Organizirajte se: 7 načinov za samodejno organizacijo stikov | jill duffy

Koliko e-poštnih naslovov uporabljate? Koliko baz podatkov o stikih imate kot rezultat? Ohranjanje trenutnega imenika je bolečina, saj zahteva pogosto posodabljanje. Na srečo obstaja nekaj načinov za samodejno posodabljanje in varnostno kopiranje seznama stikov.

Tu bom z vami delil sedem načinov, kako lahko samodejno organizirate seznam stikov. Pet trikov uporablja IFTTT, brezplačno spletno mesto in storitev, ki pomeni "če je to, potem to". IFTTT deluje tako: pooblastite ga, da ima dostop do različnih spletnih računov, ki jih uporabljate, kot so Gmail, Evernote, iOS Contacts in podobno. Nato ustvarite scenarije "če je to, potem tisti" scenarije (ali "recepte", kot jih imenujejo), ki jih storitev izvaja. V hipu vam pokažem nekaj primerov. Za ustvarjanje receptov vam ni treba vedeti, kako kodirati ali pisati skripte. Res je zelo preprosto.

Raje uporabljam spletno mesto IFTTT na zaslonu računalnika ali prenosnega računalnika v polni velikosti, vendar obstajata aplikacija IFTTT iPhone in nedavno izdana aplikacija IFTTT Android, če raje delate na mobilni napravi.

Torej, tukaj je pet načinov uporabe IFTTT (in dva načina bonus z uporabo drugih orodij, razen IFTTT), ki vam pomagajo organizirati, varnostno kopirati in na splošno vzdrževati vaš imenik. Prijavite se za brezplačen račun IFTTT in poiščite te recepte v razdelku »Brskaj« na spletnem mestu. Opazili boste, da so tukaj vključeni recepti podobni, vendar uporabljajo različne storitve. Za dodatne predloge za avtomatizacijo glejte 101 najboljši ifttt recepti.

1. Če pride nov Gmail e-poštni naslov, nato v Google Drive dodajte »Od naslova«

Omogočite ta recept in ko prispe novo Gmail sporočilo, boste samodejno dodali e-poštni naslov pošiljatelja v preglednico Google Drive. Pri preizkušanju tega recepta sem opazil, da boste dobili dvojnike, kar je nekako nadležno in manj kot idealno. Če imate inteligenten, avtomatiziran način za razrešitev tega seznama, ga prosimo delite v komentarjih!

2. Če je v stike iOS dodan nov stik, nato v Google Drive dodajte »Od naslova«

Ta avtomatizacija deluje enako kot pred njo, le da uporablja iOS stike namesto novih dohodnih sporočil v Gmailu. Posledično ne trpi zaradi zgoraj omenjene dvojnice. Na spodnji strani je namenjen samo Applovim uporabnikom.

3. Če je v stike iOS dodan nov stik, povabite k povezovanju na LinkedIn

Vklopite ta recept in pomagal vam bo pri vzdrževanju baze podatkov povezav LinkedIn. Uporabljate ga lahko poleg drugih receptov za stike iOS (niste omejeni samo na enega), vendar znova, samo če ste uporabnik Apple.

4. Če v Gmail pride nova e-pošta, nato pošljite e-poštni naslov pošiljatelja v opombo v Evernote

Ta recept je edini na tem seznamu, ki ni bil predhodno pripravljen v IFTTT in je na voljo v razdelku »Brskanje«, vendar sem ga dal v skupno rabo, zato bi moral biti zdaj javno dostopen. Kot v prejšnjem Gmailovem receptu (številka ena na tem seznamu) boste tudi ob prihodu novih e-poštnih sporočil imeli podvojene vnose, vendar boste imeli vsaj varnostno kopijo svojih stikov.

5. Če je v iOS stike dodan nov stik, dodajte opombo k Evernote

Tu je še en za iOS uporabnike. Varnostno kopirajte stike iz iOS-a v Evernote. Kot je napisano, bo v tem receptu zajeto ime pošiljatelja, telefonska številka, e-poštni naslov, naslov, pripadnost (organizacija / podjetje), naziv delovnega mesta, opombe in datum. Recept lahko uredite tako, da izključite katero koli od teh polj, če želite.

Dva bonus trika

Medtem ko je IFTTT odlična storitev, ki je enostavna za uporabo, imam dve drugi taktiki za organizacijo kontaktnih podatkov.

6. Posredujte sporočila na različico vašega Gmailovega naslova po meri

Eden uporablja stari Gmail trik. Izkazalo se je, da obdobja v vašem Gmail naslovu ne vplivajo na dostavo pošte. Torej, in oba dostavita na isti račun. Trik je torej v Gmailu nastaviti pravilo, ki filtrira različne različice vašega Gmail naslova. Nastavil sem pravilo, da če dohodna pošta pošlje na moj osebni Gmailov naslov z dvema posebej nameščenima obdobjema v imenu, sporočilo preskoči prejeto pošto in je označeno z »Stiki«. Ta naslov uporabim, ko dobim e-poštno sporočilo na svoj službeni naslov, ki ga pošljem nekdo, ki postane tudi osebni stik: sporočilo posredujem na svoj posebni naslov Gmail ali odgovor. Rezultat tega je, da so ti ljudje in zgodovina e-poštnih sporočil zdaj v mojem osebnem Gmailu, ki jih je popolnoma možno iskati, vendar jih vidim iz moje mape »Prejeto«.

7. Samodejno dodaj v stike Prihodni in obstoječi e-poštni naslov

Drugi trik je uporaba brezplačne aplikacije EasilyDo za Android ali EasilyDo za iPhone. To je aplikacija za osebne asistente z desetinami avtomatizacij, ki jo lahko poljubno omogočite. Ima avtomatizacijo, imenovano Kontaktni podatki, ki išče nove in obstoječe kontaktne podatke iz e-poštnih računov, ki jim omogočite dostop. Nato doda ljudi, ki jih najde, račune Contacts, Evernote, Salesforce in LinkedIn ali kar koli od teh izberete. EasilyDo običajno prepozna, ko stik že obstaja, in se znebi težave s podvajanjem, ki sem jo opazil v nekaterih drugih avtomatizacijah, in ima celo avtomatizacijo odstranjevanja kopiranja, ki jo lahko zaženete za čiščenje obstoječih stikov.

Organiziranje, varnostno kopiranje in posodabljanje stikov je eden tistih opravkov, ki zahteva nekaj vzdrževanja. Ko pa avtomatizirate vzdrževanje, vam na ramenih praktično ni več dela.