Organizirajte se: 3 načine uporabe asana novih desk kanban

Nekatera orodja za produktivnost res nimajo veliko smisla, dokler jih ne vidite v akciji. Torej, če še nikoli niste uporabljali kanbanskih plošč, morda ne bi razumeli, kaj vse hrup, ki ga obkroža okoli vrhunske službe upravljanja in sodelovanja, Asana, dodaja Kanban plošče. Če vas zanima, ali ste v službi bolj produktivni, se splača pogledati, kot bom razložil.

Za neopaženo spletno aplikacijo Asana, ki je v zadnjem času pridobila veliko oprijema. Ta storitev je v bistvu seznam opravkov na steroidih. Asano lahko uporabljate s skupino ljudi, na delovnih mestih pa je precej priljubljena. Novost v Asani od prejšnjega tedna je funkcija, imenovana deske, ki temeljijo na deskah kanban. Kanban je splošen izraz, ki opisuje tako vrsto aplikacije kot sistem za uporabo te aplikacije. Ena najbolj znanih aplikacij kanban deske je Trello.

Kanban je tudi precej priljubljen med IT ekipami in timi za razvoj programske opreme. Ko ga opišejo, se vržejo okoli izrazov, kot sta Scrum in pravočasna dostava, in pričakujejo, da bomo običajni ljudje razumeli, kaj pomenijo. Zelo zmedeno je.

Precej lažji in jasnejši način razumevanja kanbana je videti primere tega v akciji. Spodaj je nekaj primerov kanbanskih desk, ki so na delovnem mestu morda manj pogoste, vendar so zasnovane tako, da bi imele smisel skoraj vsem.

1. Sledite osebnim nalogam: Narediti, narediti, končati

Eden od načinov uporabe kanban deske je organiziranje osebnega seznama opravil in poskrbite, da nikoli ne boste prevzeli preveč opravil hkrati. Temu rečemo tabla Naredi, naredim, naredim.

V tej nastavitvi imate tri stolpce z oznako Naredi, Naredi in Končano. Na voljo imate tudi kup lepljivih zapisov, ki jih v kanbanu imenujejo kartice. Naloge napišete na lepljive opombe, eno nalogo na beležko in jih nalepite v stolpec Naredi. Zaenkrat tako dobro.

Trenutno imamo seznam opravil v stolpcu Naredi in nič v stolpcih Doing ali Done. Vem, da lahko vidite, kam to gre, vendar ne skočite na naslednji korak.

Kaj morate razumeti pri kanban ploščah, so to vizualizacije informacij, ki jih lahko prav tako preprosto zasledite na kakšen drug način. V Asani si lahko namesto tega ogledate svoje naloge v pogledu seznama in tako uporabljate glave na seznamu za razlikovanje med različnimi vrstami nalog, kot je na spodnji sliki.

Ko pa iste informacije v vizualni obliki vizualizirate, ima lahko drugačen psihološki učinek. S tablami Naredi, Naredi, Končano si ljudje ponavadi sami naložijo omejitev, koliko nalog lahko v danem času v svojem stolpcu Doing. Namen je ustvariti sistem, ki vas bo usmeril v osredotočanje na le nekaj aktivnih nalog. S prikazom seznama je enostavno občutiti, da so vsa opravila enakega pomena in jih je treba zdaj dokončati !

Tablica To To Do, Doing, Done kanban deluje res dobro za zapletene naloge, ki imajo veliko korakov. Na zgornjih in spodnjih slikah lahko vidite, da so številne naloge velike in jih ni mogoče opraviti v enem dnevu. Omejevanje seznama Doing na samo dve ali tri naloge vas spodbudi, da se osredotočite na njih, dokler ne končajo.

Zelo preprosto je uporabiti isti koncept omejevanja nedokončanega dela (Doing) tudi v nastavitvah ekipe.

2. Razdelite delo prek skupnega koša za naloge

Tu je še en primer, ki je dokaj preprost. S pomočjo kanbanove deske lahko posameznikom v ekipi omogočite delo, ki ga lahko poberejo in dodelijo sebi.

Za lažje razumevanje se pretvarjajmo, da je to seznam opravil za gospodinjstvo. V tem gospodinjstvu so trije otroci: Andy, Berta in Claudio. Prvi kanban stolpec je opravila. Naslednji stolpci so Andy, Berta in Claudio. Zadnji stolpec je Dokončano.

Gospodinjsko pravilo je, da mora vsak otrok vsako soboto izbrati eno opravilo. Občasno se lahko pojavijo tudi dodatna opravila. Otroci lahko samostojno izberejo svoje delo na podlagi tega, kar je na voljo. Izberejo izbor, vlečejo to kartico v svoj stolpec in zato prevzamejo odgovornost zanjo. Ko opravijo svoje naloge, premaknejo kartico v stolpec Končano.

To ureditev si je enostavno predstavljati na delovnem mestu. Morda imamo ekipo delavcev s kupom del, ki ga morajo vsi skupaj dokončati. Namesto da čakajo, da jim upravitelj dodeli delo, lahko zahtevajo nalogo iz zabojnika za delo.

3. Upravljanje stikov

Bolj nenavaden način uporabe kanban deske je vodenje seznamov stikov glede na regijo ali mesto. Ponovno bi lahko bilo preprosto v obliki seznama, toda za mnoge ljudi ima videnje stolpcev in kartic drugačen (pozitiven) psihološki učinek.

Tokrat je dovolj preprosto, tabla ima stolpce za različne regije in mesta. Vsaka kartica je kontakt, ki ima sedež v tej regiji. Ko vas pot odpelje v določeno mesto, si zlahka pogledate seznam stikov, do katerih lahko vzpostavite stik. Poleg tega boste zelo hitro opazili, če se na istem mestu nahaja večje število pomembnih stikov, kar lahko pomeni, da morate povečati, kako pogosto jih obiščete.

Če želite nekoliko avtomatizirati ta postopek, lahko e-poštna sporočila iz stikov neposredno posredujete projektu Asana. Spremenite vrstico zadeve v ime in lokacijo stika, da boste lažje pozneje pravilno razvrstili in kartico. Če na koncu e-poštnega sporočila množica ljudi vključi popolne kontaktne podatke, boste vse shranili tudi na karticah.

Naredite več s Kanban deskami

Upajmo, da so ti primeri naredili kanbanove deske nekoliko bolj dostopne neuveljavljenim. Njihova uporaba je lahko veliko bolj zapletena, od sledenja razvoju programske opreme, ki sem ji namigovala že prej, do nadzora zalog. Več osnovnih primerov, ki sem jih dal, so namenjeni lažjemu razumevanju, zakaj lahko v Asani uporabljate tablo in ne seznam. Bodite kreativni in uporabljajte plošče, če želite upravljati vse, kar je za vas najbolj smiselno.

Iščete več informacij o Asani? Preberete lahko z uporabo Asane v poslu, 7 Asana trikov, da postanete eno s poslovnimi poteki poslovanja in Slack vs Asana.