Bodite organizirani: digitalizacija osebnih dokumentov

Vsebina

• Organizirajte se: Digitalizacija osebnih dokumentov
• Kaj ne digitalizirati

Računalniki so zelo dobri pri iskanju. Računalniki so odlični tudi pri iskanju. Ne glede na to, kako hitro in učinkovito menite, da lahko v hiši najdete in pridobite podatke iz kosov papirja, bodite prepričani, računalniki to zmorejo hitreje.

To je razlog številka ena, ki bi moral digitalizirati številne svoje osebne dokumente.

Razlogov je tudi več, kot je dejstvo, da do podatkov o dokumentu protipoplavnega zavarovanja sploh ne morete priti, ko je na papirju v vaši kuhinji, medtem ko vas je preklicani let pustil ujeti v St Kittsu zaradi orkan nazaj domov. Ali ne bi bil to priročen čas, da imate digitalni dokument, dostopen z vašega prenosnika, pametnega telefona ali tablice?

Še nekaj: V zadnjih nekaj letih ste večkrat zamenjali zdravnike, zavarovalne programe in lekarne in farmacevt vas mora zdaj vedeti, če ste kdaj jemali določeno zdravilo. Ali ne bi bilo koristno, da se prijavite v neki varen sistem, ki vsebuje zapise vseh receptov, ki so jih napisali vaši zdravniki, ker ste sneli s kamero telefona, preden ste jih napolnili?

Ali pa ste morda motivirani, da digitalizirate več svojih osebnih dokumentov, preprosto da se znebite nereda. Razlogi za to so neskončni in tudi izgovori, da se ne bi začeli, so prav tako. Tukaj je nekaj nasvetov in trikov, s katerimi ne boste več opravili opravila.

Kaj digitalizirati

Preden boste lahko zmanjšali količino papirja v vašem domu, se morate odločiti, kateri dokumenti so pomembni za digitalno uporabo. V mnogih primerih boste želeli obdržati izvirne dokumente, zaradi česar bodo digitalni v bistvu rezervni. Ta seznam vam lahko pomaga ustvariti ideje:

• davki

• davčno priznani prejemki

• paystubs

• dejanja in najemi

• garancije

• potni listi (številne države imajo zelo specifična pravila glede izdelave kopij potnih listov; preverite pri svoji vladi)

• družinski arhivi, kot so rojstni listi, listine o posvojitvah, poročni listini, potrdila o smrti in priseljenski dokumenti

• zavarovalni obrazci

• medicinske in zobozdravstvene evidence ter recepte

Če vaš delodajalec ne posreduje elektronskih plačilnih kartic, bi morali izvirnike hraniti najmanj šest mesecev, če ne celo leto. Banke in najemodajalci pogosto zahtevajo te dokumente poleg davčnih obrazcev (W2 v ZDA), ko izpolnjujejo finančno ali stanovanjsko dokumentacijo.

Pri potnih listih in nekaterih drugih uradnih pravnih dokumentih bodite previdni glede pravil za izdelavo kopij. Običajno je dobro sliko skrčiti ali povečati za vsaj 10 odstotkov (tako da ni videti, da jo poskušate ponarediti).

Tudi če ne mislite, da boste kdaj morali predložiti replike katerega koli od teh dokumentov, bo zagotovo prišel čas, ko boste morali navesti številko svojega potnega lista (za prijavo, recimo) ali kakšen drug podatek iz njih. Iskati te podatke iz računalnika je toliko bolj učinkovito kot začeti kopati po omari, polni papirjev.