Bodite organizirani: storitve sinhronizacije datotek na pomoč

Vsebina

• Organizirajte se: storitve sinhronizacije datotek v reševanje
• Nasveti za sinhronizacijo datotek

Neurejeni in neorganizirani ljudje za vedno puščajo pomembne stvari za seboj. To predstavitev, ki ste jo potrebovali za konferenco? V pisarni je na namiznem računalniku. Tiste slike z Mickeyjeve prve rojstnodnevne zabave, ki ste jih nameravali pokazati babici med obiskom? Še vedno sta na vašem prenosniku, ki je doma na kavču sedel 300 milj.

Tehnologi so ta problem precej briljantno rešili za ljudi, ki niso v diskobuti. Odgovor je sinhronizacija datotek in veliko je podjetij, ki to storitev ponujajo brezplačno.

Medtem ko storitve sinhronizacije datotek ne bodo spremenile vaše osebnosti in vas spremenile v urejenega in premišljenega posameznika, lahko delujejo kot varnostna mreža in vam pomagajo, da se izognete katastrofalnim posledicam za vašo neorganizacijo.

Kaj je sinhronizacija datotek?

Namen storitve za sinhronizacijo datotek je dostop do vseh vaših najpomembnejših trenutnih datotek iz katerega koli računalnika ali z internetom povezane naprave, kot je vaš pametni telefon ali tablični računalnik, kadarkoli in kjer koli. "Trenutni" v tem primeru pomeni datoteke, do katerih boste morda morali dostopati v bližnji prihodnosti, namesto dokumentov, ki so v dokončnem stanju, ki bi jih res morali arhivirati (več o tem, kako arhivirati, bom napisal v prihodnjem članku). Datoteke so lahko karkoli, od dokumentov do fotografij do glasbe.

Takole deluje: Prijavite se za račun s storitvijo sinhronizacije datotek (brezplačno ali z naročnino; določene ponudbe poimenujem nekoliko kasneje), v računalnik namestite programsko opremo za sinhronizacijo datotek in se odločite, katere datoteke ali mape, ki jih želite sinhronizirati. Ko so datoteke označene za sinhronizacijo, storitev naredi njihovo kopijo in jih shrani v spletu, in - to je pomemben del - od zdaj naprej kopijo posodobi kadarkoli, ko datoteko spremenite lokalno. Zdaj, ko se prijavite v storitev, bodisi s pametnega telefona ali računalnika drugega, prek spletnega mesta storitve sinhronizacije datotek, boste imeli dostop do svojih dokumentov.

Podrobnosti, kako storitve delujejo, se lahko nekoliko razlikujejo, vendar je osnovna predpostavka, da se vsakič, ko spremenite datoteko, spremenjena kopija shrani v spletu in kadar koli ste prijavljeni v storitev - ne glede na to, ali gre za spletno mesto ali samo tako, da se prijavite prek nameščene programske opreme v računalniku ali mobilni napravi - storitev bo poskrbela, da boste videli zadnjo kopijo. Storitev sinhronizira najnovejšo kopijo vsake datoteke z vsemi napravami, ki jih uporabljate za dostop do njih. Nekatere storitve shranijo tudi različice, ki hranijo zgodovino sprememb, do določenega števila. Tako vam ni treba skrbeti za shranjevanje kopij dokumentov "različice 1" in "različice 2". Storitev sinhronizacije datotek bo to storila samodejno.

Razlog za sinhronizacijo datotek vam pomaga, da se počutite bolj organizirano, je zato, ker je zapuščanje datoteke zelo težko. Ni vam treba stalno pošiljati e-poštnega dokumenta, s katerim delate. Dokler imate internetno povezavo, lahko pridobite svoje delo. Večina storitev ima tudi določeno raven skupne rabe, kar omogoča preprosto pošiljanje datotek drugim, da si jih ogledajo, nekatere pa imajo funkcije za sodelovanje, tako da lahko več ljudi naloži datoteke na skupno mesto.

Uporabite primere za sinhronizacijo datotek

Včasih si je težko predstavljati, zakaj bi potreboval določeno storitev, dokler ne slišiš, kako jo uporabljajo drugi ljudje. Tu je nekaj primerov:

Zasedeni poslovni strokovnjak. Vsakdo, ki doma opravi vsaj malo svojega poklicnega dela - ali pa ga bo morda nekega dne -, si lahko predstavlja koristnost storitve za sinhronizacijo datotek. Predstavljajte si, da vam slabo vreme preprečuje, da bi se zaposlili, vendar morate končati projekt, da dosežete rok. Najnovejša kopija projekta pa je lokalno v vašem pisarniškem računalniku. S storitvijo za sinhronizacijo datotek lahko ta projekt zgrabite v nekaj sekundah.

Popotnik. Pogosti popotniki, ki ne želijo nositi nerodnega prenosnika s seboj, lahko zagotovijo, da so na voljo vse datoteke, ne glede na to, kje se prijavijo. Popotniki lahko tudi sinhronizirajo fotografije, ki jih posnamejo in se skoraj takoj prikažejo na domačem računalniku.

Vlagatelj. Pred kratkim sem uporabil storitev za sinhronizacijo datotek, ko sem opravil dolgotrajen postopek prijave, ki je vključeval več strank. Kadar koli sem prejel dokument, sem ga skeniral in shranil v storitev za sinhronizacijo. Potem, ko me je ena od strank kontaktirala, da bi zahtevala kopijo nečesa, mi skoraj nikoli ni bilo treba ničesar pošiljati po faksu ali fotokopirati in pošiljati po pošti. Namesto tega bi lahko pritisnil gumb in pošiljal dokumente komu, ki jih potrebuje, ne glede na to, ali sem doma, v službi ali drugje.

Študent. Študenti, ki delajo na disertaciji, esejih ali resnično kakršnem koli projektu, lahko svoja sredstva shranijo v oblak za sinhronizacijo datotek in jih lahko dobijo kadar koli ideja. Tisti, ki imajo en računalnik doma, ga morda delijo s sostanovalcem in uporabljajo javne računalnike v knjižnici ali računalniškem laboratoriju, bi zagotovo dobro služili za sinhronizacijo svojega dela.

E-pošta. Če imate navado, da pošiljate datoteke samim sebi, da jih boste shranili v spletu za enostaven dostop, naj vam zagotovim, da ste glavni kandidat za storitev sinhronizacije datotek. So veliko bolj neumni kot ad-hoc metoda e-pošte. In e-poštne priloge lahko zamašijo mape z omejenim pomnilnikom.