Adobeov oblak dokumentov v primerjavi z zoho docs: showdown management

Shranjevanje in dostop do digitalnih dokumentov je nekaj, na kar redko razmišljate, če vaše podjetje pravilno upravlja z dokumenti. Dejavnosti, kot so ustvarjanje dokumentov, urejanje, skupna raba in sodelovanje, so lahko tako preproste kot prijava, klikanje in začetek. Vendar pa lahko po nepotrebnem okorni ali togi sistemi za upravljanje dokumentov povzročijo življenjski pekel ljudem, ki čez dan vstopajo v datoteke in iz njih.

, Primerjam dva najbolj priljubljena sistema za upravljanje dokumentov: Adobe Document Cloud in Zoho Docs. Čeprav imata oba sistema več podobnosti kot razlik, eden bolj izstopa iz drugega v več pomembnih kategorijah.

1. Cene in načrti

Na Adobe Standard Document Cloud se lahko naročite za le 12, 99 USD mesečno z letno naročnino ali pa za mesečni načrt plačujete 22, 99 USD na mesec. Ta načrt vam omogoča ustvarjanje datotek PDF in izvoz v Microsoft Word, Microsoft Excel in Microsoft PowerPoint. Besedilo in slike lahko urejate tudi v PDF datotekah, ki ste jih ustvarili, in lahko digitalno podpišete obrazce. Pro načrt stane 14, 99 USD na mesec za celoletno naročnino ali 24, 99 USD na mesec za mesečni načrt. Dodaja možnost vstavljanja zvočnih in video datotek v datoteke PDF in urejanje skeniranih dokumentov. Ta načrt lahko uporabite tudi za pretvorbo skeniranih dokumentov na papir v urejene datoteke PDF in primerjate dve različici datoteke PDF za razvozlavanje razlik. Prav tako boste lahko urejali besedilo in urejali strani na iPadu, strani pa boste lahko preuredili, izbrisali ali zasukali v iPhone. Vsi programi Adobe omogočajo dostop do 20 GB prostora za shranjevanje.

Zoho Docs ponuja 15-dnevno brezplačno preskusno različico plus brezplačen načrt za do 25 uporabnikov (kar vključuje 5 GB prostora za shranjevanje na uporabnika). Brezplačni načrt vključuje tudi neomejeno skupno rabo datotek in map, sinhronizacijo namizja, orodja za urejanje, upravljanje uporabnikov in zgodovino različic. Standardni načrt stane 5 USD na uporabnika na mesec, do 50 GB na uporabnika. To vključuje funkcije, kot so dokumenti, zaščiteni z geslom in dostop na podlagi vlog. Premium načrt stane 8 USD na uporabnika na mesec do 100 GB na uporabnika. S tem načrtom boste lahko dokumente poslali neposredno v račun Zoho, obnovili izbrisane dokumente in lastništvo datotek prenesli na drugega uporabnika.

Obe vrsti računov lahko dodate 10 GB dodatnega prostora za shranjevanje za 3 USD. Zoho ponuja 20-odstotni popust na vse plačane načrte, če plačujete letno. Zahvaljujoč nižji ceni, brezplačnemu preizkusu, brezplačnemu načrtu in nadstandardni zmogljivosti za shranjevanje, rob v kategoriji cen prehaja na Zoho. Rob: Zoho.

2. Ustvarjanje in urejanje dokumentov

Uporabniki Zoho Docs lahko ustvarjajo in urejajo dokumente, spremljajo spremembe, dodajajo digitalne podpise in dostopajo do številnih naprednih orodij za urejanje. Naloge lahko dodelite in pošljete opomnike članom skupine, ki imajo dostop do datoteke. Ustvarite lahko makrone, barvite grafikone in vrtilne tabele, dokumente, preglednice in predstavitve pa lahko izvozite v Google Drive, format PDF in Windows. Datoteke lahko urejate tudi brez povezave; spremembe bodo sinhronizirane, ko ste spet v spletu.

Ena odlična funkcija, ki jo Adobe manjka, je možnost urejanja dokumenta hkrati s sodelavci. Aplikacija Zoho Dokumenti vam omogoča dostop, ustvarjanje in urejanje datotek na poti. Ogledate si lahko vse mape, jih razvrstite po imenu ali datumu in poiščete datoteke. Kot sem že omenil, ker se Adobe tako močno zanaša na datoteke PDF, obstaja omejitev, kaj lahko storite v mobilnih operacijskih sistemih (OS); to ne velja za platformo Zoho.

Adobe je veliko boljši pri shranjevanju in samodejnem polnjenju informacij za kasnejšo uporabo kot Zoho. Adobejeva funkcija "Izpolni in prijavi" na primer omogoča shranjevanje pogosto uporabljenih polj, vključno z imenom, naslovom, e-pošto in telefonsko številko. Prav tako je veliko boljše orodje v zvezi s podpisovanjem in zahtevanjem podpisov od ljudi. Odvetniške družbe, finančne ustanove in ljudje, ki se močno zanašajo na format PDF, bodo cenili, kako enostavno je vnašati in shranjevati informacije, druge pa, da jih pregledajo in podpišejo. Vendar ustvarjanje in urejanje dokumentov v Adobeu ni na nobeni strani z Zoho. Rob: Zoho.

3. Kaj manjka?

Radi bi videli, da bi Zoho v orodju Dokumenti dodal podporo na osnovi klepeta. Adobe ima zaradi tega neverjetno enostavno vodenje skozi nekatere zahtevnejše elemente postopka izdelave dokumentov.

Adobe po drugi strani manjka elementov, kot so urejanje skupin, skupne mape in možnost urejanja sprememb brez povezave. Zahteva tudi pretvarjanje shranjenih datotek v format PDF, kar je velik glavobol za vse, ki morajo pretvoriti v druge formate (zlasti za ljudi, ki uporabljajo formule Microsoft Excel, ki ne prenašajo v format PDF). Rob: Zoho.

Spodnja črta

Čeprav je Adobeovo orodje za upravljanje dokumentov odlično, zlasti za ljudi, ki delujejo predvsem v formatu PDF, mu primanjkuje funkcij za sodelovanje. Poleg tega nima trdne združljivosti datotek, ki jo boste potrebovali za delo z ljudmi zunaj vaše organizacije. Nasprotno, Zoho ponuja bogato urejanje dokumentov, odlično kombinacijo sodelovanja in izmenljivosti datotek, delo pa lahko opravite na mobilnih operacijskih sistemih. Spojite te funkcije z nižjo cenovno ceno in večjo zmogljivostjo za shranjevanje in dobili ste boljši boljši sistem za upravljanje dokumentov. Zmagovalec: Zoho.