Ali lahko Facebook delovno mesto ubije pisarniško e-pošto?

Nov val programske opreme za spletno sodelovanje grozi, da bo dramatično zmanjšal (če ne odpravil) e-poštne komunikacije znotraj pisarne. Izdelki, kot so Slack, Microsoft Teams in Facebook Workplace, omogočajo poslovnim uporabnikom klepetanje prek besedilne in video konference, pošiljanje datotek GIF in emojis ter celo skupno rabo datotek - vse to ne zapušča spletnega brskalnika ali lokalne aplikacije.

Če niste seznanjeni s to obliko programske opreme za sodelovanje, si oglejte naš članek o razliki med Slack in Microsoft Teams. V njej boste našli množico najboljših funkcij, ki so na voljo na obeh teh vodilnih panogah, pa tudi edinstvene značilnosti vsake platforme., natančneje si bomo ogledali štiri funkcije Facebookovega delovnega mesta, intrigantnega novega nabora poslovnega sodelovanja, in preučili, zakaj bi lahko nadomestil večino e-poštnih sporočil. Za tiste od vas, ki še nikoli niste uporabljali Facebookovega delovnega mesta (in ga tudi nimamo), ne skrbite: delovno mesto je videti skoraj enako Facebooku, ki ga uporabljate v svojem osebnem življenju. V resnici, če vaše podjetje sprejme programsko opremo, boste verjetno preplavili podobne fotografije fotografij dojenčkov in mačk. Videti je, da je orodje (in Microsoft Teams in Slack) tako popolno: ponavlja orodje, ki ga uporabljate v vsakdanjem življenju, vendar vašemu podjetju zagotavlja nadzor in pooblastilo za vodenje pogovorov v službo.

Preučili bomo tudi, ali lahko Workplace (in privzeto Microsoft Teams in Slack) kdaj nadomesti e-pošto za zunanjo komunikacijo. Opozorilo o spojlerju: Verjetno ne (vsaj še ne).

1. Skupine

E-pošta je dovolj preprosta za uporabo, vendar pogovori lahko postanejo preobsežni, še posebej, če je preveč uporabnikov na enem niti. Ko gre za teme e-pošte, razmislite o tem, kako pogosto več ljudi hkrati odziva na isti e-poštni naslov, odgovorite eni osebi namesto celotne niti ali odgovorite vsem namesto enega predvidenega prejemnika.

S Facebook delovnim mestom lahko s funkcijo Skupine orodja zberete ustrezne zaposlene v eno samo nit, kjer lahko na javnem forumu klepetajo drug z drugim, priložijo velike datoteke za tiste delavce, ki bi želeli dostop in celo iskali stare navaja način iskanja starih pogovorov v e-poštnem nabiralniku.

Delovno mesto celo omogoča ustvarjanje skupin z več podjetji, ki vam omogočajo sodelovanje z drugimi skupinami na delovnem mestu. To je še posebej koristno za oglaševalske ekipe, ki sodelujejo z zunanjimi strankami in servisne ekipe, ki delajo na primer z računi z belimi rokavicami.

2. Novice

Vsi vemo, kako enostavno je zgrešiti e-pošto po vsem podjetju. Ali smo prezaposleni ali pa se nam mudi in se odločimo, da bomo sporočilo odprli pozneje in se kasneje nikoli ne zgodi. Z Workplaceom se zaposlenim takoj predstavi News Feed, ki predstavlja najpomembnejše zgodbe dneva. Ne samo, da bo sporočilo izvršnega direktorja sprožilo obvestilo, ko bo objavljeno, ampak bo verjetno v zgornjem delu vašega vira, vi pa boste lahko videli odzive vseh na sporočilo. To je veliko bolj pregleden, veliko bolj uporabniku prijazen način objavljanja, branja in odgovarjanja na sporočila.

Poleg tega so pomembnejše objave deležne večje teže kot manj pomembne objave, kar pomeni, da boste samodejno bolj verjetno videli, kaj morate videti. Z e-pošto se vsakemu sporočilu dodeli enaka teža, dokler ne upoštevate njegove pomembnosti.

Sovražite to, kar vidite na Workplaceu? Če ne sledite niti ali izbrišete objavo - obe možnosti sta boljši od pošiljanja sporočila za celotno podjetje, ki pravi: "Spravi me s te preklete e-poštne nitke."

3. Prenos v živo

Vsi smo videli video posnetke v živo iz večjih medijskih podjetij, kot so The New York Times , NBC in, seveda, PCMag, toda v živo lahko neposredno predvajate tudi znotraj Facebookovega delovnega mesta. To je odlična funkcija, ki je uporabna za resne poslovne in tudi za skupinske vezi. Se vaš direktor govori na konferenci? Glavno opombo v živo prenesite vsem, ki se jih ni bilo mogoče udeležiti. Ali vaša PR ekipa sprejema Ice Bucket Challenge? Pridružite se jim z varne, tople razdalje z ogledom videoposnetka v živo.

Nobena e-poštna platforma vam ne bo zagotovila takšne ravni funkcionalnosti in neposrednosti. Z e-pošto boste morali posneti video, ga shraniti na namizje ali storitev pretakanja in ga nato prek množičnega e-poštnega sporočila deliti z vsemi v podjetju. To je počasen, večstopenjski način zgodnjih 2000-ih let, da delite vsebino s sodelavci.

4. Brez neželene pošte

Ne glede na to, kako strogi so filtri za e-pošto vašega podjetja, vas bo nedvomno preplavila neželena pošta. Po drugi strani je Facebook Workplace zaprta skupnost, do katere lahko dostopajo le registrirani zaposleni in partnerji. Seveda, na delovnem mestu boste morda videli preveč memov in političnih povezav, toda vsaj lahko javno sramujete svojega sodelavca iz te prakse. Z neželeno pošto bodo sporočila še naprej prihajala v vašo mapo »Prejeto«, ne glede na to, kako glasno kričite.

Doza resničnosti

Bodimo iskreni: e-pošta ne gre nikamor. Aplikacije za sodelovanje nikoli ne bodo ubile e-pošte za zunanjo komunikacijo. Vaš IT tim ne bo mogel vkrcati vseh izven vašega podjetja, ki zahtevajo dostop do vaše notranje skupine, da bi vam lahko poslal neposredno sporočilo. To ni izvedljivo, preudarno ali stroškovno učinkovito (Facebook delovno mesto se začne pri 3 USD na uporabnika).

Če bi bili ljudje bolj naklonjeni uporabi telefonov, kot so, bi morda naredila kombinacijo aplikacije za sodelovanje za notranje sporočanje in glasovne klice za zunanje komunikacije. Na žalost nihče res ne želi sprejeti vsakega klica, ki se oglasi čez njihovo mizo. Ljudje sovražijo tudi prijavo v glasovno pošto. Veliko lažje je nadzirati e-poštna sporočila in odgovarjati samo na tista sporočila, na katera ste se odločili odgovoriti.

Za tržno komuniciranje noben medij ni tako enostaven ali stroškovno učinkovit kot e-pošta. Pomislite, kako bi se razjezili, če bi bilo vsako komercialno e-poštno sporočilo, ki je šlo v vašo mapo »Prejeto«, namesto prek telefonskega klica ali SMS-a. Bog ne daj. K sreči ostaja e-pošta odlična platforma za zunanje komunikatorje, da pošljejo parcele, ponudijo kupone in vprašajo, kako vam lahko najbolje služijo.

Vendar je le vprašanje časa, kdaj bo eden od proizvajalcev platforme za sodelovanje ustvaril neoviran način za to, da bodo zunanji uporabniki dosegli uporabnike, ne da bi pri tem motili notranji ekosistem platforme. Na primer, če bi lahko na delovnem mestu prejeli sporočilo za klepet, ne da bi morali IT pošiljatelju odobriti dostop do delovnega mesta (hkrati pa ohranjati varnost sistema in ne da bi zunanjim uporabnikom omogočil dostop do katerega koli od notranjih niti ali skupin platforme), potem I ne vidite razloga, zakaj e-pošte ne bi mogli v celoti izkoreniniti. Če imate kakršno koli idejo, kako rešiti te težave, mi pošljite sporočilo (na izbrani platformi).

Facebook je to zgodbo zavrnil, da bi komentiral.