Bodite organizirani: ne dovolite, da vam digitalni nered uniči življenje

Digitalna nereda, fizična nereda, čustvena nereda… Vse skupaj odmerja vaše življenje. Junij Saruwatari ve za nerede. Je strokovnjakinja za organizacijo in produktivnost ter avtorica nove knjige z naslovom Zadaj za neredom: resnica. Ljubezen. Pomen. Namen .

Ženska je po mojem srcu. Mnoga njena vodilna načela za organiziranje so podobna mojim, ki so zakoreninjene v praksah zdravega razuma, kot je zaupanje v vaš sistem in odpravljanje motenj.

Dogovoril sem se za intervju s Saruwatarijem po Skypeu, vendar sem datum in čas intervjuja zajebal ne enkrat, ampak dvakrat. Ko imate kolumno in knjigo o organiziranju, kot sem jaz, in zajebavate nekaj tako preprostega, kot sta datum in ura sestanka z drugim strokovnjakom za organizacijo, no, ironija tega pušča grenak okus v vaših ustih.

Razlog, ko sem zajebal - in to je vse povezano s Saruwatarijinim delom - je, da se mi je v življenju preveč dogajalo, preveč stvari v glavi. Nekaj ​​je bilo treba dati. Pred kratkim sem se preselil v novo državo, začel nov življenjski slog in se trenutno pripravljam na selitev v novo državo. Saruwatari bi lahko rekli, da potrebujem duševni damping, vsakodnevno prakso, kjer si zapiše vsa opravila, ki si jih omisli, ne glede na to, ali je že na seznamu opravil. To čiščenje, verjame, nas osvobaja, da smo ne samo bolj produktivni, ampak tudi v miru s sabo.

Ko smo se končno povezali po Skypeu, je bila Saruwatari blatna, a umirjena in se je pogosto smejala, tudi ko je opisovala bolj vsakdanje postopke organiziranja. Naš intervju je začela z odgovorom na moje prvo vprašanje, preden sem ga sploh imela priložnost vprašati.

June Saruwatari: Moja filozofija o neredu, bodisi digitalnem ali fizičnem, je, da gre za isto vprašanje. Ljudje se nagibajo k kopičenju digitalnih neredov, ker jih res ne morejo videti.

Nered je nedokončan posel. Nered ostane v jedrnatosti in ga nosite s seboj. Če imate digitalne stvari in jih niste opustili in ne služijo namenu in ste ugotovili, da ni uporaben, potem je to nered.

Nedokončana dejavnost, recimo, vseh opravkov v mislih, za katere niste poskrbeli, ali odpuščanje v srcu ali kaj drugega - hvala, ki ga niste napisali, hvaležnost v srce, ki ni bilo izraženo - tudi to je vse nered.

Torej čustveno, duševno in digitalno nerede. Med njimi je tudi povezava s fizičnim neredom.

Jill Duffy: Pogovorite se malo več o stroških neredov, pa naj bodo to digitalni ali fizični.

JS: Ljudje se počutijo brez moči, brez napetosti in ne optimisti, kot da bi v življenju spirali. Ljudje mi pravijo, da fizično čutijo, da se zadušijo, ko imajo preveč nereda. In to ne more biti samo fizična nereda, ampak nered v glavi. Preveč je. Ne morete se premakniti naprej! Ljudje se počutijo ohromljene, imobilizirane, brez energije.

Naj gre za fizično ali digitalno nered, je povezano s čustvenim in duhovnim neredom.

JD: Ali se v svoji knjigi spuščate v časovne stroške nereda?

JS: Ja, da! Sem zelo strasten glede tega. Dolga leta učim upravljanje s časom, temu pravim širitev časa. Vse je povezano.

Ko imate nered, vam vzame dvakrat toliko časa, da nekaj naredite ali se nekje odpravite. Če razmišljate o tem, da bi bili v hiši, če je pot prepredena s stvarmi, boste potrebovali dvakrat toliko časa, da pridete skozi vrata. Ne moreš priti niti do vrat, če je veliko nereda!

Na enak način je mogoče zapeti pot do dejavnosti. Na primer, govorim s tabo in želim se pogovoriti, če pa bo stisk, bo v moji glavi nered. Če razmišljam o nečem drugem, trenutno v resnici nisem prisoten s tabo. Tako nam preprečujemo, da bi se lahko pogovarjali. Sto e-poštnih sporočil v mojem prejetem sporočilu me naredi, da sem si mislil: "O, moj bog, kaj imam še?"

Na dan mine 86.400 sekund. Če bi nekdo dal to isto številko v dolarjih , torej 86.400 dolarjev, na en dan in vam rekel: "Ne moreš ga prevrniti, ne moreš se odločiti, kaj bo z njim drugi dan", kaj bi naredil? Modro bi investirali. Začeli bi graditi fundacijo.

Veliko novih ljudi, ki se ukvarjajo s produktivnostjo in strastjo glede tehnologije, ujamejo v nove aplikacije in nove programe in pozabijo, da morajo najprej začeti s fundacijo. 86.400 sekund na dan ali 168 ur na teden ali 24 ur na dan - kaj želite narediti s tem?

Začnem z vlogami. Začnem s fundacijo. Kakšne so vloge v vašem življenju? Zdaj razmišljajte o tem kot torta. Koliko časa želite porabiti za igranje posamezne vloge? Nato na svoj čas gledate kot na sestavljanko in premikate stvari naokoli.

Vedno obstaja amortizacija. Ljudje mislijo, da imajo 300 ur na teden, a res je to 168.

JD: Kaj govori? Imate toliko ur v tednu kot Beyonce?

JS: Obama, Madona, Ghandi, Buda, Jezus - vsi imajo v tednu enako časa! Ko se ljudje pritožujejo, da nimajo dovolj časa, si rečem: "Nehaj, " ker se borijo z resnico tega, kar je .

Resnica, ljubezen, pomen, namen. Ko delam z ljudmi v njihovem času, vprašam: "Resnično, kaj počneš s svojimi 168 urami?" Najprej morajo ugotoviti, zakaj čutijo primanjkljaj in zakaj se počutijo preobremenjene. Potem vprašam, kaj je idealno? Kje želite biti s 168 urami?

Tu je filozofija: Ko ustvariš jasne meje svojega časa, si v tem časovnem prostoru neomejen. Ko ustvarite jasne meje stvari, ste lahko v tem prostoru brezmejni.

Kar počnemo, je določeno namero. Tako na primer: "V tej uri bom pripravil svoj seznam opravkov za odhod v Indijo." In zgodi se, da ne traja pet ur. To traja eno uro, ker si postavil svoj namen.

JD: Torej gre za to, da si postavite realno mejo in nato delate znotraj te meje.

JS: Ja. Realistična meja, ali karkoli že je vaša zamisel. Vsak ima svojo predstavo, kaj to pomeni. Ko ustvariš ta čas in se mu posvetiš, si nanj usmerjen laser.

JD: Kaj ljudje vidijo kot območje, kjer želijo preživeti manj časa, ko dejansko pogledajo, kako preživijo svoj čas?

JS: Nekaj ​​primerov gre v zajčjo luknjo družbenih medijev. Tudi preverjanje e-poštnih sporočil čez dan. Bolje je, da to storite enkrat zjutraj, morda enkrat popoldne, ko se vrnete s kosila, in enkrat ob koncu dneva.

Druga pa so prekinitve. V pisarni veliko ljudi pride do motenj, če imaš politiko odprtih vrat, in vedno rečem, da moraš ljudi naučiti, kako ravnati s tabo. Šalila sem se z eno od svojih strank, da si morajo vsi vzeti številko, preden pridejo v njeno pisarno, namesto da bi samo vstopili.

Vse je v tem, da imamo sisteme. Če imate prekinitve v službi in ste menedžer, morate naučiti vse, ki delajo za vas, da spoštujejo vaš čas, morda tako, da zaprete vrata. Lahko bi imeli pisarniške ure, kot da bi bili profesor, morda bi rekli med 10:00 in 12:00, sem odprt za vse, ki imate vprašanja, toda med 2:00 in 3:30, bom branje in raziskovanje.

Odložite svoj čas, kot da je to srečanje z nekom drugim.

JD: To je odličen nasvet, da svoj čas obravnavate kot da bi bil sestanek.

JS: Da, ali pri zdravniku. Prav tako pomembno.

JD: Nekatere moje najljubše aplikacije in spletne storitve so tiste, ki delujejo nevidno in mi ni treba ukrepati, kot so IFTTT, RescueTime in EasilyDo. Imate najljubše aplikacije, ki vam pomagajo, da si čim bolj olajšate čas ali da vam čas ostane dragocen?

JS: Opomniki so odlični. Kot da bi imeli virtualnega osebnega asistenta. Tudi obeti. To je preizkušen sistem. Lahko nastavite opozorilo. Lahko ga odložite. Lahko ga posredujete komu drugemu, da poskrbi za to. Obožujem to.

Trudim se, da je čim bolj preprosto in da nima preveč programov. Kot verjetno lahko poveš, sem na nek način kot otrok in če se preveč zaplete, se dolgočasim in moj um gre nekam drugam.

Tu je primer: skeniranje aplikacij. Vsi ti čudoviti programi skeniranja izhajajo vsak dan. Imel sem štiri, ki sem jih preiskal, in želel sem le najti nekaj, da bi se lahko znebil ene od svojih naprav. Enega sem takoj našel, zato z drugimi nisem vzel preveč časa, da bi jih preizkusil. Ko sem preizkusila druge, sem takoj, ko sem ugotovila, da to ni zame, izbrisala!

Če preiskujete različne aplikacije in različne sisteme in ugotovite, da nekaj ne deluje za vas, ga morate izbrisati, čeprav ste zanj plačali denar. Osredotočite se na tisto, za katero menite, da odmeva s seboj, in jo potegnite do konca. Kaj se zgodi marsikomu, dva tedna kasneje poskusita nekaj drugega, nato pa imata zopet digitalno nered.

JD: Opazil sem isti vzorec. Ljudje, ki imajo radi tehnologijo, želijo preizkusiti vse novo, namesto da bi izbrali eno aplikacijo in se posvetili njeni uporabi. Na to ne gledajo kot na naložbo svojega časa.

JS: Tega ne pustijo! Gledal bom nekdo zamašen telefon in imel bo aplikacije, ki so jih prenesli pred letom dni in jih nikoli niso uporabljali. Rečem jim: "Izbriši, izbriši, izbriši!"

Ljudje se bojijo izbrisati programe, ki so jih kupili. Toda spet se bo vrnil, če jih bodo potrebovali.

Drugi program, ki ga imam rad, je PaperKarma. Če dobite dejansko fizično neželeno pošto, samo fotografirate poštno nalepko z črtno kodo in vas spustijo s seznama. Potem se vrne k tebi in reče: "Uspeh!" ko deluje.

JD: Za sekundo se želim vrniti v Outlook. Rekli ste, da veliko uporabljate opomnike. Ali lahko navedete primer dneva in katere stvari ste postavili kot opomnike, kaj so časovni zneski ipd.?

JS: Da, začnimo s tem, kako ti opomniki pridejo noter. Na začetku vsakega dne želite narediti miselno odmetavanje vseh stvari v glavi, ki jih morate storiti. Ne kategorizirajte samo še. Na koncu dveh ali treh minut boste morda imeli tam 25 stvari. Nato na podlagi svoje intuicije in tam, kjer ste danes, vsakemu dodelite datum opravka, tako da se boste zanj zavezali. Nato morate na svojem seznamu opravil nastaviti nekaj kategorij in vsaki boste dodelili kategorijo. To je en del tega.

Potem je drugi del, ko nastavite svoj urnik, morate imeti jasne meje za svoj čas. Na začetku in koncu vsakega dne si želite ogledati seznam opravkov in določiti prednost, katere želite opraviti. Recimo za vas kot pisatelja, kot kategorijo imate »Piši ali raziskuj«. Te kategorije nalog morda ne opravljate vsak dan. To lahko storite le ob torkih in četrtkih.

JD: Zdi se, da je miselni dumping namenjen sproščanju možganske nereda, odstranjevanju teh stvari iz prsi, s prsmi, spuščanju, nato pa se jih lotite ena za drugo zelo organizirano in sistematično.

JS: Ja. In to je najpomembnejše: nočem, da greš preverit, ali že imaš to nalogo na seznamu. Celoten smisel je duševno damping. Če nekaj zapišete in vidite, da je že 10-krat na seznamu opravil - in to je noro! - kaže, kolikokrat razmišljate o tem. Zdaj gre za razvoj sistema za zapomnitev naloge in njegovo dokončanje in zaupati, da bo sistem deloval name, da se lahko zanesete na ta sistem, da boste lahko računali nanj.

Prva stvar je ugotoviti sistem, ki deluje za vas. Pozabi, kaj vse počnejo.

Želim si, da bi ljudje teden dni izvajali digitalni detox in ugotovili, kaj je resnično pomembno. Ko se preplavijo stvari, se zgodi, da vse postane "pomembno".

Kakšna je vaša zapuščina? Zakaj ste tukaj na Zemlji? Če ste direktor podjetja ali podjetnik, kakšen je vaš cilj ali izjava o poslanstvu? Tako se ujameš, da si produktiven zaradi svoje produktivnosti, da izgubiš vid nad namero, zakaj nekaj počneš.

Tako preprosto! Ali imate radi čas, ki ga preživite? Kaj je resnica o tej vlogi, ki jo igrate? Kaj je resnica o času, ki ga preživite? Vam to pomeni? Včasih porabimo čas za stvari, ki imajo pomen za druge ljudi, in vedeti moramo, kakšen namen služi. Resnica, ljubezen, pomen, namen. Tako preprosto.

JD: Zakaj mislite, da se toliko ljudi težko vrača k svoji izjavi ali namenu?

JS: Ker jih preplavi nered.

Ljudem rečem, naj se ustavijo in se prijavijo s svojo resnico, ljubeznijo, pomenom in namenom ter imajo stalno budnost. Brez nereda postane vse zelo jasno.

JD: Če bi lahko spodbudili zaposlene strokovnjake, da se odpovedujejo eni vrsti nereda ali eni stvari, ki ovira njihovo življenje, kaj bi jim svetovali?

JS: Poštni predal je na nič.

JD: Bi jim svetovali, da imajo nič sporočil, ali pa bi jim svetovali, naj odpovejo temu cilju?

JS: Rekel sem enemu odjemalcu: "Če lahko počistite poštno sporočilo in ga ob koncu dneva dobite na nič sporočil, se boste počutili kot milijon dolarjev." S tem mislim, da je sistem, da si lahko ogledate sporočilo, se ga dotaknete in se odločite, ali se bo odzval na nekaj, ali se odločite, da ga boste prebrali pozneje in ga dali v Preberite mapo ali se odločite, da se boste odjavili s seznama - mislim, da je to tisto, kar je tisto, kar je resnično pri digitalnem neredu. Če strokovnjaki lahko dobijo mapo »Prejeto« na nič, menim, da je to odličen cilj. In ne mislim, da boste ukrepali pri vsaki stvari. Samo mislim, da vam bo pomagalo, da se boste duševno razbremenili, tako da boste pripravljeni na vse, kar vam bo polepšal dan, ali pa se odpravite domov in boste v celoti prisotni in sodelovali v svoji družini, ali če se odpravljate na zmenek, polno zaročeni s partnerjem. To je duhovna, mentalna, čustvena praksa.