukrepe, ki jih izvajam vsak dan - preglejte mojih 11 nasvetov za upravljanje e-pošte. Z drugimi besedami, vzdrževanje mape »Prejeto« ni enkratno čiščenje. Toda kaj lahko storite, če je vaša mapa »Prejeto« tako grozna, da najprej ne vidite več tako velike in takojšnje ovire, da bi se spopadli z njo? V tem primeru je čas, da se usedemo in prenovimo mapo »Prejeto«.
Tukaj je, kako to storiti.
Pozabi na obdelavo vsakega sporočila v mapi »Prejeto«. To se ne bo zgodilo in velikega izplačila ne bo. Bolje je opraviti pomet.
"Pometanje" pomeni, da se množica nereda množično premakne v drugega. V svojem e-poštnem programu nastavite nekaj novih map in jih poimenujte po letih, četrtletju ali mesecu (razen tekočega leta, četrtletja ali meseca; tj. Še ne ustvarite mape »2013«), odvisno od stanja vašega inbox in kako navadno razmišljate o času. Na primer, lahko ustvarite te mape:
- 2010
- 2011
- 2012
Ali pa morda:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Razlog, da ne boste ustvarili mape za tekoče leto, četrtletje ali mesec, je zato, ker bo vaša mapa »Prejeto« za zdaj »trenutna« mapa.
Nato razvrstite ali izvedite iskanje, odvisno od tega, kateri e-poštni program uporabljate, da izolirate vsa sporočila iz določenega obdobja in jih množično premaknete v ustrezno mapo.
Karkoli je še ostalo v mapi »Prejeto« - to so sporočila, za katera lahko resnično skrbite za obdelavo, morda danes, morda jutri, vendar je bolj verjetno, da bo v naslednjih nekaj dneh malo po malo. Ne želite prevzeti preveč naenkrat.
Vsa vaša stara sporočila so še vedno prisotna - ti so samo zunaj. Mogoče se boš nekega dne spopadel z njimi, vendar stavim, da ne boš. To je ena najhujših težav elektronske pošte. Mislimo, da se bomo lotili branja, odgovorov ali kako drugače reagirali na toliko sporočil, a tega nikoli ne storimo. Potepanje vam omogoča, da jih umaknete, ne da bi se jih dejansko znebili. Tako lahko še naprej verjamete, da boste lahko nekega dne obdelali vsa e-poštna sporočila iz leta 2012 (čeprav verjetno ne boste).
Oglejte si videoposnetek za pometanje v Gmailu.
Korak 2. Razdelite
"Zamah" skrbi za sporočilo, ki ga že imate, vendar ne naredi ničesar za sporočila, ki se bodo zdaj začela pojavljati v kateri koli sekundi. Ko prejmete prejeto sporočilo, ki se ne zaduši, morate ustvariti nekaj filtrov ali drugih načinov samodejnega razdelitve samodejno naprej.
Eden od načinov za to je uporaba različnih e-poštnih računov za različne namene, ne pa enega za vse. Dejansko imam štiri različne e-poštne račune, ki jih redno uporabljam: enega za podjetja, enega za osebno komunikacijo, enega za spletno nakupovanje (kjer hranim prejemke, sledim paketom, dobim opozorila o bančništvu in elektronski prijavi davka) in enega za tisto, kar kličem " smeti. " Moj račun za smeti dejansko ni v najstrožjem smislu. To je naslov, ki ga uporabljam za prijavo na novice ali nove spletne storitve, ki jih želim preizkusiti, vendar na koncu niso pomembni. Drugo ime za tovrstne vsebine je greymail. Ni čisto nezaželena pošta, ker ste jo zahtevali in si nekako želeli. Nič, kar je kritično za misijo, nikoli ne spada v ta račun za smeti, tako da če tega ne preverim več dni, ni nič hudega. Prav tako redko odpiram račun za smeti ali nakupovalni račun, ko delam, tako da me nikoli niti v oči ne mika.
Drug način za doseganje enakega učinka je skozi mape in samodejno razvrščanje. To je še posebej koristen način za upravljanje glasila in dnevnih ponudb. Outlook.com je glede tega precej sofisticiran, tudi Gmail je zelo dober.
Ne glede na to, ali nastavite filtre in mape ali začnete potiskati glasila in potrdila o nakupih na drug e-poštni naslov, ta korak traja nekaj časa. Za vzpostavitev osnovne metode razdelitve boste verjetno potrebovali od 30 minut do ene ure.
Korak 3. Izbrišite
Upajmo, da je tisto, kar je ostalo v mapi »Prejeto«, le delček tistega, kar je bilo prej. Naslednja stvar bi poskušala izbrisati vse, kar preprosto ni pomembno. Ta korak lahko traja nekaj časa, vendar zanj ne bi zapravil preveč časa.
Optično preglejte sporočila v mapi »Prejeto« in ko pristanete na eno, ki jo želite izbrisati, poskusite razvrstiti poštno sporočilo po pošiljatelju in preverite, ali obstajajo druga sporočila te osebe, ki jih je vredno izbrisati. Pogosto od ene osebe, ki povem isto, dobim več e-poštnih sporočil o spremljanju in vsi bi se morali nahajati v sekalnem bloku.
Izbrišite, kolikor lahko, ne da bi se ujeli v vsebino katerega koli sporočila. Če niste prepričani o sporočilu, ga za zdaj pustite pri miru.
Brisanje mi je pomembno, ker predstavlja izpuščanje. Če sporočilo ni pomembno in ne vsebuje kritičnih informacij, je brisanje znak, da mi nikoli več ne bo treba o njem razmišljati. Duševno me osvobodi obveznosti, ki jih predstavlja elektronsko sporočilo.
Morda boste želeli ustvariti tudi mapo, imenovano »Kasneje«, kamor pošiljate sporočila, ki niso res pomembna, vendar imate še vedno nekaj psihološke navezanosti. To so sporočila, s katerimi se nameravate ukvarjati "pozneje." Po mojih izkušnjah so "kasnejša" sporočila običajno smeti, ki jih še nisem bila pripravljena pustiti.
Fantastična storitev, imenovana SaneBox (6 USD na mesec), bo dejansko prebrala vašo mapo in prenesla nepomembna e-poštna sporočila v novo mapo z imenom »@SaneLater«. Pri preizkušanju SaneBoxa sem ugotovil, da je opravil neverjetno nalogo, da je določil, kaj je pomembno in kaj ne.
Korak 4. Razvijte sistem in ga spremenite v navade
Z obvladljivo mapo »Prejeto« in osnovno strukturo za vložitev e-poštnih sporočil zdaj potrebujete sistem za pošiljanje e-poštnih sporočil - zunaj osnovnega pravila »e-poštna sporočila, povezana s članki iz junija 2013, gredo v mapo 1306_JUN«, toda kdaj jih boste postavili jih tam? Kako pogosto jih boste pogledali? Kaj boste naredili s sporočili pred njihovo vložitvijo?
Ta korak je najtežji, ker od vas zahteva, da ustvarite pravila in razvijete navade za njihovo dolgoročno upoštevanje. Pravila, ki jih ustvarite, morajo biti izrecna. Morali bi jih znati artikulirati. Vendar ni treba, da so popolne ali absolutne. V redu je, če se občasno oddaljite od njih. Želite si, da se tu in tam odpove slab sistem, takšen, ki vam omogoča enostavno odskok, če zdrsnete.
Da vam predstavim, kako se pravila igrajo, je tukaj nekaj mojih pravil za obdelavo e-pošte.
Hitro izbrišite. Če e-poštno sporočilo ne zahteva ukrepanja, vključno z ponovnim branjem ali arhiviranjem za referenco, ga nemudoma vržem stran. Brisanje sporočil izredno hitro navadim tako, da vsako jutro najprej v glavnem izbrišem sporočila. Ko prispem do svoje mize, z enim napakom izbrišem toliko sporočil, kolikor se mi zdi primerno. Običajno gre za približno 60 odstotkov mojih novih neprebranih sporočil.
Takoj odgovorite na kritična sporočila ali jih hranite v mapi Prejeto. Če je e-poštno sporočilo kritično - pomeni, da zahteva takojšnje ukrepanje ali poglobljeno ponovno branje in po možnosti odgovor - takoj ukrepam ali pustim, da ostane v mapi »Prejeto«, dokler ne ravnam po njem, ponavadi v dnevu ali dveh. V mapi Prejeto lahko ostane do enega meseca. Po mesecu dni moram ukrepati. To je rok.
Datoteka do konca dneva. Če sporočilo vsebuje informacije, ki jih potrebujem, vendar ne zahteva takojšnjega ukrepanja, ga je treba premakniti v ustrezno mapo (ali lokalno shraniti na namizje) do konca dneva - ali konec tedna, če sem res zaposlen.
Petek popoldne očistite prejeto pošto. V petek popoldne si privoščim 10 do 20 minut, da razvrstim vse, kar je v mapi »Prejeto« in morda delujem na predmete, za katere ni potreben dolgotrajen odziv. Ko bom zapustil pisarno, bi moral na dnu videti dva centimetra ali dva bela prostora (prostor, ki se bo čez vikend spet napolnil).
Glej dno mape »Prejeto«. Iz dneva v dan je to pravilo tisto, pri katerem živim na najbolj temeljni ravni: vedno glejte dno prejetih sporočil. Za razliko od Inbox Zero, stremim k temu, da na sporočilu ni več sporočil, ki jih vidim. Preprosto je. Odpušča. Je prilagodljiv. To je razumen in dosegljiv cilj. In ni treba veliko, da dosledno upoštevate to pravilo. Kot navada se zdi, da ko sem začel ciljati na dno moje mape Prejeto, je postal podzavestni cilj.
Dolgoročna rešitev za upravljanje e-pošte
Vsa organizacija se resnično spušča na pravila, linč, ki pravila drži skupaj, so navade. Navade so način, kako ravnate po pravilih. Če je pravilo ob koncu dneva prazno e-poštni smetnjak, je navada vedno z desno miškino tipko, da smeti odpne, preden zapustite e-poštni program (ali pa nastavite svoj e-poštni program, da samodejno izbriše smeti ob odhodu). Če je pravilo, da do konca dneva vedno odgovarjate na e-poštno sporočilo svojega šefa, je navada, da sporočila svojega šefa samodejno razvrstijo v posebno mapo in to mapo preverijo vsak dan ob 16:00.
Dobro in učinkovito upravljanje e-pošte se nanaša na sistem, ki ga uporabljate, ne pa na programsko opremo, ki jo uporabljate. Aplikacije, funkcije in vtičniki lahko pomagajo rešiti posebne težave, ki jih imate z e-pošto, če pa jih ne bo obsežnejši sistem pravil ali metode za vgradnjo navad, ne bodo dolgoročno izplačane.
