Organizirajte se: 5 načinov sabotiranja svoje produktivnosti

Veliko časa posvečam branju raziskav o organizaciji in produktivnosti, veliko časa pa preživim v druženju s tehnološkimi navdušenci. Ko sem našel teorije in najboljše prakse o povečanju produktivnosti in organiziranju, sem opazil tudi običajne navade ljudi, ki imajo radi tehnologijo, ki neposredno sabotira njihovo sposobnost delovanja.

Ljudje veliko govorijo o produktivnosti, le redko pa porabijo veliko časa za razpravo o tem, kaj je. Zdi se mi, da je produktivnost zelo osebna, navsezadnje gre za doseganje ciljev.

Cilj je lahko karkoli od čim večjega dobička v poslu, do hitrejšega opravljanja dela od devet do pet, tako da imate za uresničevanje osebnih interesov še nekaj duševnih in fizičnih virov. Nekateri želijo vsak dan hitreje oditi iz pisarne, da preživijo več časa z družino. Nekateri si želijo, da bi vsak večer vložili dve uri dela in napisali scenarij za film.

Ne glede na to, kaj želite početi, biti vaš najbolj produktiven jaz pomeni:

1. razmišljanje o tem, kaj si prizadevate narediti, 2. ugotoviti, kaj lahko storite, če ustvarite optimalno okolje, in

3. sledi ustvarjanju optimalnega okolja in dokončanju nalog ali doseganju ciljev.

Seveda je običajno težava nadaljnje spremljanje. Naj opozorim na nekaj najpogostejših načinov, na katere vidim, da tehnični navdušenci predvsem sabotirajo svojo produktivnost.

1. Preskok aplikacij

Če imate radi tehnologijo, verjetno imate tudi radi aplikacije. Vedno prenašate najnovejšo aplikacijo. Ponosni ste, da ste zgodnji posvojitelj. Sabotirate pa se, če uporabljate aplikacije za produktivnost. Aplikacije za produktivnost so vse aplikacije in storitve, ki vam pomagajo pri delu, vključno s seznami opravil, aplikacijami za upravljanje nalog, storitvami sinhronizacije datotek, aplikacijami za beležke, koledarji in pisarniškimi paketi.

S katero koli novo aplikacijo bo čas za vlaganje v migracijo in učenje uporabe sistema. Dodajte prilagajanju in zapravljate veliko časa, ki bi ga lahko porabili za produktivnost. Poleg tega boste potrebovali nekaj časa, da razvijete nove navade uporabe teh aplikacij, ki jih verjetno uporabljate vsak dan. To je več izgubljenega časa in pogosto več "dela o delu."

Glede na to se morate znebiti vsake aplikacije ali storitve, ki ne ustreza vašim potrebam. Toda ta odločitev mora temeljiti na tem, ali vaša obstoječa orodja delajo tisto, kar potrebujete, ne pa ali menite, da bi lahko bila trava bolj zelena z drugo aplikacijo.

Nasvet: za vsako svojo produktivnost izberite eno aplikacijo in se je držite.

2. Padec v črno luknjo po e-pošti

Večina tehnoloških navdušencev ve, da ne bi smeli zapravljati preveč časa v e-pošti, in kljub temu se vsak dan zatečejo v ure. Kako huda je vaša težava z e-pošto? Ali sploh veste, koliko časa zapravite?

En način za merjenje je uporaba RescueTime, freemium orodja, ki deluje nevidno v ozadju in beleži, koliko časa porabite v vsaki aplikaciji in spletnem mestu, ki ga uporabljate, vključno z e-pošto.

RescueTime vam lahko odpre oči pred resnostjo težave z e-pošto, vendar vas ne more ustaviti pri uporabi. Vtičnik Stayfocusd lahko uporabljate, če uporabljate spletno e-pošto. Svoje e-poštno spletno mesto dodajte na seznam domen, do katerih ne boste mogli dostopati, nato pa določite čase uveljavljanja omejitev. StayFocusd vas bo blokiral s spletnega mesta.

Ko že govorimo o časih, je še en način za zmanjšanje težave z e-pošto ustvarjanje novih navad, ko preverjate e-pošto. Strokovnjaki se na splošno strinjajo, da je eden najslabših načinov sabotiranja svoje produktivnosti tako, da odprejo e-pošto takoj, ko pridejo do mize. Dan je bolje začeti z zelo produktivno nalogo in e-pošto shraniti za kasneje.

"Ampak, " protestirate, "kaj pa, če obstaja pomembna e-pošta, na katero moram nujno ukrepati?" Če je e-pošta ovratnik za pse okoli vratu, preverite delovno pošto na svojem pametnem telefonu in ukrepajte le v nujnih zadevah. Vzpostavite si navado, da jo preverjate samo po telefonu, kar bo olajšalo zapiranje e-poštne aplikacije in začetek pravega dela. Opravite vsaj 45 minut resničnega dela, preden boste na koncu zagnali e-pošto v računalniku. Morda se boste znali zateči k tej pomembni nalogi in ignorirati e-poštno sporočilo do veliko pozneje in to je velika navada, da se razvijete.

Ko vse drugo odpove, rad ponovim to mantro: ne bom plačan, da bi odgovarjal na e-pošto.

Opomba: Če boste dejansko prejeli plačilo za odgovor na e-pošto, boste morda morali spremeniti mantro.

Nasvet: Uporabite RescueTime, da količinsko določite svojo e-pošto. Nikoli ne odpirajte e-poštne aplikacije najprej na svoji delovni postaji. Preden se pošljete po e-pošti, si prizadevajte opraviti vsaj 45 minut resničnega dela.

3. Prepričanje, da je večopravilnost neproduktivna

Ljudje, ki berejo o tehnologiji, tehnološki kulturi in produktivnosti, vedo, da je večopravilnost neproduktivna.

No, oprosti, ampak to preprosto ni res.

Raziskave večopravilnosti kažejo, da je zelo produktivna, vendar le do določene mere (glej na primer delo Diwas KC in Narayan). Ko je grabil, ima vrednost večopravilnosti obrnjeno U-obliko. Malce je dobro, a preveč je prav tako slabo kot sploh nobeno.

Raziskave tudi kažejo, da se vrednost večopravilnosti razlikuje glede na posameznika in vrsto opravljenega dela. Iskreno povedano, verjamem, da večina ljudi ve, katero od njih

Naloge so primerne in neprimerne za večopravilnost. Ste obtičali na sestanku, ki za vas sploh ni relevanten? Pojdi naprej in prejemaj e-pošto! Pripravljate predlog za milijon dolarjev? Raje se osredotočite na to nalogo.

Nasvet: Nehajte si govoriti, da je večopravilnost slabo in zajemite ga za primerna opravila. Vendar ne pritiskajte.

4. Nehote ustvarjanje podvojenih računov

Kolikokrat ste se prijavili na spletni račun, da bi pozneje ugotovili, da imate enega že veženega na drug e-poštni naslov? To je pogosta težava med zgodnjimi posvojitelji, ki se ponosno prijavijo na nova spletna mesta in storitve takoj, ko postanejo na voljo.

Če imate nekaj časa za nastavitev začetnega računa, je lahko težava z več računi. Težava je tudi, če ste v prvi račun shranili kakršne koli podatke, ki jih boste morda morali imeti znova.

Najlažji način, da se izognete ustvarjanju podvojenih računov, je uporaba upravitelja gesel. Upravitelji gesel upravljajo vaša uporabniška imena in gesla in kot dodaten rezultat spremljajo tudi, ali že imate račun v kateri koli aplikaciji, spletnem mestu ali storitvi.

Osebno preizkušam programsko opremo in spletne storitve kot del svoje službe, zato imam več kot 450 spletnih računov. Nikoli ne bi mogel slediti svojih spletnih vpisov brez upravitelja gesel. Uporabljam Dashlane, ki je izbira urednikov PCMag. Na voljo sta še dve izbiri urednikov: LastPass Premium in Sticky Password Premium.

Nasvet: Z upraviteljem gesla si preprečite, da bi nehote ustvarili podvojene račune.

5. Začrtajte sestanke, ko ste najbolj ostri

Radi ste ostri med sestanki, kajne? Na žalost, če sestanki niso jedro vaše zaposlitve, je načrtovanje sestankov, ko ste najbolj ostri, zelo neproduktivno.

Tako kot elektronska pošta tudi srečanja veljajo za "delo v službi". Pravo delo je tisto, kar počneš po sestanku. Zato je najbolje, da sestanke načrtujete v času dneva, ko se ponavadi poležate, običajno popoldne, in zaščitite svoje pomembne ure, ko se lahko lotite težkih stvari.

Kaj ima to veze s tem, da si tehno navdušenec? No, moji kolegi geeks, če ste super povezani in uporabljate vse najnovejše rešitve koledarskih rešitev in orodja za načrtovanje, kot je Doodle, potem bodo morda vaši kolegi in partnerji videli, kdaj ste prosti in ko ste zaposleni. Vsakdo lahko preprosto predlaga, da se sestane zjutraj, če je to prvi dan dneva, kronološko gledano, ko so vsi prosti.

Zato v koledarju zavijte ne glede na to, v katerem trenutku dneva ste na vrhuncu. Za večino ljudi je to prvih nekaj ur delovnega dne. Tokrat označite kot "fokusno delo" ali ga označite kot zasebnega, da bodo ljudje videli, da ste zaposleni, vendar ne vedo, kaj počnete. Če onemogočite produktivne ure, vas bo tudi v tem trenutku oddaljilo od načrtovanja drugih neproduktivnih stvari, kot so zdravniške sestanke. Shranite te stvari za čas dneva, ko ste izgoreli.

Nasvet: Ne urite sestankov ali sestankov med urami največje produktivnosti. Blokirajte ta prosti čas v svojem koledarju za delo.