Organizirajte se: kako pridobiti poročila o svojih izdatkih pred koncem leta

Bliža se konec leta. Tiho delate za mizo, ko iz računovodskega oddelka prispe novo e-poštno sporočilo. Glasno zavzdihnete zadevo in vsi vaši sodelavci se obrnejo, da vidijo, kaj je narobe. Obrazi se zasvetijo, ko priznate, da ste do tega trenutka popolnoma pozabili vložiti poročilo o odhodkih. V e-poštnem sporočilu piše, da je rok danes. Vročina iz vaših obrazov se spremeni v občutek strahu, ki teče po prsih in v jamo trebuha. Vaše podjetje vam dolguje nekaj sto dolarjev in v tem letnem času bi ga res lahko porabili. Ne paničite! Ti preprosti koraki vam lahko pomagajo nadzorovati svoje stroške.

Nekatere organizacije zelo enostavno oddajo poročila o stroških, tudi če zamujajo. Na primer, kreditne kartice podjetja, ki so vezane na sistem poročanja o izdatkih, izjemno pomagajo, vendar nimajo vsi to razkošje. Zato globoko vdihnite in sledite tem korakom, da čim prej pošljete poročila o zapadlih stroških.

Upoštevajte, da se velik del tega člena nanaša tudi na samozaposlene vrste, ki morajo konec leta zapraviti prejemke, da uveljavljajo davčne olajšave pri poslovnih odhodkih.

1. Vprašajte, kdaj je pravi rok in ali lahko vložite zamudo

Rok za vložitev poročil o odhodkih je morda že pretekel, odvisno od tega, kdaj vaša organizacija določa poslovno leto in kako obravnava časovne razmejitve. Vendar to ne pomeni nujno, da je prepozno, da predložite potrdila. Pametni ljudje izpolnjujejo roke. Če vam nekdo reče, da je rok konec petka, obstaja velika možnost, da je pravi rok ponedeljek zjutraj ali pozneje.

Vprašajte nekoga iz računovodstva ali svojega šefa za jasne podrobnosti o pravem roku za poročila o odhodkih in ali lahko kaj storite, če ste zamudili. Pogosto je. Če lahko vložite prepozno, bodite prijazni in milostivi do ljudi, ki vam pomagajo, in se upognite nazaj, da boste izpolnili točno to, kar zahtevajo. Bodite podrobni. Ne pozabite, da vam delajo uslugo. Potrudite se, da ga vrnete tako, da olajša njihovo delo.

2. Preverite pravila za prejemke

Če ste že vložili poročila o stroških, verjetno poznate osnovna pravila za oddajo potrdil. A poznate drobne podrobnosti? Ob vložitvi poročila o odhodkih dolgo po nastanku stroškov ste morda izgubili nekaj prejemkov. Ugotovite, ali obstaja pravilnik, kot je zahtevanje prejemkov samo za stroške, večje od 10 USD. Vprašajte tudi, ali lahko pokažete dokazilo o plačilu, tako da predložite izpisek kreditne kartice s poudarjeno postavko. Te podrobnosti lahko spremenijo čas, potreben za pripravo poročila o odhodkih.

3. Naredite oris elementov in datumov

Ko je čas, da dejansko začnete ustvarjati poročilo o zapadlih stroških, naredite okvirni seznam glavnih stroškov, ki jih morate zahtevati, kot so predmeti, ki ste jih kupili, potovanja in gostoljubje strank. Če vložite samo en predmet ali eno potovanje, preskočite ta korak.

Če je predmet na vašem seznamu dogodek, kot je obisk stranke ali konferenca, zapišite datume. Nato pod dogodkom ustvarite vnos za vsak dan, kot je ta:

Konferenca X: 1. in 3. junij

1. junij

2. junij

3. junij

4. Vizualizirajte svoje stroške

Ko se zberejo stroški, povezani s potovanjem ali dogodki, se mi zdi, da najprej naštejem največje stroške (na primer letalske vozovnice, hotel in sejnine), nato pa se vsak dan skušam priklicati ali znova zamisliti, da pokriješ manjše stroške. To naredite spodaj za vsak vnos.

Všeč mi je, da naredim okvirne možne stroške, nato pa jih izpolnite tako, kot se jih spominjam (koraki 5-7 vključujejo nekaj trikov za zapolnitev vrzeli, ko vam pomnilnik ne uspe). Okvir mora vključevati toliko točk, ki so pomembne za vaše datume:

• Začetna lokacija. Kje si spala? Ste imeli na tem mestu kakršne koli stroške, kot so stroški Wi-Fi?
• Lokalna potovanja. Ste šli kamor koli in če je tako, kako ste prišli tja (avto, taksi, avtoservis, javni prevoz)? Kako ste se vrnili? Če bi zahteval nadomestilo za kilometer vožnje, kakšna je razdalja?
• Obroki. Kje ste imeli zajtrk, kosilo in večerjo? Ste kupili pijačo, tudi ustekleničeno vodo in kavo, ali prigrizke?
• Potrebščine Ste morali čez dan kupiti kaj pričakovanega ali nepričakovanega?
• Končna lokacija. Kje si končal svoj dan? Kaj ste plačali tam?

Pogosto samo postavljanje teh vprašanj vam pomaga, da se spomnite stroškov, ki bi jih sicer lahko pozabili.

5. Preglejte svoje prejemke

Če imate kup potrdil, jih prelistajte zdaj in jih uskladite z obrisom, ki ste ga ustvarili. Razlog je, da tega ne storim najprej. Včasih potrdila preoblikujejo naš spomin na način, ki ne pušča delov dneva. Recimo, da si ogledate prejemke in vidite, da ste si na hitro zajtrkovali v kavarni in kasneje pojedli kosilo na prizorišču konference. Zdaj se spominjate teh dveh dogodkov in že ste pripravljeni na naslednjo potrdilo. Toda vaš spomin je morda izpustil vožnjo Uberja v vrednosti 15 USD med obema lokacijama zgolj zato, ker niste imeli fizičnega potrdila, da bi sprožil spomin. Lahko pozabimo podrobnosti, če nimamo sprožilcev.

6. Optično preglejte koledar

Koledar lahko vsebuje več opomnikov, ki vam pomagajo sestaviti natančno poročilo o odhodkih. Ko izpolnite svoj dan, odprite koledar in ga skenirajte, da preverite datume potovanja in pomembne dogodke. Nekateri vnosi vam lahko sprožijo spomin na stroške in pomanjkanje stroškov. Če vam je na primer poslovni partner poslal koledarsko vabilo na večerjo na dan, ko ste potovali, in ona plačala, vam ni treba skrbeti, da bi iskali potrdilo za svoj obrok tisto noč.

7. Kovček za previdnost

Drugo odlično mesto za iskanje manjkajočih stroškov je Mint. Mint je aplikacija za osebne finance, ki združi vse vaše finančne transakcije v eno spletno mesto in aplikacijo, ki jo lahko iščete. Z Mint lahko filtrirate vse stroške vaše kreditne kartice in debetne kartice po datumu, kar vam bo pomagalo odkriti stroške, ki ste jih pozabili. V tem primeru, ki sem ga prej navedel o prejemu Uber, lahko podatke najdete tako, da v kovnici poiščete datum, kar bo olajšalo iskanje pravega potrdila v vašem e-poštnem sporočilu.

Prav tako lahko v Mint dodate oznake za transakcije z vrsticami, in če to počnete celo leto za poslovne stroške, lahko preprosto najdete vse stroške, ki jih morate zahtevati.

Prej sem omenil, da če ne najdete potrdila, lahko vprašate, ali lahko za stroške oddate kopijo izjave o kreditni kartici, v kateri je poudarjena postavka. Znova vam bo tukaj pomagal Mint, ker vam bo povedal, katero kreditno kartico ste uporabili.

8. Ne pozabite na nasvete in parkiranje

Dve kategoriji stroškov, ki jih je enostavno spregledati, so nasveti in parkiranje. Majhni nasveti, plačani v gotovini, na primer za osebje za čiščenje hotelov in zvonike, nikoli ne pridejo do prejemkov. Plačilo parkiranja je lahko tudi v gotovini brez potrdila. Vendar se seštevajo in je vredno trditi, če ste jih naredili.