Organizirajte se: 5 načinov za boljše pošiljanje e-pošte

Obstaja veliko filozofij in metodologij za učinkovitejšo uporabo e-pošte. Temeljni so za omejevanje motenj in bolj produktivni. Vedeti pa morate tudi, katera orodja so vam na voljo, da pridete do tistega bolj produktivnega kraja.

Ponudniki e-poštnih storitev in zunanji razvijalci aplikacij so izumili nekaj izjemnih orodij, s katerimi je e-pošta veliko bolj učinkovita. Obstaja pet, za katere menim, da imajo največji učinek in so najbolj uporabne. Skupaj vam bodo pomagali

• pisanje boljših e-poštnih sporočil,
• spremenite e-poštna sporočila v naloge,
• razveljavi pošiljanje e-poštnih sporočil,
• urnik pošiljanja e-poštnih sporočil in
• preložiti e-poštna sporočila.

Pišite bolje

Pisanje nepotrebnih dolgih ali nejasnih e-poštnih sporočil je izguba časa. Prejemnik morda ne bo imel časa, da bi jih prebral, ali pa lahko izgublja čas, da jih prebere, da jih poskuša smiselno, ali pa bo moral za pojasnilo odgovoriti pošiljatelju. Poleg tega je na koncu vse zapravljen čas, porabljen za njihovo pisanje.

Obstajata dve aplikaciji, ki vam pomagata pri pisanju boljših e-poštnih sporočil, ker se osredotočata na samo pisanje: Gramatično in Kristalno.

Slovnica je vtičnik, ki deluje podobno kot črkovalnik za analizo slovnice in dejansko daje inteligentne predloge, kako zategniti jezik, jasno pisati in odpravljati običajne napake. Ima izjemno sposobnost odkrivanja napak ESL.

Crystal je tudi vtičnik in vas nagovarja, da prilagodite jezik svoje e-pošte, da se pritožite prejemniku. Deluje takole: Crystal najprej najde svoje prejemnike v spletu - njihove Twitter račune, Facebook strani in podobno - ter si ogleda, kako se uporabljajo in se odzivajo na jezik. So jedrnate in neposredne? Ali pa se navadno ujamejo v dolgotrajne razprave? Crystal na podlagi rezultatov vodi vaše pisanje.

Če niste močan pisatelj, vam bodo Crystalini zelo jasni pozivi resnično pomagali najti besede, s katerimi lahko napišete, kar želite povedati. To je dragocen predlog, vendar je nekaj v tem, da me zmoti. Obstaja nestabilna domneva, da svoj jezik prilagajate, da bi nekaj spravil iz druge osebe, in to se mi zdi manipulativno. Vendar vas to morda ne bo motilo ali pa je celo točno tisto, kar iščete. Nikakor ne zanikajo, da je v vsakem primeru dobro v tem, kar počne.

Emaila spremenite v opravila

Prejeto sporočilo ni na vašem seznamu opravil, vendar verjetno še vedno dobivate naloge, ki vam jih dodelite po e-pošti. Popravek je, da nastavite povezano aplikacijo za učinkovito premikanje teh nalog na primernejše mesto.

Namesto da ročno vtipkate novo nalogo za katero koli aplikacijo za opravila ali opomnike, ki jo uporabljate, jo povežite neposredno z e-poštnim računom ali nastavite posredovanje e-pošte in z enim ali dvema kliki to e-pošto premaknite na svoje pravilno mesto.

Nekaj ​​aplikacij, ki podpirajo možnost prestavljanja e-poštnih sporočil v drugo aplikacijo, bodisi prek neposredne povezave ali e-pošte naprej, so Wunderlist, Evernote Plus in Premium, Todoist Premium, Boxer in Newton Mail.

Razveljavi pošiljanje

Vsi smo predčasno poslali, pa naj bo to zato, ker smo spregledali tipkano napako, pustili nekaj informacij ali ne prenehali znova preučiti e-poštnega sporočila, napisanega v vročini trenutka. Vendar vam ni treba živeti z obžalovanjem ali neučinkovitostjo, da morate napisati drugo e-pošto. Samo preklicati morate pošiljanje.

Preklic pošiljanja se razlikuje od priklica sporočila. Z preklicem pošiljanja sporočilo ni nikoli poslano. V bistvu vaš e-poštni naslov drži sporočilo približno 10 do 30 sekund, v tem času pa se lahko premislite.

Gmail ima gumb za razveljavitev pošiljanja (glejte spodnji video za nastavitev), ki ga mora omogočiti vsak uporabnik Gmaila. Newton Mail (ki je polna bogatih funkcij za e-pošto na mobilnih napravah) ima tudi enega, ki deluje v katerem koli e-poštnem računu, ki ga podpira, in ki vključuje Microsoft Exchange in iMap račune. Ponujajo jo tudi drugi ponudniki e-pošte.

Urnik Pošlji

"Trenutno" ni vedno primeren čas za pošiljanje e-pošte. Takrat je priročno pošiljanje urnika. Ta e-poštna funkcija vam omogoča, da v prihodnosti izberete čas dostave vašega sporočila. Outlook, Boomerang za Gmail in Newton Mail imajo vsi.

Če pošiljate spored, ko sporočilo še ni izginilo, ga lahko še vedno urejate. Torej zajema nekaj istega temelja kot funkcijo za razveljavitev pošiljanja.

Dremež

Nisem ljubitelj filozofije Inbox Zero, da bi se trudil, da bi bilo tvoje neprebrano sporočilo nič. Potrebno je preveč časa za upravljanje in ne obravnava resničnih potreb ljudi po e-pošti, psihološko ali tehnično. Sem pa ljubitelj dremeža, ki dobiva isto idejo, da je število sporočil v mapi »Prejeto« v vsakem trenutku čim manjše.

Odložitev ne pomeni nič drugega, kot da za nekaj časa skrije sporočilo iz mape »Prejeto«. Kako dolgo? Ti odločaš. Posledica tega je, da se lahko osredotočite na pomembna sporočila, ne da bi jih motili manj pomembni. Tista manj pomembna sporočila se bodo znova pojavila v času, ko se bo z njimi bolje spoprijeti. Outlook (kjer se imenuje "urnik"), Airmail, Sparkmail in Newton Mail imajo gumb za dremež.

Če vas zanima, da ste bolj produktivni (in kdo ne?), Si oglejte mojo zbirko The Best Productivity Apps. Ne glede na vaše težave z delovno učinkovitostjo, naj bo tam več aplikacij ali storitev, ki vam bodo pomagale bolje izkoristiti svoj čas.