Video: Jhyalma Parda Chha झ्यालमा पर्दा छ by Khem Century & Suman Thapa Magar | New Nepali Lok Dohori Song (Oktober 2024)
Rada sprašujem ljudi o tem, kako uporabljajo pisarniško e-pošto, če želimo le bolje razumeti razliko med tem, kako je bila e-pošta zasnovana za uporabo, kako je najučinkovitejša in kako jo dejansko uporabljajo.
Na vprašanje mnogi ljudje s ponosom povzamejo svoje tehnike upravljanja e-pošte na ta način: "Moja e-poštna pošta je moj seznam opravil!"
Običajno mislijo, da je to iznajdljiv sistem, vendar me vname. V grozi odstopim, ko slišim to dobronamerno, a na koncu rušilno izjavo. (Moja fizična reakcija, sem se naučil, ni idealna, če nameravam nadaljevati pogovor.)
Upajmo, da vas bo ta članek prepričal, da spremenite svoje načine. V stolpcu prihodnji teden (vsak ponedeljek preverite najnovejše v tej seriji Get Organized) bom razpravljal o drugi strani enačbe: kako narediti pametnejši seznam opravkov. Ne pozabite prebrati tudi prejšnji teden stolpec z 11 nasveti za upravljanje e-pošte.
Za kaj je e-pošta?
"E-pošta" ni več natančno opisno ime za programske aplikacije in storitve, ki jih uporabljamo za pošiljanje elektronske pošte. Naredijo toliko več kot to. Z vsemi zmožnostmi in funkcijami e-pošte - zmožnostjo pošiljanja prilog (življenje se spreminja!), Vgrajenimi imeniki, funkcijami razporejanja in opomnikov, javnimi in zasebnimi koledarji - čudo, ki ga še vedno sploh imenujemo "e-pošta".
Za medorganizacijsko komunikacijo elektronska pošta deluje briljantno. Imate papirja pogovorov, ki so bili ves čas in z žigom datum, dostavljeni skoraj takoj in varno. E-pošta vam omogoča, da se z delom ukvarjate s svojim tempom, pri čemer prednostno določite odgovore, kot se vam zdi primerno.
Vendar pa je pri komunikacijah znotraj organizacije (kar pomeni v vaši organizaciji) e-pošta lahko strašno zastarela in celo na poti v mrtvašnico (glejte "Ali je elektronska pošta mrtva?"). Zdaj imamo širši izbor orodij, ki nam pomagajo pri doseganju enakih ciljev, vendar na bolj učinkovite in uporabne načine. Nekaj primerov je za aplikacije za takojšnje sporočanje, poslovna socialna omrežja in portale za upravljanje projektov (kot je Basecamp). Nekateri pozabijo, da so telefoni in srečanja iz oči v oči pogosto najboljše sredstvo komunikacije tudi za določene naloge.
E-pošta zagotovo ima svoje mesto, vendar jo mnogi uporabljajo za izvajanje nalog, ki bi koristile drugačni rešitvi. Za komunikacijo, ki zahteva sled na papirju, zlasti med-organizacijskimi sporočili, je treba uporabiti e-pošto. Aplikacije in funkcije v e-pošti, na primer koledarje in načrtovanje, je treba uporabljati tako, kot so predvideli. Če želite ohraniti seznam opravkov v svojem e-poštnem programu, verjetno obstaja orodje za to (na primer v Outlooku se imenuje Naloge). Toda mapa »Prejeto« ni bila zasnovana tako, da bi vam lahko povedala, katere naloge morate opraviti iz dneva v dan. Tu je nekaj razlogov:
Razlogi, da vaša mapa »Prejeto« ne sme biti vaš seznam opravkov
1. Brez nadzora nad dohodnimi predmeti.
Seznam opravkov vsebuje samo predmete, ki jih postavite nanj. Po drugi strani je vaša mapa »Prejeto« kot izliv brez pika. Nimate nadzora nad dohodnimi predmeti, razen če jih upoštevate enega za drugim in jih izbrišete - zelo neučinkovit način za izdelavo seznama opravil. Sporočila se pojavljajo ob vseh urah dneva. Prihajajo lahko od vsakogar, ne glede na hierarhijo, ki lahko določa vaš dejanski seznam opravil. In bolj verjetno kot ne, le delček teh bo odražalo tisto, kar morate storiti.
2. Slabo poimenovane naloge.
Za majhen rez materiala v mapi »Prejeto«, ki dejansko odraža stvari, ki bi morale biti na vašem seznamu opravkov, se vprašajte: Ali zadeva natančno opisuje, kaj morate storiti? V mnogih primerih so drugi ljudje sestavljali temo, ki morda ni odraz samega sporočila, še manj pa dela sporočila, ki se nanaša na vas. S pravilnim seznamom opravil uporabljate svoj jezik za hitro posredovanje pomembnih informacij. Dobro napisan seznam opravkov je tisti, ki ga lahko pregledate v sekundi ali dveh in natančno veste, kaj je treba storiti. Samo vi lahko pišete na način, ki hitro sporoči informacije samim sebi.
3. Predolgo.
Vem, da sem pravkar navedel to točko, vendar se ponavlja: Dobro napisan seznam opravkov je tisti, ki ga lahko pregledate v sekundi ali dveh in natančno veste, kaj je treba storiti. Stavil bi 50 dolarjev, da v PCMagu ne bi mogel najti niti ene osebe z e-poštnim nabiralnikom, ki bi lahko na kratko prenesla informacije.
Ne sekirajte se. V mapi »Prejeto« vsi hranimo sporočila, ki nas spominjajo na naloge, ki jih želimo dokončati, vendar ne. In to je v redu. Toda ti predmeti ne spadajo na seznam opravkov.
4. Pomanjkanje orodij za določanje prednosti in določitev rokov.
Rdeči klicaji, zastave, zvezde, barvni mehurčki - e-poštni programi običajno dajejo peščico orodij za označevanje pomembnih sporočil. V nekaterih aplikacijah lahko celo povežete datum "odgovori po", kot je danes, jutri ali pa "v tem tednu". S temi funkcijami se spomnite, da komunicirate z ljudmi, vendar ne kot označevalci prednostnih nalog ali določeni roki za določene naloge. Kot rečeno, vrstice zadev nikoli nenehno povedo, kaj morate storiti, in dodajanje zastavic ne prinaša enakih dragocenih informacij, ki jih najdete na seznamu opravil. Dober seznam opravil ureja naloge po prioritetah in uporablja roke.
5. Preprečuje, da bi bila vaša e-pošta e-poštna.
Upam, da sem vas večinoma prepričal, da poskus, da spremenite mapo »Prejeto«, da deluje kot seznam opravkov, povzroči zelo slab seznam opravil. Ugani kaj? Ustvari tudi zelo slabo mapo »Prejeto«, tako da sta zdaj dva neučinkovita! Če poskušate z mapo »Prejeto« manipulirati tako, da se podvoji kot seznam opravkov, se lahko preusmerite med operacije. Tako se lahko zgodi: razvrstite mapo »Prejeto« na en način, da najdete predmete z visoko prednostno nalogo; odkrijete nov kos pretoka pošte; prekinite se; zatekajte v prejeto pošto; preverite novo pošto; se odločite, da ne velja za vas; se spet zatečejo po zastavah ali zvezdah; poskusite se spomniti, kje ste bili s seznamom opravkov…
Ne pozabite, da če ima vaš e-poštni program vgrajeno aplikacijo ali funkcijo za sezname opravkov, lahko to uporabite!
E-pošta je e-pošta
Hranite v e-poštnem nabiralniku kot nabiralnik e-pošte in ne kot seznam opravkov, zato boste veliko učinkovitejši. Verjetno je tudi vaše delovno življenje postalo nekoliko bolj srečno. V stolpcu Get Organized v naslednjem tednu bom podrobneje razložil, kaj pomeni dober seznam opravkov, kako ga uporabljati in nekaj orodij, zaradi katerih je postopek upravljanja seznama opravil zelo avtomatiziran.
