Video: ? ADOBE ILLUSTRATOR CC 2020 курс с нуля ? ПОЛНЫЙ курс для НАЧИНАЮ (Oktober 2024)
Zadnji del uganke organizacije - in tisti, ki se ga ljudje najbolj bojijo - je upravljanje e-pošte.
Kot pri upravljanju z mapo in konvencijah o poimenovanju datotek tudi upravljanje e-pošte zahteva življenjsko rešitev. Razviti morate pravila in načela, s katerimi lahko živite vsak dan. Ne pozabite, da je ostati organiziran podobno kot vzdrževati režim prehrane in vadbe. Če tega ne počnete in ravnanje z organizacijo, kot da gre za enodnevni projekt spomladanskega čiščenja, je podobno kot pri dieti z nesrečami. Kakršni koli rezultati bodo zelo kratkotrajni.
Preden se potopite v svoj projekt reorganizacije e-pošte, vzemite trenutek, da spoznate, da vam ni treba biti popoln. Cilj je oblikovati pravila za življenje, ki se jih lahko razumno držijo in ki olajšajo, produktivneje in boljše svoje delo ali osebno življenje. Če je nameščanje vrhunskega vtičnika Microsoft Outlook tisto, kar bo sprožilo vaš motor za čiščenje nabiralnika, poskusite Xobni (brezplačna, 29, 99 USD plus različica, 4 zvezdice), ki indeksira vaše datoteke, ali Evernote za Windows Premium (45 USD na leto, 4, 5 zvezdice), kar vam omogoča, da pošljete e-pošto na svoj Evernote, kjer imate koristi od izjemnih možnosti iskanja te programske opreme.
Glej dno polja
V trenutku, ko sem ugotovil, da potrebujem sistematičen pristop k e-pošti, sem prvič odprl mapo »Prejeto« in imel tam več kot tri strani stvari. Večina datotek je bila označena kot "prebrano", a ker nisem ravnala z njimi, sem jih pustila v mapi Prejeto. Spominjam se, da sem bil preobremenjen in razmišljal, da če že istega sekunde ne bi začel metati e-poštnih sporočil, bi se težava v uri poslabšala in bi bilo naslednje jutro zagotovo neznosno.
Kot rezultat sem si zastavil en preprost cilj: Vedno si lahko ogledate oba dna mape »Prejeto«. Z drugimi besedami, želim si, da bi lahko na enem zaslonu videli vnose za zadnje prejeto sporočilo in najstarejše sporočilo.
Ne držim se tega standarda vsak trenutek vsak dan. To bi bilo nevrotično in kontraproduktivno. Vendar si prizadevam, da vidim dno moje mape »Prejeto«, preden vsak dan odidem z dela, in če to ne uspe, vsaj ob petkih. Prav tako ostajam zdrav glede preobremenjenosti z e-pošto, ko sem en dan zunaj bolan ali si vzamem prosti čas. Po vrnitvi z dopusta si dam vsaj en teden, da se spoznam na e-pošto in poskušam, da ne bom stresal prvi ali dva dni nazaj v pisarni.
Mesec za mesec
Način upravljanja poslovnega e-poštnega računa je popolnoma enak način, kako upravljam svoje elektronske datoteke v mape. Vse gre v mapo.
Najprej ustvarim nekaj osnovnih map po projektih, kot so Projekti A, B in C. Znotraj vsake mape projekta ustvarim podmape za vsak mesec, ki jih označim z dvomestno kratico črke podčrtano leto in mesec. Na primer mapa za junij 2011 nosi ime 1106_JUN.
Ko pridejo nova e-poštna sporočila, večkrat sedijo v moji mapi »Prejeto« nekaj ur, dan, morda celo teden ali dva. Nikoli pa me ne preplavijo, ker imam vzpostavljen sistem, ki ohranja vse na obvladljivi ravni. Tu so pravila za moj sistem. To vam morda ne ustreza, vendar lahko predstavljajo primer ene rešitve. Prilagodite svojo rešitev s pravili, ki ustrezajo vašemu življenjskemu slogu.
Pravilo 1. Če e-poštno sporočilo ne zahteva ukrepanja (vključno z ponovnim branjem), ga takoj vržem stran.
Pravilo 2. Če je e-poštno sporočilo kritično - pomeni, da zahteva takojšnje ukrepanje ali poglobljeno branje in po možnosti odgovor - ostane v mapi »Prejeto«, dokler ne ravnam po njem. V mapi Prejeto lahko ostane do enega meseca. Po mesecu dni moram ukrepati. To je rok. Ko ukrepam, se e-poštno sporočilo shrani v ustrezno mapo.
Pravilo 3. Če elektronsko sporočilo vsebuje informacije, ki jih potrebujem, vendar ne zahteva takojšnjega ukrepanja, ga je treba premakniti v ustrezno mapo do konca dneva ali konec tedna, če sem zaposlen. Če se bojim, da bom pozabil nanj ukrepati, ker ni takoj vidno v mapi Prejeto, lahko ustvarim koledarski element kot opomnik. E-poštno sporočilo mora biti vloženo v mapo. Brez izjem.
Pravilo 4. V petek popoldne si privoščim 10 do 20 minut, da razvrstim vse, kar je v mapi »Prejeto« in morda delujem na predmete, za katere ni potreben dolgotrajen odziv. Ko bom zapustil pisarno, bi moral na dnu videti dva centimetra ali dva bela prostora (prostor, ki se bo čez vikend spet napolnil).
Pravilo 5. Po enem letu ga arhivirajte ali vstavite. Podatke po e-pošti hranim približno eno leto in arhiviram vse drugo, kar je izjemno enostavno, če se vaši podatki razvrstijo v mape po mesecih in letu.
Drug način organizacije, ki je bil populariziran že na dan fizičnega papiranja, je ustvariti 31 map, označenih s številčnimi oznakami, pri čemer vsaka številka ustreza dnevu v mesecu. Namesto da bi ustvarili dnevni seznam opravkov, morate v mape vložiti papirje in opomnike (in rojstnodnevne kartice, račune za plačilo itd.), Ki ustrezajo ustreznemu datumu dejanja. Ko pride datum, odprete mapo in zdaj imate nalogo, da skrbijo za vse, kar je v notranjosti.
Še ena metoda pa je razdelitev. Če uporabljate orodje za upravljanje projektov, kot je Basecamp (brezplačno, 4 zvezdice in izbira urednikov), e-poštnih sporočil, povezanih s projekti, ki se upravljajo v tem sistemu, nikoli ni treba shraniti. Basecamp to stori za vas. Veliko ljudi uporablja razdelitev v svojem osebnem življenju e-pošte, tako da en spletni račun posveti listservs in poštnim seznamom, medtem ko drugega rezervira za komunikacijo s prijatelji in družino. Zakaj ne bi uporabili istega koncepta v poslu?
Znebite se anksioznosti po e-pošti
Nikakor ne zagovarjam, da je moj sistem ali 31-dnevni sistem ustrezen za vse. Moj sistem deluje zame, ker se ponavadi spominjam stvari, ki temeljijo na njihovem nastanku. Poleg tega se pravzaprav veselim tistih nekaj minut ob koncu vsakega tedna, ko enkrat ponovim v mapi »Prejeto«. Nazadnje mi je osnovni cilj, da lahko vedno vidim dno moje mape »Prejeto«, udobje. Če vidim informacije, ki krvavijo izven enega vizualnega zaslona, me zadene nekakšna prelomnica. Počuti se neznosno, kot da ne najdem ničesar in se nikoli ne bom izkopal.
Drugi ljudje pa se lahko počutijo zaskrbljeni, ko bodo morali upravljati več kot ducat map ali izpolnjevati samopoškodovane roke. Morda bi bilo bolj produktivno, če bi lahko svojo pošto videli v enem samem, drsnem podoknu. Če tvegate, da boste preveč dotikani, ni slabo, če zapišete vrste stvari, zaradi katerih se boste počutili preobremenjene, ker če lahko v svojem e-poštnem sporočilu ugotovite, česa ne želite, lahko ustvarite pravila in smernice za preprečevanje to.
Ne glede na organizacijski sistem, ki ga ustvarite zase ali za svoje podjetje, se osredotočite na življenjske navade in splošna pravila. Ni vam treba biti popoln vsak dan. Izpostaviti morate samo sistem, ki vas bo vedno spremljal.
Odpeljite se
Pomembne ideje, ki jih morate odvzeti temu članku, so:
1. Če imate e-poštno sporočilo, ki ga boste lahko upravljali, vam bo olajšalo in izboljševalo delovno življenje.
2. Pri razvijanju načel za ravnanje z e-pošto se osredotočite na življenjske navade in ne na stroge in hitre predpise.
3. Določite, kako boste ravnali z e-pošto dnevno, tedensko in mesečno, pa tudi, kako pogosto boste arhivirali podatke e-pošte.
4. Ugotovite, kaj od svojega e-poštnega sporočila ne želite, in ustvarite navade, ki preprečujejo, da bi se dogajalo.
