Organizirajte se: 7 preprostih korakov za čiščenje google pogona

Tako kot vse drugo mesto, kjer hranite svoje stvari, se tudi Google Drive lahko zmeša. Narediš datoteko ali dve, uvoziš nekaj dokumentov iz Gmaila, sprejmeš skupno mapo in preden se zaveš, je celotno mesto katastrofa.

Datoteke lahko organizirate v Google Drive, tako da jih vstavite v mape in uporabite drugačna, konceptualna in dejanska orodja, da boste vedno našli tisto, kar potrebujete. Ti nasveti in nasveti vam bodo pokazali, kako organizirati datoteke v Googlu Drive, prav tako pa bi morali delovati dobro, če uporabljate Google Drive for Work.

1. Nastavite privzeti pogled

V Google Drive si lahko ogledate datoteke in mape na različne načine. Na primer, lahko prikažete vse v pogledu seznama ali omrežja ter nastavite razmik med vrsticami, da je udoben, prijeten ali kompakten. Odločite se, kako želite pogledati svoj Google Drive, tako da se poigrate z nastavitvami, dokler niste zadovoljni. Všeč mi je ogled seznama z udobnim razmikom, tako da boste to videli na večini posnetkov zaslona tukaj.

Ne spreglejte leve stranske tirnice. Veliko ljudi se ob pogledu na Google Drive osredotoči na sredino zaslona. Ko pa želite organizirati mape in datoteke, se prepričajte o levi ograji. Mape in podmape si lahko preprosto ogledate in rezervirate sredino zaslona za vsebino mape, ki jo izberete.

2. Ustvari okostje map

Ustvarite okostje map sami s katero koli strukturo in imeni vam najbolj ustrezajo. Kako organizirate datoteke in mape v drugih aplikacijah? Kaj pride na misel, ko pomislite na kakšen dokument, ki ga potrebujete? Najboljši način, kako ugotoviti, kako nastaviti svoje mape, je odgovor na ta dva vprašanja.

Mnogim ljudem najprej pride na pamet vsebina njihovega dela, zato za mape uporabljajo tematska imena, kot so Project X ali School Work. Osebno se držim zmenkov. Ko moram najti datoteko, naj bo to delček slike ali slike, vedno pomislim, kdaj sem jo ustvaril. Kot rezultat, v svoji mapi in konvencijah o poimenovanju datotek močno uporabljam datume. Na primer, imam mape za 2019, 2018, 2017 in podobno. Uporabljam tudi številke, ki ustrezajo letom in mesecem. Na primer, 1906 pomeni leto 2019 in šesti mesec ali junij. Ko pogledam mapo, ki se začne z nekaj številkami, natančno vem, kaj pomenijo, in mi pomaga hitro najti datoteke, ki jih potrebujem.

V spletu sem zasledil nekatere ljudi, ki priporočajo, da v imena mape dodate emojija, da boste dobili več vizualnih napotkov. Ne! Emoji ne pretvorijo vedno dobro v druge formate, zato ko poskušate ustvariti skupno povezavo do mape ali jo izvoziti, jo slike lahko zlomijo.

3. Ustvari podmape

Podmape so organizacijska točka. Naredite jih in uporabite! Pomagajo vam razvrstiti in razvrstiti datoteke v manjše in bolj določene skupine.

Če ste ustvarili mape, vendar ste obtičali in poskušate ugotoviti, katere podmape narediti, jih morda še ne potrebujete. Lahko naredite tudi mapo z imenom DONE ali OLD, tako da jo lahko po končanem delu ali mapi ne uporabljate.

4. Uporabite Barvo

Barve so odlična vizualna iztočnica in Google Drive vam omogoča, da dodate barve v svoje mape. Z desno miškino tipko kliknite katero koli mapo s stranske vrstice ali glavnega okna in izberite Spremeni barvo. Nato izberite želeno barvo.

Trik, ki ga uporabljam, je, da svoje aktivne mape obarvam zeleno. Včasih imam mape ali podmape, ki nekaj časa sedijo v prostem teku, vendar sta ena ali dve mapi med njimi še vedno v uporabi. Aktivne mape poudarim zeleno, ostale pa pustim sive. Na ta način, ko želim skočiti v svoje delo, imam zeleno luč, ki me usmerja proti mapi, v kateri so moja dela, ki so v teku.

5. Dodajte zvezde pogosto uporabljenim datotekam in mapam

Google Drive vam omogoča dodajanje zvezdice v datoteke in mape. To storite na enak način, kot dodate barvo: z desno miškino tipko kliknite datoteko ali mapo in izberite Dodaj v zvezdico.

Priporočam, da v pogosto uporabljene datoteke dodate zvezdico. Tako lahko povlečete seznam vseh gradiv, do katerih redno dostopate, ne glede na to, kje se nahajajo v storitvi Drive, s klikom na naslov Zvezdice na levi tirnici.

6. Premaknite pomembne datoteke »V skupni rabi z mano«

Oglejte si glavo na levi tirnici z imenom Shared With Me. Kliknite ga in lahko se pojavi nered datotek in map. Ne skrbite preveč zanje. Če je v tej seriji kaj pomembnega, lahko z njimi storite tri koristne stvari:

Dodajte zvezdo. Če dodate zvezdo v datoteko, ki je bila v skupni rabi z vami, storite isto kot dodajanje zvezde v eno od vaših datotek. Pojavi se na seznamu vsebine z zvezdico.

Shrani v Drive / premakni se v mapo. Druga možnost je, da datoteko dodate v Google Drive in jo shranite v mapo. Datoteko lahko kliknete z desno miškino tipko in izberete Premakni v. Nato se v oknu, ki se prikaže, pomaknite do mape, v kateri želite obdržati to datoteko. Druga možnost je, da izberete element, ki ga želite shraniti, in nato v zgornjem desnem delu zaslona kliknite ikono Google Drive. Nato ga lahko premaknete v želeno mapo. Kakor koli že, ustvarite bližnjico do datoteke v skupni rabi z nove lokacije, ki jo izberete. Datoteka je še vedno v skupni rabi z vsemi in še vedno pripada prvotnemu lastniku.

Naredite kopijo. Če naredite kopijo datoteke, ki je bila v skupni rabi z vami, nova kopija postane vaša. In prav to, kopija. Ni več povezana z datoteko v skupni rabi in isti ljudje ne potrebujejo več dovoljenja za dostop do nje.

• Google Drive Google Drive
• 35 nasvetov za Google Drive, ki se jih ne morete zgrešiti
• Organizirajte se: Kako vklopiti branje prejemkov v Gmailu Organizirati se: Kako vklopiti prebrane prejemke v Gmailu

7. Odstavite smeti

Ko odstranite datoteko ali mapo iz storitve Google Drive, gre v smeti in tam ostane, dokler ne odnesete smeti. Dlje ko boste smeti smeli nabirati, manjša je verjetnost, da boste imeli popolno vero, da je treba vse, kar je v njem, popolnoma uničiti, nato pa boste še dlje viseli na svojem smeti. Naredite si uslugo in občasno izpraznite smeti. Pomagal vam bo ohraniti prostor za shranjevanje v storitvi Google Drive na natančni ravni, poleg tega pa vam bo pomagal skrbeti, ko poskušate voditi organiziran račun.