Organizirajte se: chandoo in risanje življenja v excelu

Purna Duggirala je bolj znana kot Chandoo. Na Chandoo.org vodi spletno mesto, glasila, forume in podcast -, ki je namenjeno poučevanju ljudi, kako uporabljati Microsoft Excel. Za razliko od nekaterih strokovnjakov za programsko opremo, ki so specializirani samo za poučevanje uporabnikov močnih podrobnosti svojih orodij, Chandooovo delo pomaga vsem, vse do začetnikov, ki se Excel šele učijo razumeti Excela in kako jim lahko pomaga organizirati življenje na preproste načine.

Chandoo verjame, da je Excel lahko tudi orodje, s pomočjo katerega bomo lažje razumeli sebe. "Razen, če lahko analiziramo svoje podatke in razumemo vzorce, " je dejal, "smo nemočni."

Svojo spletno stran je začel pred približno desetletjem, ko je šlo le za preprost osebni blog. Po nekaj letih vodenja v prostem času je nehal delati in tako Chandoo.org postal osrednja točka njegovega dela. Še vedno je osebna kot kdaj koli prej, z referencami na svoja dvojčka, ženo, kolesarski hobi in ljubezen do Legosa, vse pa se meša z nasveti za obvladovanje Microsoftovega Excela.

S Chandoojem sem se pogovarjal, da sem ga vprašal, kako kot guru Excel uporablja orodje za organizacijo svojega življenja in svojega dela ter kako lahko začetniki, ki o Excelu skoraj nič ne vedo, začnejo s programsko opremo. Smejal sem se, ko sem videl, koliko njegovih odgovorov je v obliki krogel, nazorno ponazoriti, kako lahko življenje in dihanje v Excelovih blokih vplivata na način razmišljanja.

Jill Duffy: Vzeli ste blog, ki ste ga v prostem času vodili, in ga spremenili v svoje življenje. Kako kot Excelov guru upravljate in organizirate vse gradivo, ki ga sestavite za spletno mesto? Ali lahko delite tako nekatere tehnične nasvete kot tudi večje principe, ki sporočajo, kako to storite?

Chandoo: Da, Chandoo.org je bil osebni blog in hobi do začetka leta 2010. Nato sem aprila 2010 pustil službo v velikem IT podjetju, da sem se lahko samozaposlil. Do zdaj je bila vznemirljiva in bogateča izkušnja.

Spletno mesto deluje na programski opremi za blogging Wordpress. Vse življenje sem bil spletni razvijalec. Zato se rad dotikam s PHP, JavaScript in HTML, da naredim naše spletno mesto uporabnikom prijazno in koristno za naše občinstvo. Za ustvarjanje in skupno rabo vsebine z bralci Chandoo.org uporabljam kup orodij in konceptov.

Orodja:

• Camtasia podjetja TechSmith za ustvarjanje in urejanje videov
• Drznost za ustvarjanje in urejanje podcastov
• Paint.NET in Snagit za ustvarjanje in urejanje slik
• Excel, seveda, da ustvari naložljive delovne zvezke in primere za svoje spletno mesto
• Excel VBA za ustvarjanje HTML kode za spletno mesto
• Beležnica ++ za ustvarjanje in urejanje strani PHP / HTML
• Cloudberry Explorer in WinSCP za nalaganje datotek na naše strežnike

Koncepti:

• Naenkrat napišite en članek. Osredotočim se na ustvarjanje odličnih vsebin za danes in jutri. Vsakič, ko imam članek ven, se vprašam: "Kako bo to nekoga osupnilo?" Ključna beseda je nekdo. Če poskušate pisati za vsakogar, ne boste našli veliko idej. Zato se poskušam osredotočiti na to, da pri vsakem članku pomagam podsekciji naše publike.
• Naj bo preprosto. Pišem v navadni angleščini in jasno razložim koncepte, pogosto jih prelijem s humorjem. Excel je lahko dramatična tema, zato želim razpravo ohraniti živo in relevantno. Za doseganje naše publike uporabljam različne formate - slike, animirane GIF, video posnetke, avdio in besedilo.
• Dodaj mojo osebnost. Del svoje osebnosti vnesem v vse, kar objavim na Chandoo.org. Z našo publiko delim pomembne mejnike v svojem življenju, svoje napake in zmage, tako da se počutijo povezane z mano.

JD: Kako priporočate, da se nekdo, ki prvič uporablja Excel, začne? Ali se je treba najprej naučiti načel ali je bolj pomembno, kaj je njihov cilj ali cilj pri uporabi Excela?

Chandoo: Če ste v Excelu popolnoma novi, je najlažji način, da ga odprete in nekaj časa igrate z njim.

Ko se seznanite z uporabniškim vmesnikom, pojdite na Excel Baby Steps ali Excel za začetnike na našem spletnem mestu in spoznajte različne vsakodnevne uporabe.

Ko ste zunaj začetniške stopnje, je najboljši način za učenje Excela tako, da ga uporabljate vsak dan. Toliko jih lahko poberete, če naletite na funkcije in gumbe menija.

Naročite se tudi na glasilo ali podcast, da boste lahko izbrali dragocene spretnosti, scenarije, bližnjice in nasvete.

Kadar koli se o Excelu naučite kaj novega, to izvedite v praksi. Tako boste koncepte bolje zapomnili.

JD: Srečam veliko ljudi, ki se počutijo neorganizirano s svojim digitalnim življenjem. Imate kakšen nasvet, nasvet ali primere uporabe Excela za organizacijo drugega vidika življenja ali dela?

Chandoo: Excel je močno in elegantno orodje za upravljanje vseh vidikov svojega življenja. Za začetek je odličen Excel

• Proračun in sledenje odhodkov
• Seznami opravil
• Spremljanje ciljev
• Načrtovanje osebnih ali delovnih projektov

Excel sem se začel učiti leta 2006, ko sem dobil prvo službo kot poslovni analitik. V teh dneh sem sestavil več sledilcev, da bi spremljal svoje proračune, načrtoval svoje naložbe, sprejemal odločitve o nakupu (na primer avto, dom itd.) In spremljal svoje vadbe.

Danes mobilne aplikacije igrajo ključno vlogo pri zadovoljevanju večine teh potreb. Toda pomanjkljivost aplikacij je, da vam ne dajejo prožnosti za analizo in razumevanje lastnih podatkov, kot to počne Excel.

Na primer spremljam vadbe in spim s Fitbitom, vendar mi ne dovoli analizirati vzorcev spanja čez teden ali primerjam, kako je moje kolesarjenje med dvema dnevoma. Če ne moremo analizirati svojih podatkov in razumeti vzorcev, smo nemočni.

Tu blesti Excel. Z njim lahko sledite skoraj vse in analizirate, ko imate nekaj podatkov.

Zahvaljujoč mobilni aplikaciji Excel za iOS, Android in Windows lahko preprosto vnesete podatke od kjer koli in zdrobite podatke s kavča.

Svojo analitično aplikacijo z Excelom lahko zgradite v štirih korakih:

1) Svojo analitično aplikacijo strukturirajte v tri vedre: vhod, izračun in izhod.

2) Nastavite svoj vhodni delovni list čim preprosteje. Začnite z nekaj polji in strukturirajte svoje podatke v Excelovi tabeli. To olajša dodajanje podatkov.

3) Uporabite bodisi formule (za napredne uporabnike) bodisi vrtilne tabele (za začetnike do uporabnike srednjih ravni) za drobljenje podatkov.

4) Vizualizirajte s pomočjo grafikonov ali iskrišč ali pogojnega oblikovanja.

Nato lahko spremljate svoj napredek iz programa Excel ali z uporabo Excela v računalniku ali Macu.

JD: Kateri so še nekateri primeri, kako ste Excel uporabili za načrtovanje svojega osebnega življenja?

Chandoo: Naredila sem sledilca hranjenja dojenčkov, ko sva imela dvojčka septembra 2009. Druga zgodba je, da sem opustila sledenje, ko sem se počutila preobremenjeno s ciklom menjave plenic, zmešala mleko iz formule, nahranila in jih poganjala nekaj sto krat.

Vizualizacija moje prve vožnje na 200 km je še ena.

Na prvo vožnjo s kolesom na 200 km sem se odpravil julija 2014. Ta dosežek sem želel proslaviti s svojim občinstvom. Tako sem naredil Excelov delovni zvezek z vsemi podatki o vožnji.

Druga je vizualizacija sedme zmage Wimbledona Rogerja Federerja. Obožujem tenis in občudujem Rogerja Federerja. Ko sem osvojil naslov Wimbledona že sedmič, sem ustvaril osupljiv delovni zvezek Excela, ki prikazuje napredek in statistiko tekme.

JD: Veliko ljudi meni, da so neorganizirani ne samo s svojo tehnologijo, ampak tudi v načinu upravljanja novih konceptov. Kakšen nasvet imate o tem, da se na organiziran in učinkovit način naučite česa novega?

Chandoo: Učenje je dragocena veščina. To nas ohranja mlade in ostre. Tukaj je nekaj načinov za učenje nove ideje:

• Začni. Ne odložite učnih ciljev. Odložite le eno uro na teden, da se naučite nekaj novega. Lahko je programiranje, novi jeziki, tesarstvo ali ustvarjanje vrtilnih tabel.
• Stisnite učenje v prostem času. Naročite se na podcaste ali prenesite avdio knjige in jih poslušajte med potovanjem in čakanjem.
• Kadar koli se naučite nekaj novega, poskusite povezati idejo z obstoječim konceptom, ki ga dobro poznate. To krepi pripoved in vam pomaga, da si idejo bolje zapomnite.
• Ne bodite pohlepni z znanjem. Delite, kar se naučite z drugimi. To poveča vaše razumevanje konceptov in vas naredi za strokovnjaka na tem področju.
• Ko gre za programsko opremo (ali aplikacije), smo sramežljivi. To pomeni, da ne pritisnemo gumba ali kliknemo možnosti menija, če ne vemo, kaj počne. Bodite drzni in pritisnite gumbe. To vas lahko pripelje po zanimivi zajčji luknji in vas nauči dragocenih lekcij. Seveda se prepričajte, da datoteke shranjujete.

Če želite več nasvetov za Excel, glejte 12 pravil Chandoo za izboljšanje preglednic in 20 Excelovih nasvetov za preglednico Pro.