Bodite organizirani: kako se izogniti temu, da bi se čas e-pošte izognil

E-pošta uničuje produktivnost in skoraj nihče ne ugotovi, kako slabo je. Količina časa, ki ga ljudje preživijo v e-poštnih programih, je osupljiva, vsak dan se giblje blizu 30 odstotkov. Obstaja način, da se dotaknete tega. Težavo z e-pošto lahko dejansko premagate, ne da bi nujno zmanjšali skupno količino časa, ki ga preživite v e-pošti. Rešitev, ki jo delim spodaj, je odvisna od tega, da bi težavo najprej bolje razumeli.

E-pošta je slabša od Facebooka

Glede na raziskave je elektronska pošta slabša za vašo produktivnost kot Facebook, težava pa je v tem, da se ljudje ne zavedajo, koliko časa porabijo za e-pošto.

Robby Macdonell, podpredsednik razvoja izdelkov v RescueTime, se strinja glede na to, kar vidi in sliši od uporabnikov. RescueTime je orodje za upravljanje časa, ki sledi aplikacijam in spletnim mestom, ki jih uporabljate v računalniku in mobilni napravi. Nato ustvari poročila, ki prikazujejo, kako preživite svoj čas.

Macdonella sem vprašal, kakšna sta gibanja produktivnosti on in njegovi sodelavci na RescueTime, ko skupaj gledajo podatke, zbrane od svojih uporabnikov. "Največji trend, ki ga opažamo, je, da ljudje ponavadi prevladujejo v komunikacijskih aplikacijah. Zlasti po e-pošti je ta, ki je po naših podatkih vedno blizu vrha."

"Ena stvar, ki jo slišimo od ljudi, ki so se prijavili na RescueTime, je:" Bojim se videti, kaj pravijo podatki, ker ne želim videti, koliko časa preživim na Facebooku ali Redditu. " Pogosto teden dni kasneje rečejo: "Ni bilo tako hudo, kot sem si mislil, ampak o moj bog, veliko časa preživim po e-pošti, " "je dodal Macdonell.

Zakaj je e-pošta "slaba?"

Zakaj torej e-pošta slabo? Nekateri strokovnjaki za produktivnost pravijo, da je to zato, ker je e-pošta "delo o delu" in ne dejansko samo delo. Drugi argument, ki je verjetno bolj natančen, je, da nas e-pošta nenehno prekinja. Količina časa, ki ga porabimo v e-pošti, ni problem. To, da se čas širi čez dan.

Zlasti delavci, ki delujejo na znanju, običajno potrebujejo neprekinjeno osredotočenost, da opravijo resnično pomembno delo. "Večina ljudi prekriva dejstvo, da je e-pošta dejavnost, ki vas bo skozi dan večkrat oddaljila od te ustvarjalne misli, " je dejal Macdonell.

Mikael Berner, izvršni direktor aplikacije EasyilyDo, ki avtomatizira majhne vidike vašega življenja in vam tako pomaga sprostiti čas, vas večkrat bere e-poštno sporočilo. Ko ves dan preverjamo e-pošto, v resnici ne obdelujemo e-pošte ali skrbimo zanjo, te sekunde pa pomenijo zapravljen čas. "Če boste odprli e-poštno sporočilo, storite nekaj z njim, na primer odgovorite nanj, bodisi ga izbrišite, bodisi ga vložite v datoteko. E-poštnega naslova niti ne odpirajte, če ga ne morete takoj obdelati."

Še več, komunikacijski sistemi so zasnovani tako, da vas obvestijo, ko prispe novo sporočilo. "Ves čas te pestijo z obvestili, " je dejal Macdonell. "Vse redkejše je, da prejmete nekaj minut, preden se vlečete v kakšno drugo dejavnost." Tudi če ne preberete vsa e-poštnega sporočila, ki prispe v mapo »Prejeto« v celoti, je vaša pozornost razdeljena, ko prejmete obvestilo, da je prispelo novo e-poštno sporočilo. Tudi če nimate omogočenih obvestil, še vedno prebijete svoj fokus vsakič, ko preverite mapo »Prejeto«, da vidite, ali vas kdo poskuša poslati po e-pošti o pereči zadevi.

"Ni tako, da 30 odstotkov časa nekdo v začetku dneva preživi po e-pošti, nato pa preostanek dneva porabi za druge stvari, " je dejal. "Zelo je razširjena, kar kaže na to, da vas nenehno motijo."

Kako se boriti proti e-pošti

Lahko se vrnete iz e-pošte in se vrnete k resničnemu, trdemu delu. To je mogoče storiti v samo nekaj tednih in v petih preprostih korakih.

1. Namestite program za sledenje času, kot sta RescueTime ali Toggl, in mu sledite, koliko časa vsak dan in kdaj preživite v e-pošti. Poskrbite, da bodo vse vaše e-poštne in klepetalne aplikacije natančno označene kot komunikacijske.

2. Počakajte približno dva tedna, da boste imeli dovolj podatkov. Nato izberite naključno datum in si oglejte svoje urno poročilo. V dobri formi ste, če je vaša komunikacija osredotočena na en ali dvakrat na dan. V slabem ste stanju in se morate spremeniti, če vaše komunikacijske aplikacije čez dan razporedite v majhnih rezinah, kot je prikazano na spodnji sliki.

Cilj ni nujno, da zmanjšate število ur, ki jih preživite po e-pošti. Cilj je, da se uporaba e-pošte manj razširi in bolj koncentrira, tako da bodo vaša poročila videti bolj tako:

3. Na podlagi svojih vzorcev določite en ali dva časa dneva, ko ne boste preverjali e-pošte. Za marsikoga so jutra do približno ene ure pred odmorom poldneva in popoldne, ki se začnejo približno eno uro po poldnevnem odmoru, idealni časi. V teh obdobjih zaprite e-poštne aplikacije in blokirajte spletno pošto, tako da namestite orodje brez motenj, kot je StayFocusd. Če imate račun RescueTime Premium, lahko z njegovimi orodji preprečite dostop do spletne pošte.

4. Prav tako izberite čas, ko boste preverjali e-pošto. Recimo, da bo obdobje osredotočanja na e-poštno sporočilo od 9:00 do 11:30, vaša e-poštna seja pa od 11:30 do kosila. Če bo 11:10 in se vam zdi, da bi želeli preveriti e-pošto, jo boste lažje odložili, če boste imeli vnaprej določen čas, ko boste odprli to mapo »Prejeto«.

5. Če ste paranoični, da bo med poskušanjem dela prišlo nujno in pomembno sporočilo, nastavite VIP sistem za opozarjanje. Uporabniki iOS-a že imajo eno vgrajeno v svojo aplikacijo za pošto. Če ne uporabljate iOS-a ali želite sistem opozoril VIP, ki ima več možnosti in prilagoditev, poskusite AwayFind. V obeh primerih lahko prejmete opozorilo, na primer potisno obvestilo na telefonu ali celo besedilno sporočilo, ko vam zelo pomembna oseba pošlje e-pošto. To pomeni, da lahko preverite e-pošto le, če dobite obvestilo, ki bo upanje le redko. Vsa druga e-pošta lahko počaka.

Drugi trik, ki ga osebno uporabljam, je, da odložim odpiranje e-poštnih aplikacij, ko začnem z delom. Všeč mi je, da najprej zjutraj po telefonu prelistam delovno e-pošto, samo da preverim, ali je resnično nujno. Razlog, da uporabljam telefon, je, ker se mi je lažje izklopiti kot prenosni ali namizni računalnik, če ni ničesar, kar bi zahtevalo mojo takojšnjo pozornost. Če vidim e-poštno sporočilo, ki je pomembno, vendar ni nujno, lahko dodam zvezdo. Če je resnično nujno, odgovorim neposredno s telefona. Ker pa ne maram branja ali pisanja po telefonu, me ne mika, da bi se sesula v druga e-poštna sporočila, ki res niso nujna.

Tovrstni majhni triki vam prinašajo velike koristi, da vas ne bodo pošiljali po e-pošti in vas vrnili k pomembnim delom.