Organizirajte se: 10 strategij za boljše, učinkovitejše sezname opravkov

Kako učinkovit je vaš seznam opravil? Vam pomaga načrtovati dan? Vam pomaga, da določite prednost? Ali pa gre za neskončen seznam stvari, za katere se počutite krive, ker jih še niste storili in jih zdaj verjetno ne boste storili?

Dober seznam opravil vam omogoča, da ne samo oblikujete dan, temveč tudi usmerite svojo pozornost na tisto, kar vam najbolj pomeni. S pisanjem svojih nalog svoje večje cilje učinkovito razdelite na bolj obvladljive dele. Tedenska naloga čiščenja papirjev, ki so se nabrali na vaši mizi, vam bo morda pomagala doseči boljši cilj ostati organiziran in brez papirja. Celo seznam nakupov z živili lahko kaže na večji cilj, da se dobro jemo ali doma kuhamo več.

Ko se naučite, kako narediti učinkovit seznam opravkov, lahko svoje misli bolje seznanite s svojimi resničnimi cilji. Dober seznam opravkov naj vam daje napotke, ne pa vas bo strah. Tu je nekaj nasvetov za izdelavo boljših seznamov opravkov.

1. Izberite aplikacijo Prava opravila za vas

Prvi korak pri pripravi boljšega seznama opravil je odločitev, kje ga hraniti. Nič ni narobe, če imate seznam opravkov na papirju. Če vam uspe, super. Kljub temu je veliko razlogov, da je res dobra aplikacija za sezname opravkov boljša:

• Opravila imajo vgrajene opomnike.
• Digitalne sezname je lažje urejati kot papirne, tako da lahko prilagodite svoje prioritete in po potrebi razjasnite svoje naloge.
• Ne morete izgubiti digitalnega seznama, shranjenega v oblaku. Če niste naravno organizirana oseba, je to morda ključna prednost.
• Različni pogledi v opravilni aplikaciji vam omogočajo samo naloge, ki so trenutno pomembne.
• Aplikacije za seznam opravil so lahko skupne; lahko drugim dodelite naloge in jih prejmete, ko jih dokončajo.
• Izberete lahko aplikacijo s seznami opravkov s funkcijami, ki vas motivirajo, naj gre za lep dizajn ali zabavno izkušnjo.

Obstaja ogromno število programov s seznami opravil. Lahko bi izgubili celodnevno produktivnost in raziskovali vse aplikacije za upravljanje opravil, ki se pojavijo pri iskanju v kateri koli trgovini z aplikacijami. Ko sem jih veliko preizkusil, jih najbolj priporočam:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Stvari

Nekaj ​​drugih aplikacij, ki so v določenih okoliščinah odlične, so Google Tasks (za integracijo z aplikacijami G Suite), Microsoft To-Do (če uporabljate Microsoft Office ali Windows 10), Habitica (če vam je všeč gamifikacija) in Omnifocus (za tiste ki svojim nalogam dodajo veliko podrobnosti). Vendar je toliko drugih. Če nobena od teh vas ne zanima, vprašajte svoje prijatelje (zlasti vaše organizirane), kaj uporabljajo. Poskusite nekaj in izberite tistega, ki vam je všeč, in ki vaše podatke varnostno kopira v oblak, da nikoli ničesar ne izgubite.

Če potrebujete pomoč pri spremljanju nalog, ker se zdi, da so vedno v teku ali so v čakanju, vam lahko aplikacija kanban board, kot je Trello, bolje služi kot bolj tradicionalni seznam opravkov.

2. Naredite več kot en seznam

Zelo malo ljudi ima samo en seznam opravkov. Ustvari seznam opravkov za delo in ločen za osebna opravila. Morda imate skupni seznam gospodinjskih opravil, seznam nekega dne, kamor zapišete stvari, ki jih želite početi, vendar niso nujne, in še več.

Če imate več seznamov, se lahko osredotočite. Ko ste v službi in ste pripravljeni sprejeti nekatere naloge, povezane z delom, ne želite, da vas moti dejstvo, da morate na svoj prosti dan speči rojstnodnevno torto.

Vse odlične aplikacije vam omogočajo več seznamov. Začnite z nekaj preprostih in očitnih, kot so:

• Delo
• Osebno
• Gospodinjstvo

Mogoče je za vas bolj smiselno imeti projekt A in projekt B namesto splošnega delovnega seznama. Kaj še potrebujete? Seznam seznamov lahko vedno spremenite pozneje.

3. Dodajte nove naloge čim hitreje

Ko vam nova naloga skoči v glavo, jo čim prej zapišite na seznam opravkov. Če ima vaša opravila nekakšno bližnjico na tipkovnici za dodajanje nove naloge, se je naučite. Če ima vaša aplikacija bližnjico za mobilni telefon, jo nastavite.

Ko dodate naloge na svoj seznam opravkov takoj, ko jih pomislite, si lahko preprečite, da bi se na njih nastanili. Ko je zapisano, si ga ni treba več zapomniti.

4. Določite roke

Ko ima nalog rok, ga dodajte na seznam opravkov. Roki vam pomagajo, da določite prednost.

Vsako opravilo v resničnem življenju ne potrebuje težkega in hitrega roka, da ga prejmete na seznam opravkov. Določite datum za opravila, kadar koli približno veste, kdaj mislite, da ga lahko dokončate.

To je učinkovito iz dveh razlogov: prvič, večino aplikacij omogoča, da vidite, kaj zapade "danes", "jutri" in "ta teden", ne glede na seznam, na katerem so. Torej, lahko vidite vse, kar je treba " danes "na seznamu delovnega seznama, osebnem seznamu itd. Drugič, z določitvijo rokov za naloge učinkovito načrtujete svoj teden, kar je odlična strategija upravljanja s časom.

5. Dnevno revidirajte

Začnite vsak dan tako, da čez dan vržete pogled na svoj seznam opravkov in ocenite, ali je to smiselno. Nato ga revidirajte. Če imate danes preveč nalog in veste, da jih ne boste mogli do vseh, si sami nastavite neuspeh.

6. Omejite se na tri do pet dnevnih nalog

V povprečnem dnevu odjavim med tri in pet nalog. Če sem nenamerno predvidel 12 nalog za ta dan, vem, da jih ne bom dobil vseh, kar pomeni, da jih moram ponovno določiti kot prednostne naloge in spremeniti njihove roke. Če opazim to potencialno težavo, preden se začne moj dan, se lahko prilagodim, ne da se počutim stresno zaradi vseh tistih nalog, ki sem jih želel opraviti in nisem.

Kakšna je vaša dnevna omejitev? Odvisno je od tega, kakšne naloge zapišete in kako težko jih je opraviti. Če boste sčasoma spremljali, koliko nalog vsak dan odjavite - najboljše aplikacije, ki jih opravijo za vas - se boste naučili svojega maksimuma. Ko spoznate svoj maksimum, lahko svoje dnevne naloge omejite na primerno število.

7. Zapišite naloge, ne cilje ali cilje

Kar pišete na seznamu opravkov, je pomembno. Seznamijte svoje sezname z nalogami in ne s cilji. Če želite to narediti, morate vedeti razliko med obema.

Cilji so veliki dosežki ali želeni rezultati. Običajno jih je težko določiti. Primer je "postati tečen v hindujščini." Dajanje tega na seznam opravkov ne bi bilo zelo učinkovito.

Cilji so označevalci na poti do cilja. Veliko lažje jih zamenjamo z nalogami, ker so cilji bolj natančni in merljivi. Primer cilja je lahko "pogovor v hindujščini o mojih najljubših filmih."

Kaj so torej naloge? Naloge so dejanja, ki jih izvajate za dosego cilja. Razbite cilj in imate svoje naloge. Zelo pogosto gre za posamezne dogodke, čeprav se lahko ponovijo. Naloga je lahko "naučite tri nove hindujske glagole" ali "preučite se 30 minut."

Naloge - ne cilji ali cilji - spadajo na seznam opravkov.

8. Cilji in cilji naj bodo ločeni

Določitev ciljev in ciljev je pomemben del priprave boljših in učinkovitejših seznamov opravkov. V popolnem svetu so naloge, ki jih opravljate, predvsem v zasledovanju vaših ciljev. Če ne, zakaj zapravljate čas, da bi jih delali? Vedeti morate, kakšni so vaši cilji, vendar jih na seznamu opravkov ne potrebujete.

Svoje cilje zapišite nekje drugje. Če je na vašem seznamu opravkov odsek z opombami, jih dodajte tam. Če vodite dnevnik, lahko svoje cilje zapišete in jih spremenite četrtletno ali letno. Občasno se obrnite na svoje cilje, vendar ne dovolite, da vas odvrnejo od določenih stvari, ki jih morate storiti danes.

9. Pogosto si oglejte seznam opravkov

Učinkovit seznam opravkov vas vodi skozi ves dan. Poglejte si v začetku tedna, da načrtujete svoj čas. Poglejte na začetku dneva, da spremenite svoj načrt za dan. Poglejte si ga po kosilu, da boste vedeli, na kaj se morate osredotočiti preostali dan. Ko se neko opravilo počuti izgubljeno ali potrebujete oddih, si na seznamu opravkov oglejte nekaj malega in enostavnega, s katerim se lahko vmes lotite.

Bolj ko boste gledali svoj seznam, bolj mu boste zaupali. Bolj ko mu zaupate, manj si morate zapomniti, katere naloge morate opraviti. Manj kot si morate zapomniti, bolj se osvobodite svojega uma, da se osredotočite na nalogo.

10. Naj bo seznam opravil pregledljiv

Če na svoj seznam opravkov pogledate pogosto - in mislim, da bi ga morali -, boste hitro ugotovili, kako koristno je videti, kaj potrebujete, na prvi pogled, ne pa skozi poglobljeno branje.

Za pisanje svojih nalog uporabite tesen jezik ali okrajšavo. Številne aplikacije imajo prednostne ocene ali zvezde, ki jih lahko dodate, s katerimi lahko poudarite ključne naloge. Barvno kodirajte svoje naloge, če to pomaga. Uporabite ikone, ki vam dajo več informacij o nalogi, na primer, ali potrebuje telefonski klic ali je povezan z zdravstvom. Ne glede na to, kako hitro si ogledujete seznam opravkov, bi morali imeti možnost pridobiti veliko informacij o tem, kaj morate storiti.

Srce produktivnosti

Odličen seznam opravkov je v središču osebne produktivnosti. Tako veselje je, da najdete aplikacijo in postopek za upravljanje nalog, ki deluje za vas. Preverjanje elementov na seznamu vam daje občutek dosežka in je ključni element organizacije. Zanesljiv sistem opravila olajša življenje in manj stresno.