Bodite organizirani: priročnik za sodelovanje

Vsebina

• Organizirajte se: Priročnik za sodelovanje
• Upravljanje nalog, Upravljanje projektov, Skupna raba zaslona

Dva moja prijatelja sta mi pred kratkim povedala, da sem si pobegnila pamet. Kako? Preprosto. Pripisal sem e-poštno nit, ki smo jo pripravili pri organizaciji velikega izleta na večerjo (saj veste, kako se te niti vsrkajo in nihče ne more iti v korak s tem, kdo je rekel, da so na kateri datum brezplačni) in namesto tega uporabil Doodle. Doodle je brezplačno spletno mesto, ki vam omogoča ustvarjanje spletne ankete za stvari, na primer kateri dan in čas se ljudje lahko prosto sestanejo. Že leta ga uporabljam za sodelovanje, večinoma pri načrtovanju srečanj z ljudmi, ki živijo po vsem svetu in so v različnih časovnih pasovih.

Toliko neverjetnih aplikacij je na voljo za pomoč pri sodelovanju. Mogoče sem s svojo učinkovitostjo razstrelil misli svojih prijateljev, vendar mi je to razneslo, da sem spoznal, da še nikoli niso naleteli na Doodle!

V pomoč ljudem, ki so skrbeli za to, da so organizatorji sodelovanja, sem želel deliti nekaj najboljših orodij, ki sem jih našla za združevanje odličnih misli in idej.

Načrtovanje

Doodle je postal moja aplikacija za načrtovanje pojmov, ker je brezplačna in od udeležencev ni potrebna registracija. Nastavite anketo, pošljite povezavo in dovolite ljudem, da odgovorijo tako, da preprosto obiščejo spletno mesto in odkljukajo polja. Neprecenljivo je za načrtovanje sestankov ali družabnih dogodkov z veliko skupino.

Ko vsi uporabljajo enak koledarski sistem, na primer Outlookov koledar, lahko koledar običajno naredite viden drugim članom skupine, kar lahko pomaga pri načrtovanju, vendar te okoliščine ne delujejo vedno vsem. Druga možnost je Tungle.me, ki vsebuje nekaj istih elementov Doodle, pa tudi možnost, da vaše proste in zasedene čase postanejo javne ali vidne določenim ljudem.

Skupna raba dokumentov in map

Kako omogočite dostop do datotek vsem ljudem, s katerimi sodelujete? Ne pošiljajte jih okoli! To je ponosen in težko sledljiv. Potrebujete boljši način za skupno rabo dokumentov in map.

Najenostavnejše rešitve so v obliki storitev sinhronizacije datotek, kot sta Dropbox ali SugarSync. Pravzaprav uporabljam oboje, SugarSync za delovne datoteke in Dropbox za osebne datoteke. Uporabljal sem jih za izmenjavo dokumentov z vsemi vrstami ljudi, vključno z uredniki in celo s svojim odvetnikom.

Dropbox in SugarSync se mi zdijo veliko preprostejši za nastavitev in uporabo - ter prepričanje drugih ljudi k uporabi - kot spletna mesta FTP, kar je bolj star način šolanja datotek in map.

Urejanje kolaborativno, asinhrono

Še en razlog za uporabo Dropbox, SugarSync ali druge storitve za sinhronizacijo datotek za organizacijo sodelovanja je, ker omogočajo več ljudem urejanje enega dokumenta, čeprav ponavadi asinhrono. Z drugimi besedami, ne morete gledati druge osebe, ki ureja datoteko v realnem času. Spremembe se pojavijo lokalno in postanejo skupine vidne šele, ko oseba, ki ureja, naloži dokument nazaj na skupno lokacijo.

Te storitve vam ne omogočajo natančnosti v tem, kaj lahko sodelavci in česa ne morejo (na primer ne morete Kate omogočiti urejanja datotek X in Y, ne pa Z ), vendar zagotavljajo osnovna dovoljenja. Delite lahko na primer tako, da pošljete povezavo, ki je samo za branje, ali pa ljudi povabite k popolnemu dostopu do nečesa, kar je v določeni mapi v skupni rabi.

Urejanje skupinsko, sinhrono

Google Drive (prej Google Docs) ima eno najimpresivnejših funkcij za sodelovanje, kar sem jih kdaj videl: možnost skupnega urejanja v realnem času.

Nekoč sem delal s sodelavcem, ki je bil v drugi državi, in imeli smo tedenske telefonske sestanke, ki naj bi bili "delovni sestanki." To pomeni, da smo razpravljali o stanju projekta, hkrati pa smo se lotili dela, ki je pripomoglo k njegovemu stanju. V Googlu smo uporabili preprosto preglednico za beleženje nalog, ki jih je bilo treba opraviti, in jih označili s prednostno oceno. Med tednom bi lahko po potrebi dodali opombe. Potem smo med našim srečanjem lahko pregledali seznam, opravili naloge v realnem času, ko ste bili po telefonu, in jih odkljukali. Včasih pa bi na seznamu videl kaj in rekel: "Kaj to pomeni?" Bi razložil. In spremenil bi način, kako je bila naloga napisana, tik pred mojimi očmi, tako da sem bil prepričan, da njegov prevod naloge pomeni isto, kar sem nameraval. Bila je kolaborativna blaženost.

Googlova orodja ne delujejo samo za preglednice, temveč tudi predstavitvene in besedilne dokumente.