7 nasvetov pri izbiri storitve poslovnega voip-a za vaš smb

Zagotovo so ponudniki glasov nad IP (VoIP) poslovnega razreda danes najbolj priljubljena izbira med malimi podjetji in startupi. Konec koncev dobite vso funkcionalnost centrale velikega podjetja za del denarja, ki se v večini primerov zaračuna mesečno in na uporabnika. Poleg tega dobite popolnoma novo pokrajino prilagodljivosti, ker so vaši telefonski klici zdaj podatki.

To pomeni, da jih je mogoče integrirati z drugimi sistemi, kot so upravljanje odnosov s strankami (CRM) ali sistem za pomoč uporabnikom, poleg tega pa jih je mogoče pridobiti tudi za nove vpoglede, kako se počutijo vaše stranke glede vašega podjetja in kaj demografski podatki predstavljajo vašo osnovno publiko.

Če ste se odločili za nadgradnjo na VoIP storitev, vendar se sprašujete, kje začeti, je kratek odgovor: Počasi se premikajte, naredite domačo nalogo in ne predstavljajte stroškov, ki bi jih bilo treba najprej upoštevati. Obstaja kup neverjetnih poslovnih VoIP sistemov, vendar ima vsak drugačen nabor funkcij in drugačno strukturo cen, zato je izbira lahko težavna. RingCentral Office je eden izmed naših izborov urednikov, vendar to še ne pomeni, da ga morate samodejno zagnati na njihovo spletno mesto in ga kupiti. V resnici bi se lahko drugi sistemi osredotočili na različne zmogljivosti, na primer Freshcaller s svojo specializiranostjo za funkcije klicnega centra.

Tako morate opraviti domačo nalogo, da se prepričate, da je izbrana storitev VoIP prava za vaše podjetje. Glede na to smo sestavili ta seznam pomembnih meril, ki jih morate upoštevati, preden izberete poslovni VoIP sistem.

1. Načrti in cene

Lahko začnemo tudi z najpomembnejšo lastnostjo: stroški. Kaj je dobro izbrati poslovno VoIP storitev z vsemi zvončki, če si tega ne morete privoščiti? AT&T Collaborate, naš drugi urednik izbire uredništva, ima fantastičen izbor funkcij, vendar se pri osnovnem paketu za glasovno rešitev začne pri 34, 95 USD na uporabnika na mesec, čeprav se ta zniža na 17, 48 dolarja na uporabnika na mesec, če ga kupite prek spleta. RingCentral ponuja podobne osnovne in vmesne cene, ki se začnejo pri 19, 99 USD. Če se premaknete na premijsko stopnjo, boste znašali od 44, 99 USD na uporabnika na mesec, vendar ta raven prinaša nove zmogljivosti, vključno s samodejnim spremljevalcem na več ravneh, vhodnim ID-jem klicatelja, snemanjem klicev in nekaterimi zmožnostmi upravljanja identitete.

Obstajajo cenejše rešitve kot izbire naših urednikov, na primer Grasshopper, ki se začne pri 26 USD na mesec (ne na uporabniški vidik), vendar boste tukaj prodajali funkcije. Na primer, z Grasshopperjem ne boste mogli prepisovati sporočil glasovne pošte in vaš sistem ne bo samodejno beležil vsakega klica za potomstvo. To so odlične storitve za podjetja, ki delajo vse na svojih prenosnih računalnikih ali tabličnih računalnikih, vendar niso tako dobra kot RingCentral ali AT&T Collaborate za podjetja, ki upravljajo z veliko količino dohodnih in odhodnih klicev.

Kako veste, kaj vam ustreza? Nehajte se osredotočati na ceno in razmišljajte samo o funkcijah, ki jih potrebujete. Ko mapirate funkcije v poslovne procese, ki potrebujejo glas, boste vedeli, kaj bo morala podpirati vaša minimalna govorna platforma. Od tam je le primerjava nakupov.

2. Mobilne aplikacije po meri

Vaši sodelavci so verjetno vsaj nekaj časa na poti, zato boste želeli VoIP storitev, ki lahko potuje z njimi. Žal vsi ponudniki VoIP ne ponujajo mobilnih aplikacij, ki ponujajo enako vrednost in storitve kot namizne aplikacije. Večina sistemov, ki smo jih pregledali, ponujata tako Apple iOS kot mobilne aplikacije Google Android, vendar se kakovost razlikuje in tudi funkcija se razlikuje med tistim, kar je na voljo na popolnem namiznem mobilnem telefonu, in tistim, kar boste našli v odjemalcu za mobilne naprave. Včasih na primer mobilna aplikacija ne bo mogla ustvariti dnevnika za te klice niti ustvariti prepisov glasovne pošte, če na klic ni sprejeta.

3. Upravljanje klicev

Z dozorevanjem VoIP platform postajajo nabori funkcij prilagojeni posebnim občinstvom. To pomeni, da ne boste nujno našli enakih zmogljivosti niti v izdelkih, ki medsebojno tekmujejo. Za organizacije, ki vlagajo v VoIP zaradi njegovih programskih "možganov", kar pomeni, da boste morali biti zelo previdni, da se prepričate, da so pametni izdelki vašega podjetja dejansko v izdelku. Upravljanje klicev je dober primer, saj je to krovni izraz za skoraj vse, kar lahko sistem počne s običajnim telefonskim klicem.

Na primer, če imate veliko količino klicev, ki prihajajo v določen nabor telefonskih številk (kot je servisna pisarna) ali zadenete sistem ob določenem letnem času (počitniške klice), boste morda potrebovali čakalno vrsto klicev, kjer je VoIP sistem lahko inteligentno razdeli klice med različnimi razširitvami glede na razpoložljivost, zemljepis ali druge kriterije. Drug primer je upravljanje razširitev, kjer sistem ne samo dodeli razširitve posameznim uporabnikom, ampak tudi upravlja imenik, ki se integrira z omrežnim imenikom vašega oddelka za IT.

4. Integracija tretjih oseb

To je ena ključna ključa VoIP. Ker gre za programsko opremo, imajo ti sistemi pogosto seznam že vgrajenih integracij s tistimi, ki jih prodajalec verjame svojim strankam. RingCentral na primer ponuja zdrav odmerek razširitev, vključno z Desk.com, Dropbox in Google Drive.

S pomočjo teh razširitev lahko kupci ustvarijo delovne tokove po meri, da jim pomagajo bolj učinkovito delovati. Na primer, dohodni telefonski klic stranke prek RingCentral lahko sproži programsko opremo RingCentral znotraj aplikacije Desk.com za pomoč. Predstavnik storitve lahko sprejme klic in po standardnem postopku izpolni težavno vozovnico, ki se shrani na Dropbox kot dokumentno datoteko, ki je prav tako povezana s številko vozovnice v bazi podatkov Desk.com. Kot del integracije pa lahko shranite tudi samodejni posnetek klica kot.wav datoteko, ki je povezana tako z besedilno datoteko vozovnice kot s številko vozovnice Desk.com, tako da kadar koli kliče ta zapis o vozovnicah, obe datoteki se prikaže kot podporna dokumentacija.

Če želite razviti lastne integracije po meri, poiščite prodajalce, ki podpirajo integracijske API-je, bodisi kot možnosti dodatnih stroškov ali prosto dostopne za prenos strankam. Običajno bodo ti ustrezali standardu REST, ki je postal zelo pogost način za vključevanje različnih oblačnih storitev.

5. Podpora

Kot pri vsakem izdelku je raven storitve, ki jo boste prejeli, ključnega pomena za uspešnost vaših storitev. RingCentral ponuja 24-urno telefonsko podporo za stranke z načrti za dva ali več uporabnikov. Če ste en sam uporabnik, boste lahko od ponedeljka do petka nekoga spravili na rog v 13-urnih blokih. RingCentral ponuja tudi podporo 24/7 klepeta v živo. Če vodite svetovno podjetje z vsestranskimi potrebami, boste želeli poiskati ponudnika storitev, ki bo zagotovil, da bodo na vaša vprašanja takoj odgovorili (ali vsaj pravočasno). Če tega ne morejo ponuditi, boste morda želeli poiskati drugje, še posebej, če je vaš telefonski sistem glavni način komunikacije s strankami.

Bodite previdni, ko dodate zmogljivosti v svoj telefonski sistem, še posebej v primeru zgoraj omenjenih integracij. Ker RingCentral ponuja dobro politiko podpore strankam, še ne pomeni prodajalca, kar ste integrirali z RingCentral. In četudi to storijo, je malo verjetno, da bodo podprli mehanizem integracije, ki je bil razvit znotraj podjetja. Oglejte si vsako komponento vašega celotnega sistema govorne komunikacije in se prepričajte, ali veste, koga poklicati, kdaj poklicati in zakaj. Če boste razvijali integracije po meri, je zelo dobra ideja, da razmislite o premium podpornih možnostih. Da, to je dodaten denar, toda če imate strokovnjake na voljo tako za razvoj kot za vsakodnevno delovanje, lahko v prihodnosti izplačate ogromne dividende.

6. Varnost

Varnost je potrebna za vsako storitev v oblaku, ki je vključena v vaše podjetje, in vektorji napadov se razvijajo vsak dan. Za internetno povezavo z aplikacijo, kot je VoIP, ki služi kot središče vaše poslovne komunikacije, so varnostni ukrepi od znotraj navzven še bolj nujni. Prepričajte se, da prodajalci vedo, kje je odgovorna za podatke, shranjene v storitvi, ki temeljijo na oblaku, in če je le mogoče, v pogodbi določite varnostne pogoje. Poiščite storitve, ki ponujajo šifriranje od konca do konca, šifriranje podatkov v mirovanju (če obstajajo) in ne le osnovne avtentikacije, temveč tudi napredne možnosti, zlasti večfaktorsko preverjanje pristnosti in biometrične podatke.

Za požarnim zidom se posvetujte s svojim osebjem za IT in se prepričajte, da je varnost tudi tam vrhunska. Prepričajte se, da je vaša lokalna strojna oprema za omrežje poznana prek VoIP-a in ima na voljo varnostne funkcije poslovnega razreda… in se prepričajte, da so omogočene tam, kjer morajo biti. Na primer, virtualni LAN (VLAN) se pogosto uporabljajo za ločevanje govornega prometa zaradi razlogov kakovosti klicev, saj imajo namensko omrežje za ta promet, kar pomeni, da podatki drugih omrežnih aplikacij ne morejo posegati in povzročiti zvočnih artefaktov med klicanjem ali celo spuščenimi klici. Vendar so VLAN-ji odlični tudi za zagotavljanje VoIP pogovorov, če jih IT vzpostavi s tem v mislih. Če želite več, si oglejte ta seznam nalog in dontov, ko gre za zavarovanje vaše VoIP komunikacije.

7. Poenotene komunikacije

Vaš ponudnik VoIP storitev je lahko tudi vse na enem mestu za vse vaše komunikacijske potrebe in večina je to zmožnost uporabila pod imenom poenotene komunikacije kot storitev (UCaaS). To pomeni, da v eno aplikacijo vključite funkcijo klepeta, konferenčne klice, e-pošto, telefonske klice, video klice in glasovno pošto. Vse storitve, ki smo jih pregledali, ponujajo nekakšno obliko tovrstnih storitev, vendar pa jih ne uporablja vsak ponudnik VoIP na enak način.

Na primer, platforme, kot so naši zmagovalci urednikov izbire, AT&T in RingCentral, imajo zelo bogate enotne komunikacijske zmogljivosti, ki pokrivajo vse zgoraj omenjene kanale, pa tudi pametne prostore za sestanke in podobne funkcije sodelovanja. Več programsko naravnanih ponudnikov, kot je Dialpad, bo ponudil zelo napredne in zelo poenotene softfone, vendar strojne telefone ne bo mogel vključiti tako enostavno. Končno lahko zelo poceni prodajalci, kot je Grasshopper, ne nudijo nobene enotne komunikacijske ponudbe ali samo enega ali dveh dodatnih kanalov, kot sta faks in besedilo.

Učinkovito izvajanje enotne komunikacije je ključno ugotoviti, katere kanale vaše podjetje uporablja za vsakodnevno delo. Če uporabljate samo glas, potem vam ni treba skrbeti za to, toda ta dan in starost je to praktično samorog. Vsako podjetje komunicira z več kanali, ki preprosto glasujejo, enoten sistem pa pomeni, da lahko te kanale učinkoviteje uporabljate. Brez aplikacije UCaaS boste v SMB uporabljali različne sisteme, pri čemer ne boste mogli spremljati, kdo je prejel sporočilo, v kateri napravi in ​​na katerem nosilcu podatkov.