Organizirajte se: 3 metode za boljše upravljanje s časom

Če želite biti bolj produktivni, morate učinkovito upravljati svoj čas. Kako se izboljšate pri urejanju svojega časa? Ne glede na to, kje ste s svojimi veščinami upravljanja časa, je prva stvar, ki jo morate storiti, slediti temu, kako trenutno preživite svoj čas. Ne morete spremeniti svojega časa, če ne veste, kako ga zdaj uporabljate.

Obstajajo trije glavni načini za sledenje svojega časa in vsak ima svoje prednosti in slabosti. Način, za katerega na splošno velja, da je najlažji, je najmanj natančen. Najbolj natančna je zamudna. In končno, obstaja način, kako slediti svojemu času s pomočjo tehnologije, ki je izredno enostavna, vendar natančna le za določene vrste nalog.

Tukaj je tisto, kar morate vedeti o teh treh metodah:

1. Časovna ocena (znana tudi kot metoda ocene delovnega tedna)

Kaj je časovna ocena? Časovna ocena je seznam vsega, kar ste storili v nekem obdobju, skupaj s tem, koliko ur in minut ocenite, da ste porabili za to.

Kako narediti oceno časa: Ocene časa se pogosto naredijo ob koncu tedna. Pomislite na svoj teden ali na kakšno obdobje, ki si ga želite ogledati, in odštejte, koliko ur, za katere menite, da ste delali, spali, vodili naročila, kuhali, čistili ali gledali filme, na primer. Če ga hranite, si pomagate, če se za koledar posvetujete.

Pros: Za oceno časa traja zelo malo časa. Ker jih lahko shranite do konca tedna, vaše dnevne rutine ne motijo ​​mučne naloge za beleženje časa.

Slabosti: Ocene časa so najmanj natančen način merjenja, kako preživite svoj čas. Raziskovalci so ugotovili, da ljudje, ko ocenijo, kako preživijo svoj čas s pomočjo pogleda nazaj, pogosto končajo s skupno več ur, kot jih je v dejanskem tednu (168). Ljudje navadno precenjujejo, koliko delajo, in svoj prosti čas podcenjujejo.

2. Časovni dnevnik (znan tudi kot skupni pristop k dnevnemu dnevniku)

Kaj je časovni dnevnik? Časovni dnevnik je zapis tistega, kar ste delali ves dan, razdeljen na bloke časa, ki predstavljajo ves dan. Ideja je, da se v 24-urnem obdobju upošteva vsak blok časa.

Kako narediti dnevnik: Če želite narediti dnevnik časa, potrebujete nekaj več kot list papirja ali preglednico. Ustvarite stolpec in v njega vnesite zaporedne časovne bloke s korakom 15, 30 ali 60 minut. Za ure, ko običajno spite, lahko kombinirate več časovnih blokov. Bodisi občasno čez dan ali ob koncu dneva prostor poleg vsakega časovnega bloka zapolnite s tistim, kar ste počeli v tistem času. Kako natančen je pri opisu, je odvisno od tega, kaj želite vedeti o sebi ali kakšno transformacijo upravljanja s časom želite narediti.

Pros: Dnevniki so natančnejši od časovnih dnevnikov. Bolj jih je, ko jih napolnite pogosteje in manj, dlje kot čakate, da jih izpolnite. Zelo enostavno je čas razvrstiti v kategorije, sešteti številke in analizirati rezultate.

Slabosti: Če določite en odgovor za to, kar ste storili med, recimo, 9. in 10. uro zjutraj, morda ni realen odraz tega, kako ste res izkoristili to uro. Recimo, da ste delali. Ste v tem času pustili svojo mizo in si popili vodo? Ste hitro klicali? Ste nekaj minut na polovici svojega dela brali na spletu? Časovni dnevniki se posplošijo o časovnih blokih, ne da bi se podrobneje seznanili s tem, kaj ste počeli.

3. Aplikacije za sledenje času

Kaj je aplikacija za sledenje času? Aplikacija za sledenje času je programska oprema, ki jo uporabljate za sledenje, koliko časa porabite za različne stvari, večinoma v računalniku in telefonu. Obstajajo pasivne aplikacije za sledenje času in aktivne. Pasivni, kot je RescueTime, merijo koliko časa preživite v različnih aplikacijah in na različnih spletnih mestih. Aktivne aplikacije za sledenje času, kot je Toggl, vam dajo časovnik na zaslonu, ki se zažene med delom, tako da lahko med delom uporabljate več aplikacij in spletnih mest.

Kako uporabljati aplikacijo za sledenje času: S pasivnim sledilnikom časa ga namestite v računalnik ali mobilno napravo in preprosto pustite, da se zažene. Samodejno zajame vso vašo dejavnost za snemanje, kategorizacijo, uvrstitev in analizo. Običajno lahko te programe začasno zaustavite in jih nastavite, da se izklopijo v času, ko ne želite spremljati svoje dejavnosti. Aktivni časovniki se zanašajo na vas, da pritisnete gumb, da jih zaženete in zaustavite. Omogočajo vam, da vnesete podatke o tem, kaj ste počeli med izvajanjem, aplikacija pa te podatke samodejno doda v zapis, ki si ga lahko ogledate in dodatno analizirate kadar koli želite. Različice mobilnih aplikacij sledilcev aktivnega časa so lahko koristne, če vam omogočajo, da zaženete časovnik, ko ste na sestankih, potujete v službo in opravljate druga ne računalniška dela, ki jih želite meriti.

Obstaja nekaj mobilnih aplikacij za sledenje času, ki spremljajo vašo lokacijo in vam domnevno pomagajo pri razvrščanju vašega časa, vendar še niso zelo pametne in zahtevajo preveč ročni vnos, da bi bil trenutno zelo koristen. Mogoče se bodo nekoč izboljšali.

Prednosti: aplikacije za sledenje času so odlične, če želite podrobneje opisati svoje digitalne dejavnosti. Imajo orodja za kategorizacijo vašega časa in izpljunke grafov in grafov. Najboljši od njih so zelo enostavni za uporabo in večina jih ima brezplačno možnost.

Slabosti: aplikacije za sledenje času vam ponujajo bogato analizo, kaj počnete v računalniku, vendar niso narejene tako, da bi spremljale ves vaš čas, zato bodo pogrešale vaše ure, porabljene za zlaganje perila, kuhanje, branje, igranje z otroki ali hišne ljubljenčke ali karkoli drugega.

Sledi dva tedna, nato analiziraj

Če ste nov za sledenje času, priporočam, da združite način časovnega dnevnika z aplikacijo za sledenje času. Tako lahko dobite pregled, kako preživite vse ure v svojem dnevu, in podrobno analizo časa vašega računalnika.

Pred analizo boste želeli zapisati svoj čas vsaj dva tedna. V prvih enem ali dveh dneh boste morda nekoliko spremenili svoje vedenje, ker razmišljate o tem, da spremljate svoj čas. Vaše vedenje se bo hitro povrnilo v normalno stanje.

Če se vam zdi, da govorite: "Oh, tega dne ne bi smeli šteti, ker je bil zelo nenavaden, " prenehajte. Bolj ko spremljate svoj čas, bolj boste spoznali, da imate več nenavadnih dni, kot ste verjetno spoznali. Ideja je, da bolje razumete, kako dejansko preživite svoj čas, ne pa kakšen je povprečen dan. Ko veste, kako v celoti preživite svoj čas, lahko začnete sprejemati premišljene odločitve o tem, kaj želite narediti več, manj ali če želite začeti nekaj povsem novega.