Ne dovolite, da se vam zgodijo te tehnološke zgodbe o grozljivkah

Pierre Tremblay ne more razveljaviti 29. aprila 2015, tistega dne, ko je nekdo iz njegove kadrovske ekipe (HR) pomotoma poslal e-pošto "Nisi dobil službe" približno 110 prosilcem za zaposlitev - vključno z ljudmi, ki jih je podjetje želelo najeti. Lahko poskrbi, da se to nikoli več ne bo zgodilo.

Tako kot ta napačno usmerjena e-pošta, se lahko srečno večno, ko želite od svoje HR upravljanja tehnologije, hitro spremeni v nočno moro. Nekaterim nočnim moram se ni mogoče izogniti. Drugim se lahko izognemo, če sprejmete ukrepe za zmanjšanje tveganja za zmešnjavo. Lastniki podjetij in vodje ljudi, kot je Tremblay, ki so preživeli lastne nočne more HR tehnologij, prav tako predlagajo natančno določitev tega, kar potrebujete, preden pregledate prodajalce in izberete programsko opremo. Sprašuj. Izvedite teste. Poglejte mimo predstavnikov prodaje, ki govorijo brez težav, da bi žalili ljudi, ki bodo upravljali vaš račun. Z drugimi besedami, naredite domačo nalogo.

"To se ne bi zgodilo, če bi uporabili ustrezno programsko opremo, " je dejal Tremblay, direktor oddelka za kadrovske družbe Dupray, izdelovalec okolju prijaznih parnih čistilcev in likalnikov s sedežem v Montrealu. "Temu bi se lahko izognili, če bi se bolj profesionalno ukvarjali s tem."

Vlagatelj je sledil napaki pri lastnem izdelovanju

Dupray ima približno 30 zaposlenih na sedežu v ​​Montrealu in skupno približno 100 po vsem svetu. Spomladi 2015, ko je najel blitz, povezano s širjenjem poslovanja podjetja, je Tremblay želel zapolniti sedem položajev menedžerjev in direktorjev. Odprto delovno mesto je objavil v oddaji Dejansko, LinkedIn in Monster, za upravljanje aplikacij, načrtovanje razgovorov in nadaljnje spremljanje pa je uporabil kombinacijo Gmaila in programske opreme za upravljanje odnosov s strankami. Tremblay in njegova HR-jeva skupina sta uporabljala skupni e-poštni naslov za sprejemanje vlog in odgovarjanje kandidatom za zaposlitev. Za Gmail so ustvarili glavno mapo v Gmailu, znotraj nje pa edinstvene mape.

Nekega usodnega dne je eden od sodelavcev kadrovske službe Tremblay želel vlagatelja po imenu Tricia poslati pismo o zavrnitvi. Namesto tega je zadel "Odgovori vsem" in ga poslal vsakemu imenu v glavni najemni mapi. Uslužbenec je takoj vedel, da je naredil napako, vendar je bilo prepozno. "Kar je bilo storjeno. Morali smo ugotoviti, kako to popraviti, " je dejal Tremblay.

Pozorno je opozoril vodjo družbe in skupaj z HR ekipo so tisti večer poklicali ali poslali e-pošto vsem, ki so prejeli pismo Draga Tricia. Kadrovski uslužbenci so 90 od 110 prosilcev že izključili kot pričakovane, vendar je Tremblay menil, da jim podjetje dolguje vse poosebljeno razlago tega, kar se je zgodilo, in razloge, zakaj jih niso obravnavali za službo.

Težje je bilo obravnavati ostalih 20 kandidatov. Večina je razumela, kaj je Tremblay označil za "klerikalno napako". Toda pol ducata se je razburjalo. Ena ženska, ki se je pogovarjala za isto službo kot Tricia, je prevzela pismo o zavrnitvi, kar pomeni, da je namesto nje dobila ponudbo. Na koncu je šest od sedmih ljudi Dupray ponudbo za delo sprejelo, sedma pa se je odpovedala boljši priložnosti.

Incident je pripeljal do tega, da je Tremblay spremenil več sprememb v svojih postopkih zaposlovanja, preden je v začetku letošnjega leta najel še pet zaposlenih. Še vedno uporablja programsko opremo za upravljanje CRM podjetja, vendar je dobil Duprayeve lastne programerje, da jih prilagodijo tako, da so e-poštna sporočila za aplikacije za delo avtomatizirana. Danes morajo kadrovski uslužbenci preiskati niz opominov, ki niso varni, preden se katerikoli e-poštni naslov odpravi kandidatu za službo. "Vse je v tem, da tehnologija preveri svojo odločitev, " je dejal. "Morate sprejeti tisto zavestno odločitev, da ja, to želim početi."

Programska oprema, ki ne ustreza demo

Pred nekaj leti je Peter Johnson mislil, da je pameten, saj je ocenil peščico prodajalcev plač v oblaku, preden je izbral, kaj se mu zdi najboljše za njegovega takratnega delodajalca, hitro rastoče malo podjetje, ki ga je najelo za pomoč povečajo osebje.

Potem ko je ocenil več kot sedem prodajalcev, je Johnson izbral dobro znanega nacionalnega procesorja plač, ki je sredi posodabljanja svoje programske opreme. Ponudnik je storitev promoviral kot platformo, saj deluje enako dobro v operacijskih sistemih Mac in PC (OS). Vendar pa je Johnson povedal, da je v dveh tednih po predstavitvi in ​​drugih Mac računalnikih v osebnem vmesniku (UI) pojavil nenavadne znake. Bili so tudi drugi problemi, vključno s tem, da storitev ni bila ravno v oblaku.

"Obstajala je povezava na daljavo, ki jo je bilo treba vzpostaviti prek virtualnega računalnika, " je pojasnil Johnson. "Kar smo pričakovali, da se bo zgodilo, se ni dogajalo. Začeli so se začeti in zaustavljati. Nekateri kadrovski strokovnjaki, ki bodo živeli v sistemu iz dneva v dan, se niso želeli premikati s programsko opremo, prav tako nisem."

Potegnil je čep in šel s prodajalcem plač, ki je bila njegova druga izbira. Prodajalec, ki je bil njegov prvi izbira, podjetju ni ničesar zaračunal, zato je največji strošek kadrovskih uslužbencev porabil čas, ko so porabili za ustvarjanje poročil in pripravljanje podatkov za uporabo v sistemu, ki so ga na koncu opustili.

Johnson je gledal nazaj, da je morda odkril morebitne težave z vključevanjem oddelka za informacijsko tehnologijo podjetja v postopek ocenjevanja prodajalca, da bi lahko zastavili globja vprašanja v zvezi s tehnologijo. "Toda nekatere stvari, ki jih ne vidite, dokler guma ne stopi na cesto, " je dejal. "Vsaj dva ali tri mesece nisva bila."

Johnson je uporabil, kar se je naučil, ko se je pridružil svojemu trenutnemu delodajalcu, RizePoint, proizvajalcu programske opreme za upravljanje skladnosti v Salt Lake Cityju, ki temelji na Salt Lake Cityju. Potem ko se je Johnson leta 2015 kot podpredsednik oddelka za človekove pravice pridružil podjetju RizePoint, so morali za delovno silo družbe izbrati novo programsko opremo za plače in upravljanje s človeškimi viri, ki šteje manj kot 100. V tem primeru je ocenil majhne in velike prodajalce. Za sistem upravljanja s človeškimi viri v podjetju je izbral manjšega prodajalca, da je relativno nov, hitro raste in ima "trenutni" videz in občutek, s katerim se je Johnson povezal. Ironično je, da je za izplačilo plačil izbral istega nacionalnega prodajalca, od katerega je prej odšel. Vmes je prodajalec obnovil celoten sistem. "Funkcija upravljanja plač deluje dobro in modul za poročanje je odličen, " je dejal.