Prinesite svoj oblak: kaj morate danes vedeti

Ko bodo potrošniki bolj seznanjeni z napravami in programsko opremo, ki je tradicionalno rezervirana za delovno mesto, bo moral IT vzpostaviti najboljše prakse in stroga pravila za vzdrževanje učinkovitega in varnega delovanja zaposlenih. Programska oprema za upravljanje mobilnih naprav (MDM) obstaja za pomoč pri nadzoru IT in upravljanju tega, kako zaposleni uporabljajo osebne pametne telefone in tablične računalnike za delo na daljavo. Vendar nobeno čarobno orodje ne more pomagati IT-ju nadzorovati, kako zaposleni uporabljajo izdelke Software-as-a-Service (SaaS) na delovnem mestu.

Na primer, orodja za shranjevanje v oblaku in izmenjavo datotek, kot sta Box in Dropbox, ter orodja za ustvarjanje dokumentov, kot sta Google Docs in Microsoft Word, so lahko dostopna orodja v oblaku, ki jih ljudje vsak dan pripeljejo na delovno mesto. Kako se bo vaše podjetje odločilo za ravnanje s temi različnimi orodji, je odvisno od tega, kaj poskušate doseči. Lahko: A) omejite uporabo programske opreme, ki ni v skladu s filozofijo vašega podjetja, ali B) zaposlenim omogočite, da sami izberejo izdelke v oblaku na podlagi svojih želja in izkušenj.

Slednji pojav, ki so ga poimenovali Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), prinaša s seboj poseben nabor izzivov. Pogovarjal sem se s Shyam Oza, višjim vodjem trženja izdelkov v AvePointu, specializiranem podjetju za migracijo v oblaku, o tem, kako se lahko podjetja pripravijo na izvajanje svojih lastnih politik BYOC.

Izziv 1: Varnost podatkov

"S širokega vidika je BYOC lahko blagoslov in prekletstvo, " je dejal Oza. "Box, Dropbox in OneDrive so lahko odlični za skupno rabo registra z družino in nalaganje datotek in fotografij. Toda velike organizacije skrbijo, da je preprosto tako, da povlečete in spustite nekaj takega, kot je občutljiva intelektualna lastnina in vsebina pred izdajo."

S poslovno programsko opremo lahko podjetja poostrijo omejitve in spremljajo uporabo. Organizacije lahko pooblastijo večfaktorno overjanje (MFA), šifriranje podatkov, zapletena gesla, dokumente z vodnimi žigi in celo oddaljeno brisanje podatkov. Če pa se uporabljajo brez nadzora IT, ta orodja omejujejo sposobnost družbe, da nadzoruje, kam gre vsebina. Prav tako izgubite vidnost, kaj se zgodi z vsebino, ko zapusti požarni zid, in kako jo lahko zaščitite, ko jo naložite na račun v oblaku zaposlenega.

Rešitev: "IT je treba neposredno povezati s podjetjem, " je dejala Oza. "Morajo biti pred poslovno evangelizacijo tehnologije, ki jo imajo najraje… in nato upati, da bodo poskušali doseči standard."

Na primer, če 80 odstotkov družbe uporablja Dropbox, 20 odstotkov pa jih uporablja drugo platformo za shranjevanje in skupno rabo, bi moralo podjetje ponuditi kosilo in učenje, ki manjšino spodbudi k prehodu v sistem, ki ga je večina zaželena. "Razen, če niste pripravljeni določiti določenega orodja (v tem primeru dejansko ne uporabljate BYOC), morate določiti vrednostni predlog predlaganega orodja vašega podjetja, " je dejala Oza. "Ni tako, da bi lahko stopili v kocko in rekli" To orodje moraš uporabiti. " Morate jim razložiti, da jih je lažje uporabiti ali vprašati, kakšne so bolečine, da se spopadajo, tako da lahko k temu pristopate z vidika reševanja problemov, ne pa kot diktatorja."

Na koncu dneva IT ve, da obstaja sprejemljiva stopnja tveganja za vse podatke, ki so dostopni zaposlenim. Prenosni računalniki manjkajo. Telefoni se ukradejo. Če pa lahko v svoj želeni sistem pretvorite čim več ljudi, lahko ohranite srečo manjšine, če ne boste popolnoma odstranili svoje politike BYOC.

Izziv 2: Sodelovanje

Pri stotih in tisočih ljudeh v vašem podjetju, ki uporabljajo več platform za spletno sodelovanje, bo zagotovo obstajal scenarij, v katerem postane potreba po dostopu do podatkov pomembnejša od želene programske opreme vaših zaposlenih. Razmislite o tem: Vaša prodajna ekipa na West Coast želi prenesti datoteko na vašo tržno skupino East Coast. Ker sta obe skupini v različnih sistemih za skupno rabo datotek, bo moral nekdo, preden bo dostop do datoteke, ustvariti nov račun in se nato naučiti krmariti po novem sistemu.

Kaj pa grozni sestanek strank? Kaj se zgodi, ko en zaposleni pripravi predstavitev, si zasliši in se ne more udeležiti? Morda se znajdete s kom drugim, ki ne pozna formata predstavitve, nerodno poskuša dostopati do datoteke in jo predstaviti, in sicer ves čas, ko odjemalec strmi v svojo uro.

Rešitev: "Eno glavnih vprašanj je, da IT ne bo več delovnega toka, " je dejala Oza. "IT ne more samo čakati, da se ljudje pritožujejo. IT mora tesno razumeti poslovni proces in poslovni potek dela, da se vstavijo v sredino, da skušajo zaposlene prepričati, da uporabljajo enaka orodja, ali jih seznaniti z morebitnimi težavami naletite."

Če so zaposleni pozorni, da bodo pozorni na težave, preden se pojavijo, potem lahko določijo ustrezne primere, s katerimi zagotovijo, da operacije nikoli ne bodo prizadete. Če torej veste, da dva od vaših potencialnih predstavnikov uporabljata različna orodja za predstavitev, lahko IT pred obiskom velikega naročnika usposobita oba orodja. Ne glede na to, kaj se bo zgodilo, se bo predstavitev odpravila brez nagajanja.

"Tukaj v Avepoint smo obupno poskušali spodbuditi prodajno ekipo, naj posodobi vsebino v OneDrive for Business, namesto da bi pošiljala e-pošto ali dodajala v Dropbox, " je pojasnil Oza. "Vsakič, ko smo dobili e-poštno sporočilo s priponko, smo odgovorili s fotografijo, na kateri je pisalo" Naloži to v SharePoint ali mucka dobi. "… Nekaj ​​tednov kasneje smo začeli dobivati ​​e-poštna sporočila z besedami:" Glej, delil sem prek SharePointa. " To je bil smešen način reševanja težave."

Izziv 3: Integracija

Večina vprašanj, o katerih sem govoril v izzivih 1 in 2, je specifičnih za manjša podjetja, ki nimajo določenih IT politik. Vendar pa je v nekoliko večjih podjetjih, ki poslujejo v več uradih in regijah, možno, da IT deluje v silosih in ne kot ena svetovna ekipa. V tem primeru boste ugotovili, da se uporablja več različic poslovne programske opreme, kot sta upravljanje odnosov s strankami (CRM) in upravljanje odhodkov, bodisi zato, ker nekdo raje določen sistem bodisi zato, ker se regionalne pisarne nikoli niso zbrale, da bi se odločile za eno orodje. To je veliko vprašanje, ki ga bo na koncu moral odpraviti nekdo na ravni C, po možnosti z močno oborožitvijo podjetja, da izbere en sistem.

Če pa vaše podjetje želi dati določenim pisarnam in celo oddelkom svobodo, da izberejo kateri koli sistem želijo (ali pa želite orodja, ki se povezujejo z drugimi vrstami programske opreme, zasnovane za posebne naloge zaposlenih), potem obstajajo načini, kako zagotoviti, da vaši podatki ne bodo ' ne zapustijo se.

Rešitev: "IT mora sprejemati odločitve za vlaganje v tehnološke ponudnike, ki so odprti in so pripravljeni na povezovanje… Rešitve, ki jih morate uvrstiti v ožji seznam, so rešitve z najbolj trdnimi priključki, " je dejala Oza.

To vključuje sisteme izbiranja z odprtimi vmesniki za programiranje aplikacij (API-ji), ki razvijalcem omogočajo ustvarjanje konektorjev, ki organsko ne obstajajo med dvema programoma. Če nimate razvijalcev za osebje, bi morali poiskati orodja, ki ponujajo največ integracije s starejšo programsko opremo. V zvezi s tem poiščite integracijo s katero koli programsko opremo, ki ste jo se zaposleni odločili uporabiti sami.