Bodite organizirani: 5 preprostih korakov za začetek gantogramov

Preden začnete nov projekt, vam pomaga načrt, nekakšen jasen pregled vseh potrebnih korakov in vrstnega reda, v katerem se morajo ti koraki izvajati. To je v bistvu Ganttova lestvica. Ni pomembno, ali je projekt oseben, kot je dodajanje krova na zadnji del hiše ali poslovni, kot je gradnja novega spletnega mesta. Vedeti morate

• kdaj in kje začnete,
• vsi koraki na poti in kako dolgo bodo trajali,
• kdo je odgovoren za vsak korak,
• vrstni red, v katerem morajo potekati koraki, in
• kdaj bo projekt končan.

Ganttove karte, imenovane za inženirja in svetovalca Henryja Gantta, ki jih je razvil in uporabljal v 1910-ih, so vizualizacija projekta od začetka do konca. So izjemno pogosto orodje produktivnosti in so ključni del številnih storitev upravljanja projektov. Pravzaprav odlična TeamGanttova storitev celo prevzame svoje ime z lestvic., Razložim, kaj so Ganttovi grafikoni, kaj počnejo in kako jih ljudje uporabljajo ter navajam pet korakov za začetek dela z njimi.

Kaj je Ganttova lestvica?

"Ganttova lestvica predstavlja vizualizacijo korakov, ki so potrebni za zaključek vašega projekta, " je pojasnil Kayvon Ghaffari, vodilni programski vodja pri LiquidPlanner, ko sem ga pred kratkim prosil, naj deli nekaj vpogleda o začetku dela z Ganttovim grafikonom. LiquidPlanner je aplikacija za upravljanje projektov in sodelovanje pri urejanju projektov z uredniki, ki poudarja karte Gantta.

Ghaffari me je spomnil, da se projekt razlikuje od drugih vrst dela. "Projekt je niz dela, ki ima začetek in konec, izpolnitev ustvarjanja tega projekta pa je skupek nalog, " je dejal. Ganttovi grafikoni delujejo posebej za projekte, ne za tekoče delo. Pomagajo vam priti od začetka do konca, zato je pomembno, da obstaja konec.

Gantove karte se berejo od leve proti desni, od zgoraj navzdol. (Glej zgornjo sliko iz TeamGantta.) Os x je čas. Tabela se začne, ko se projekt začne, in konča, ko je projekt izročen. Dolžina osi y je naloga, čeprav je zgolj seznam. Njihova natančna umestitev na os y je nepomembna, čeprav ponavadi padajo po kronološkem zaporedju.

"Naloga ima tri komponente: kaj traja, koliko časa bo trajalo in kdo bo to storil, " je dejal Ghaffari. Na Ganttovi grafikoni je vsaka naloga predstavljena s črtico. Dolžina palice kaže, koliko časa bo trajala naloga. Pogosto so vrstice opravil barvno usklajene, kar pomeni, katera oseba ali oddelek je odgovoren za izvedbo naloge. Kar zadeva "kaj", se ime naloge običajno pojavi na vrstici ali postane vidno, ko kliknete nanj.

Poleg tega, da so prikazane vse naloge za projekt in kako dolgo bodo trajale, Ganttove karte prikažejo zaporedje in odvisnost. Z drugimi besedami, kažejo vrstni red, v katerem se morajo naloge zgoditi in ali se mora ena stvar pojaviti pred drugo. Zakaj je to tako pomembno?

Kaj počnejo Ganttovi grafikoni?

"Gantovi grafikoni omogočajo vizualno jasno, da ne morete storiti vsega hkrati, " je dejal Chris Savoie, direktor podjetja Workfront. Uporabil je primer gradnje hiške z drevesi. Lahko hkrati kupite žeblje in les, vendar morate les, ko ga zabijete v drevo, odrezati.

Ganttovi grafikoni prikazujejo odvisnosti med nalogami, običajno s črtom, ki jih povezuje.

Preden se je pridružil Workfrontu (ki je podobno kot LiquidPlanner orodje za sodelovanje na delovnem mestu in upravljanje projektov), ​​je Savoie sodeloval pri nekaterih zelo zapletenih projektih z United Space Alliance v sodelovanju z Nasinim vesoljskim centrom Johnson. Omenil je, da so zaporedja in odvisnosti pomembni za še tako preproste projekte, kot je gradnja drevesnice, vendar so ključnega pomena za množične, dolgoletne projekte, kot je gradnja Mednarodne vesoljske postaje.

Še ena stvar Ganttovih grafikonov je pomagati organizacijam ali projektnim voditeljem pri upravljanju z viri. "Samo zato, ker naloga obstaja, še ne pomeni, da je oseba svobodna, " je dejal Ghaffari.

Z Ganttovim grafikonom lahko preprosto vidite, kdaj naj bi ljudje ali oddelki delali naloge, v primerjavi s prostimi. "Morate biti sposobni upoštevati urnike ljudi in koliko ur na dan, " je dodal. Ganttove karte ustvarijo učinkovit način za ogled časa, nalog in virov.

Uvod v Ganttove karte

Ko boste na visoki ravni razumeli, kaj so Ganttovi grafikoni in zakaj so koristni, jih lahko začnete izdelovati za svoje projekte. Teh pet korakov vam bo pomagalo začeti.

1. Izberite predlogo ali zgradite eno iz nič

Na splošno, ko začnete nov Ganttov grafikon, imate možnost uporabe predloge ali začeti iz nič. Predloge lahko prihajajo iz zunanjega vira, če gre za tiste, ki jih ponuja programska oprema za upravljanje projektov, ali pa izhajajo iz preteklega lastnega projekta.

Ena od prednosti uporabe lastnega prejšnjega dela za ustvarjanje predloge je, da se lahko pogosto naučite veliko iz dogajanja v preteklosti. Predloga bo zagotovila informacije ne samo o nalogah in zaporedju, temveč tudi o tem, ali so katera koli opravila trajala dlje, kot je bilo pričakovano.

2. Označite svoje mejnike

Večina programske opreme za ustvarjanje Ganttovih grafikonov vključuje možnost dodajanja mejnikov. Mejnik je označevalec, ki kaže, da je faza projekta končana. Na primer, pri izdelavi spletnega mesta je tipičen mejnik zaklepanje žičnih okvirov.

Pri gradnji Ganttovega grafikona iz nič, je pogosto koristno načrtovati vse mejnike, preden dodate kakršna koli opravila. Naštevanje vseh mejnikov pomaga razčleniti projekt na manjše koščke, tiste manjše koščke pa je lažje zasnovati kot celoten projekt naenkrat.

3. Dodajte naloge, dogodke zaporedja in ustvarite odvisnosti

Naslednji korak je dodajanje nalog, zaporedje dogodkov in ustvarjanje odvisnosti. Ko dodajate naloge, si oglejte zgodovinska poročila ali se pogovorite z ljudmi, ki bodo opravili, da dobite natančne ocene, koliko časa naj trajajo.

Pri zaporedju dogodkov upoštevajte, da je možno hkrati opravljati več nalog, ne pa ista oseba. Pri izdelavi spletnega mesta lahko ena oseba dela na žičnih okvirih, medtem ko druga oseba zbira vzorčne vsebine za prototip. Vendar oblikovalec žičnih okvirov ne more hkrati ustvariti desk za razpoloženje.

Odvisnosti dodajte šele potem, ko ste našteli vse naloge in jih postavili v pravilen vrstni red ter bodite previdni pri njih. "Stvar, ki te lahko resnično zmede, je, če greš na polovico karte Gantta in vidiš, da recimo naloga 12 ni več odvisna od naloge 5, " je dejal Savoie. Dodal je, da bi morali začetniki biti zelo previdni, da ne odstranijo odvisnosti, razen če so prepričani, da je to pravilno, saj jih je vrniti zelo težko, če ustvarijo dolgo verigo dogodkov.

4. Pazi na svoje vire

"Naloge morajo biti v pravem vrstnem redu in nato morate nadzirati, kdo je na voljo za dokončanje teh nalog, " je pojasnil Ghaffari. Kot že omenjeno, samo to, ker je treba opraviti neko nalogo, še ne pomeni, da je nekdo prost.

Ghaffari je opozoril, da programska oprema Gantt-ovega grafikona njegovega podjetja ne omogoča pretiranega knjigovodstva, kar pomeni, da LiquidPlanner ne bo dovolil nekomu dodeliti naloge, če je ta oseba hkrati dodeljena drugačni nalogi.

Ganttovi grafikoni vam pomagajo, da ne vidite samo, če je vir preveč knjižen, ampak kakšne so posledice na preostalem časovnem razporedu projekta, ko je popravljen.

5. Sodelujte

"Res je pomembno, da ljudje razumejo, da Ganttova karta ni čarobna, " je dejal Ghaffari. "Samo zato, ker si nekaj načrtoval, še ne pomeni, da ima to kaj skupnega z realnostjo."

Način, kako se prepričati, da je Ganttova karta v skladu z resničnostjo, je sodelovanje. Programska oprema Gantt chart je pogosto del večjega paketa za upravljanje projektov ali sodelovanje na delovnem mestu. Vsi v skupini bi morali imeti možnost, da vsaj vidijo tabelo, če ne posodabljajo naloge in druge informacije, ki jih varujejo. Tako, če prejemnik predčasno konča nalogo in ima moč posodobiti svoj napredek, da opravilo označi kot dokončno in popravi predviden čas, s tem pa lahko pomaga tudi drugim prejemnikom, da svoje naloge opravijo predčasno. Lahko pa se tudi sama prijavi kot razpoložljiv vir za pomoč pri kakšni drugi nalogi do naslednje načrtovane naloge.

Ghaffari je moč kolaboracije povzel takole: "Če je Ganttova karta v vakuumu, kdo ve, ali je točen? Če je sodelovanje, potem so vgrajeni čeki in je bolj verjetno, da odražajo resničnost. V tem je vrednost vrednosti Ganttova karta zasije."

Ne zanašajte se preveč na Ganttove lestvice

Tako Ghaffari kot Savoie sta mi povedala, da uporabljajo Ganttove karte za načrtovanje in prijavo na projekt, vendar ne marajo vsakodnevnega dela v njem. "Običajno gre za načrt, ne pa za izvedbo, " je dejal Savoie.

Savoie je tudi opozoril, da se začetnik morda ne zaveda, da ljudje le redko, če sploh, pogledajo celoten Ganttov zemljevid naenkrat, ker so tipično ogromni. "Za tiskanje bi potrebovali pano, " je dejal.

Kot je dejal Ghaffari, "Izdelava Ganttove karte ni končni cilj. To je vizualizacija načrta nalog in zaporedja. Ganttova tabela ljudem pomaga razumeti, kako načrt deluje."

Če vas zanimajo Ganttovi grafikoni, vas verjetno zanima tudi upravljanje projektov na splošno. Nekaj ​​odličnih dodatnih nasvetov za vodenje vašega projekta v nadaljevanju si oglejte 4 nasvete za začetek upravljanja projektov in tudi moj nasvet o tem, kako izboljšati komunikacijo za boljše upravljanje projektov.