Izbira med brezplačno in plačano programsko opremo za računovodstvo za mala podjetja

Storitveni sektorji z veliko konkurenco pogosto gojijo kupce vedno cenejših ponudb, da bi pritegnili nove stranke. V industriji računovodskih programskih programov je najnovejši trend, da ponudite programsko opremo brezplačno, medtem ko si prizadevate za izkoriščanje teh poti. Včasih imajo te ponudbe lahko veliko smisla za določena podjetja, vendar morajo podjetja, ki imajo hitro rast, biti previdna.

S pomočjo freemium, malih podjetij in podjetniških orodij je za mala in srednje velika podjetja težko določiti, katera rešitev je zanje primerna. Morda boste imeli denar za nakup drage programske opreme, kot sta Cougar Mountain Denali Summit in Microsoft Dynamics GP, vendar resnično potrebujete vso to prilagoditveno funkcionalnost in obseg? Nasprotno, morda se boste umaknili z uporabo brezplačnih orodij s strani podjetij, kot je Wave, vendar je orodje dovolj pametno za izvajanje kompleksnejših nalog?

Da bi ugotovili, na kaj naj bi SMB iskali pri izbiri plačljive računovodske programske opreme, sem se pogovarjal s Scottom Davissonom, soustanoviteljem podjetja Acclivity, ponudnikom namiznega računovodskega orodja AccountEdge za mala podjetja. Vprašal sem ga glede cen, prilagodljivosti, varnosti in storitev za stranke.

Ali vaša plačana programska oprema naredi več kot glavna štiri?

Davisson je dejal, da se večina brezplačnih računovodskih orodij lahko ukvarja z upravljanjem računov, sledenjem stroškov, izdajanjem računov in prodajo. To so minimalne naloge, ki bi vam jih moralo pomagati vsako orodje, ne glede na to, koliko ste pripravljeni plačati.

"To je jedro, " je rekel Davisson. "Če morate to storiti, potem ste verjetno na modelu freemium v ​​redu. Ker se te potrebe še bolj zapletejo… tam lahko začnete ocenjevati svoje potrebe o tem, kaj je na trgu in koliko to stane."

Pojavijo se lahko dodatne potrebe, ki jih vaše freemium orodje ne zmore. Če potrebujete programsko opremo, ki lahko ureja stvari, kot so obračunavanje časa, sledenje zalog in izplačilo plač, boste verjetno morali vložiti v plačano orodje. Čeprav večina brezplačnih orodij lahko obdeluje podatke o prodaji, če ima vaše podjetje več oddelkov, boste morda želeli uporabiti bolj zapleteno orodje, saj vam večina orodij za prosto uporabo ne bo omogočila vnosa prodajnih podatkov po oddelkih (raje boste morate vnesti podatke kot eno pavšalno enoto).

Kako prilagodljivo je vaše računovodsko orodje?

Eden glavnih razlogov, da podjetja izberejo računovodsko programsko opremo na ravni podjetij za nižje stroške ali freemium aplikacije, je, da podjetja orodja pogosto ponujajo neomejene prilagoditve, ki lahko upognejo in plastejo programsko opremo, specifično za potrebe vsake stranke. Orodja za mala podjetja, kot je tisto, ki jih ponuja Acclivity, ne bodo ponudila te stopnje zapletenosti.

Vendar to ne pomeni, da ste zaljubljeni v tisto, kar pride iz škatle. Pomislite, kakšne integracije drugih ponudnikov ponuja vaša programska oprema SMB. Ali se integrira z orodjem za upravljanje odnosov s strankami (CRM)? Ali v vašo programsko opremo za e-poslovanje vleče podatke? Če vam lahko računovodsko orodje za majhna podjetja nudi več integracij in dodatkov, morda ne boste morali porabiti velikih dolarjev na platformi na ravni podjetja.

"Programska oprema mora biti dovolj prilagodljiva, da ustreza vašim potrebam, " je dejal Davisson. "Toda to je težaven cilj. Naša programska oprema ni za eno točno določeno vrsto industrije. Moramo imeti rešitev, ki ustreza vašim potrebam, vendar nimamo te možnosti prilagodljivosti. kot nož švicarske vojske. Naši dodatki strankam nudijo dodatne komponente, ki se priklenejo na programsko opremo, da jo še naprej prilagodijo njihovim potrebam."

Ali je vaša programska oprema varna?

Ena glavnih točk razlikovanja med podjetniškim razredom, SMB in prostorsko računovodsko programsko opremo je raven varnosti, ki jo namerava zagotoviti vaš prodajalec. Če za svojo programsko opremo ne plačujete centov, ali resnično pričakujete varnost na ravni Fort Knox?

To je eden od razlogov, da je Davisson dejal, da njegove stranke raje uporabljajo lokalno programsko opremo pred oblaki. "Veliko ljudi se proti svoji volji vleče v oblak, " je dejal. "Toda svojih financ ne zaupajo v oblaku. Gre za varnost in nadzor."

AccountEdge je namizno orodje, ki ga je mogoče razširiti v oblak s spremljevalno aplikacijo. Vendar Acclivity ne ponuja različice orodja samo v oblaku. "Del tega, zakaj vidimo veliko dejavnosti in zanimanja, je, ker ko licenciramo namizno programsko opremo, jo lahko postavite v svoje omrežje, za požarnim zidom, je vaše, " je dejal Davisson. "Z vidika varnosti to omogoča končni nadzor."

To ne pomeni, da so orodja, ki temeljijo na oblaku, sama po sebi manj varna kot namizne aplikacije. Na primer, Intuit QuickBooks Online Plus shranjuje podatke na strežnike, zaščitene z požarnim zidom, kjer so podatki šifrirani. Ko vaši podatki zapustijo spletni brskalnik, se prenašajo preko šifrirne tehnologije SSL (Secure Sockets Layer). Intuit omogoča tudi skrbnikom, da omejijo dostop do določenih vrst podatkov znotraj orodja, če se odločijo, da bodo nekatere informacije na voljo samo zaposlenim na izvršni ravni.

Storitev za stranke

Ta bi moral biti brez možganov. Bolj ko konkurenčen postane trg, pomembnejša mora biti storitev za stranke. Ali lahko pridete do prodajalca svoje računovodske programske opreme, če in kadar nekaj ne deluje pravilno? Ali jih lahko dosežete na izbranem nosilcu ali vas prisilijo, da izberete določeno komunikacijsko platformo? Ali predstavniki storitev govorijo vaš jezik ali je prodajalec oddajal svojo službo za pomoč uporabnikom?

To so neverjetno pomembna vprašanja, ki bi si jih morali zastaviti vsak potencialni prodajalec. Velika verjetnost je, da bo računovodska programska oprema na ravni podjetja nudila podporo 24 ur na dan, še posebej, če ste pripravljeni plačati petmestno letno plačilo ali več. Če pa želite izbrati med seznamom brezplačnih orodij in plačljivih SMB orodij, boste želeli podrobno raziskati možnosti storitev.